Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố then chốt để phát triển bản thân và thành công trong cuộc sống. Bằng cách áp dụng các phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp, chúng ta có thể nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và đạt được nhiều thành tựu hơn.
Trong môi trường kinh doanh phức tạp và phát triển nhanh chóng như hiện nay, với hàng trăm công cụ truyền thông khác nhau, các nhóm làm việc từ xa hoàn toàn hoặc một phần, thậm chí là các nhóm đa văn hóa trải dài trên nhiều múi giờ, thì việc giao tiếp hiệu quả chưa bao giờ quan trọng hơn thế — hoặc đầy thách thức hơn thế.
Vì vậy, khả năng giao tiếp có thể là kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý. Tin tốt là những kỹ năng này có thể học được và thậm chí thành thạo.
8 mẹo sau đây có thể giúp bạn tối đa hóa kỹ năng giao tiếp để đạt được thành công cho tổ chức và sự nghiệp của bạn.
Giao tiếp chủ yếu là về lựa chọn từ ngữ. Và khi nói đến lựa chọn từ ngữ, ít hơn lại là nhiều hơn. Chìa khóa cho giao tiếp mạnh mẽ và thuyết phục - dù là viết hay nói - là sự rõ ràng và nếu có thể, hãy ngắn gọn.
Trước khi tham gia vào bất kỳ hình thức giao tiếp nào, hãy xác định mục tiêu và đối tượng của bạn. Việc phác thảo cẩn thận và rõ ràng những gì bạn muốn truyền đạt và lý do tại sao sẽ giúp đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả thông tin cần thiết. Nó cũng sẽ giúp bạn loại bỏ các chi tiết không liên quan.
Tránh dùng những từ ngữ không cần thiết và ngôn ngữ quá hoa mỹ, có thể làm mất tập trung vào thông điệp của bạn.
Mặc dù sự lặp lại có thể cần thiết trong một số trường hợp, hãy đảm bảo sử dụng nó một cách cẩn thận và tiết kiệm. Việc lặp lại thông điệp của bạn có thể đảm bảo rằng khán giả của bạn nhận được nó, nhưng việc lặp lại quá nhiều có thể khiến họ hoàn toàn không chú ý đến bạn.
Biết rõ mình sẽ nói gì và nói như thế nào trước khi bắt đầu bất kỳ hình thức giao tiếp nào. Tuy nhiên, chuẩn bị không chỉ có nghĩa là luyện tập thuyết trình.
Chuẩn bị cũng bao gồm việc suy nghĩ về toàn bộ quá trình giao tiếp, từ đầu đến cuối. Nghiên cứu thông tin bạn có thể cần để hỗ trợ thông điệp của mình. Cân nhắc cách bạn sẽ phản hồi các câu hỏi và lời chỉ trích. Cố gắng dự đoán những điều bất ngờ.
Ví dụ, trước khi đánh giá hiệu suất, hãy chuẩn bị một danh sách các ví dụ cụ thể về hành vi của nhân viên để hỗ trợ cho việc đánh giá.
Trước khi tham gia đàm phán lương hoặc thăng chức, hãy biết chính xác những gì bạn muốn. Hãy sẵn sàng thảo luận về các phạm vi và thỏa hiệp tiềm năng; biết những gì bạn sẵn sàng chấp nhận và những gì bạn không. Và có sẵn các chi tiết cụ thể để hỗ trợ cho trường hợp của bạn, chẳng hạn như mức lương phù hợp với vị trí và địa điểm của bạn (nhưng hãy chắc chắn rằng nghiên cứu của bạn dựa trên thông tin công khai, không phải tin đồn của công ty hoặc bằng chứng giai thoại).
Trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc trò chuyện nào, hãy suy nghĩ về những câu hỏi tiềm ẩn, yêu cầu cung cấp thêm thông tin hoặc làm rõ, cũng như những bất đồng quan điểm để bạn sẵn sàng giải quyết chúng một cách bình tĩnh và rõ ràng.
Biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của chúng ta có thể, và thường, nói lên nhiều điều hơn lời nói.
