Naskah Perjanjian Hibah paling sedikit memuat jumlah, peruntukan, dan ketentuan serta persyaratan, dan ditandatangani oleh Menteri/Pimpinan Lembaga atau pejabat yang diberi kuasa.

Sesuai PMK.99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah diatur bahwa untuk setiap perjanjian pinjaman luar negeri dan perjanjian hibah wajib diregistrasi oleh Kementerian Keuangan.

• Pengajuan permohonan nomor register hibah langsung bentuk uang dilampiri dengan:
  a. Perjanjian hibah;
  b. Ringkasan Hibah;
  c. Surat kuasa pendelegasian kewenangan untuk menandatangani perjanjian Hibah.

• Pengajuan permohonan nomor register hibah langsung bentuk barang/Jasa/Surat Berharga dilampiri dengan:
  a. Perjanjian hibah;
  b. Ringkasan Hibah;
  c. Surat kuasa pendelegasian kewenangan untuk menandatangani perjanjian Hibah.

• Untuk format dokumen Ringkasan hibah sesuai dengan Lampiran Huruf C PMK 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah.

• Dokumen persyaratan yang disampaikan untuk pengajuan nomor register merupakan dokumen asli / salinan yang dilegalisir penerima Hibah.

Tidak terdapat format baku dokumen Berita Acara Penyerahan Hibah/Berita Acara Serah Terima, namun demikian Berita Acara Penyerahan Hibah/Berita Acara Serah Terima setidaknya memiliki unsur-unsur yang harus dipenuhi, antara lain Tanggal Serah Terima, Pihak Pemberi dan Penerima, Tujuan Penyerahan, Nilai Nominal, Bentuk Hibah, dan Rincian Harga per Barang.

Bila barang (aset) yang akan dibeli akan diteruskan kepada Pemerintah Daerah/masyarakat, sebaiknya KL menggunakan akun 526XXX (Belanja Barang Untuk Diserahkan Kepada Masyarakat/ Pemda) saat melakukan pengadaan/belanja.

BAST ditandatangani oleh Pemberi Hibah (Donor) dan Penerima Hibah (KL yaitu PA/KPA atau Pejabat yang ditunjuk/didelegasi oleh PA/KPA).

Saat kegiatan telah selesai dan masih terdapat sisa dana hibah, maka Kementerian Lembaga harus menyetorkan kepada Kas Negara, kecuali bila dinyatakan lain dalam Perjanjian Hibah.

Hanya hibah uang untuk membiayai kegiatan yang memerlukan revisi DIPA, sedangkan hibah barang/jasa/surat berharga tidak memerlukan revisi DIPA.