Tín hiệu phi ngôn ngữ có thể có tác động lớn hơn từ 65 đến 93 phần trăm so với lời nói. Và chúng ta có nhiều khả năng tin vào tín hiệu phi ngôn ngữ hơn lời nói nếu hai thứ này không thống nhất.
Các nhà lãnh đạo phải đặc biệt giỏi trong việc đọc những tín hiệu phi ngôn ngữ.
Ví dụ, những nhân viên có thể không muốn nói lên sự bất đồng hoặc mối quan tâm có thể thể hiện sự khó chịu của họ thông qua việc khoanh tay hoặc không muốn giao tiếp bằng mắt. Nếu bạn biết ngôn ngữ cơ thể của người khác, bạn có thể điều chỉnh chiến thuật giao tiếp của mình một cách phù hợp.
Đồng thời, lãnh đạo doanh nghiệp cũng phải có khả năng kiểm soát giao tiếp phi ngôn ngữ của mình.
Tín hiệu phi ngôn ngữ của bạn phải luôn hỗ trợ thông điệp của bạn. Trong trường hợp tốt nhất, giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ xung đột có thể gây ra sự nhầm lẫn. Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể làm suy yếu thông điệp của bạn và sự tin tưởng của nhóm bạn vào bạn, tổ chức của bạn và thậm chí vào chính họ.
Cách bạn nói có thể cũng quan trọng như những gì bạn nói. Cũng như các tín hiệu phi ngôn ngữ khác, giọng điệu của bạn có thể tăng thêm sức mạnh và sự nhấn mạnh cho thông điệp của bạn, hoặc có thể làm suy yếu hoàn toàn thông điệp đó.
Giọng điệu có thể là yếu tố đặc biệt quan trọng trong bất đồng và xung đột tại nơi làm việc. Một từ được chọn tốt với hàm ý tích cực sẽ tạo ra thiện chí và sự tin tưởng. Một từ được chọn kém với hàm ý không rõ ràng hoặc tiêu cực có thể nhanh chóng dẫn đến hiểu lầm.
Khi nói, giọng điệu bao gồm âm lượng, độ phóng chiếu và ngữ điệu cũng như cách lựa chọn từ ngữ. Trong thời gian thực, có thể rất khó để kiểm soát giọng điệu để đảm bảo rằng nó phù hợp với ý định của bạn. Nhưng việc chú ý đến giọng điệu của bạn sẽ cho phép bạn thay đổi nó một cách thích hợp nếu giao tiếp có vẻ như đang đi sai hướng.
Giọng điệu có thể dễ kiểm soát hơn khi viết. Hãy chắc chắn đọc lại thông tin liên lạc của bạn một lần, thậm chí hai lần, trong khi suy nghĩ về giọng điệu cũng như thông điệp. Bạn thậm chí có thể muốn đọc to hoặc nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy đọc lại, nếu việc đó không vi phạm tính bảo mật.
Và khi tham gia vào một cuộc đối thoại căng thẳng qua email hoặc phương tiện viết khác, đừng trả lời quá vội vàng.
Nếu có thể, hãy viết ra phản hồi của bạn nhưng sau đó đợi một hoặc hai ngày rồi gửi đi. Trong nhiều trường hợp, việc đọc lại tin nhắn sau khi cảm xúc của bạn đã nguội lạnh cho phép bạn điều chỉnh giọng điệu theo cách ít có khả năng làm leo thang xung đột hơn.
Giao tiếp gần như luôn luôn liên quan đến hai hoặc nhiều cá nhân.
Do đó, lắng nghe cũng quan trọng như nói khi giao tiếp thành công. Nhưng lắng nghe có thể khó khăn hơn chúng ta nghĩ.
Mục tiêu của việc lắng nghe tích cực là đảm bảo rằng bạn không chỉ nghe những từ mà người kia nói mà còn nghe toàn bộ thông điệp.
Một số mẹo để lắng nghe tích cực bao gồm:
Dành cho người nói sự chú ý hoàn toàn và trọn vẹn của bạn
Giải tỏa tâm trí khỏi những phiền nhiễu, phán đoán và phản biện.
Tránh sự cám dỗ xen vào bằng suy nghĩ của riêng bạn.
Thể hiện ngôn ngữ cơ thể cởi mở, tích cực để giữ cho tâm trí bạn tập trung và cho người nói thấy rằng bạn thực sự đang lắng nghe
Diễn đạt lại hoặc diễn giải lại những gì bạn đã nghe khi trả lời
Đặt những câu hỏi mở được thiết kế để thu thập thêm thông tin
Giao tiếp được xây dựng trên nền tảng của trí tuệ cảm xúc. Nói một cách đơn giản, bạn không thể giao tiếp hiệu quả với người khác cho đến khi bạn có thể đánh giá và hiểu được cảm xúc của chính mình.
Các nhà lãnh đạo có trí tuệ cảm xúc cao sẽ dễ dàng tham gia vào việc lắng nghe tích cực, duy trì giọng điệu phù hợp và sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực hơn.
Hiểu và quản lý cảm xúc của chính mình chỉ là một phần của trí tuệ cảm xúc. Phần còn lại — cũng quan trọng không kém đối với giao tiếp hiệu quả — là sự đồng cảm với người khác.
Ví dụ, việc đồng cảm với nhân viên có thể giúp cuộc trò chuyện khó khăn trở nên dễ dàng hơn.
Bạn vẫn có thể phải thông báo tin xấu, nhưng việc (chủ động) lắng nghe quan điểm của họ và cho họ thấy rằng bạn hiểu cảm xúc của họ có thể giúp xoa dịu những tổn thương hoặc tránh hiểu lầm.
Nơi làm việc ngày nay là một luồng thông tin liên tục trên nhiều định dạng khác nhau. Mỗi thông tin liên lạc riêng lẻ phải được hiểu trong bối cảnh của luồng thông tin lớn hơn đó.
Ngay cả những người giao tiếp hiệu quả nhất cũng có thể thấy khó truyền tải thông điệp của mình nếu không có chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc.
Chiến lược truyền thông là khuôn khổ mà doanh nghiệp của bạn truyền tải và tiếp nhận thông tin. Nó có thể — và nên — phác thảo cách thức và nội dung bạn truyền đạt đến khách hàng và thân chủ, các bên liên quan, quản lý và nhân viên.
Bắt đầu một cách rộng rãi nhất, chiến lược của bạn nên kết hợp việc ai nhận được thông điệp gì và khi nào. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông tin chính xác vào đúng thời điểm.
Nó có thể chi tiết như cách bạn giao tiếp, bao gồm xác định loại công cụ bạn sử dụng cho thông tin nào. Ví dụ: bạn có thể xác định khi nào thì nên sử dụng trò chuyện nhóm cho toàn bộ nhóm hoặc tổ chức hoặc khi nào thì nên tóm tắt cuộc họp trong email.
Việc tạo ra các hướng dẫn cơ bản như thế này có thể hợp lý hóa luồng thông tin. Nó sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều có được thông tin chi tiết họ cần và kiến thức quan trọng không bị lấn át bởi những chi tiết vụn vặt không cần thiết.
Văn hóa doanh nghiệp mà bạn đang giao tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp hiệu quả.
Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp - môi trường dựa trên sự minh bạch, tin tưởng, đồng cảm và đối thoại cởi mở - thì giao tiếp nói chung sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nhân viên sẽ dễ tiếp thu thông điệp của người quản lý hơn nếu họ tin tưởng người quản lý đó. Và người quản lý sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc tạo sự đồng thuận và thậm chí đưa ra lời chỉ trích mang tính xây dựng nếu họ khuyến khích nhân viên lên tiếng, đưa ra gợi ý và thậm chí đưa ra lời chỉ trích mang tính xây dựng của riêng họ.
Những nhà quản lý có thẩm quyền từ chối chia sẻ thông tin, không cởi mở với các đề xuất và từ chối thừa nhận sai lầm cũng như chấp nhận lời chỉ trích thì có thể thấy các đề xuất và chỉ trích của họ bị phản đối hoặc thậm chí bị bỏ qua hoàn toàn.
Nếu không có nền tảng của sự tin tưởng và minh bạch, ngay cả giao tiếp nhỏ nhất cũng có thể bị hiểu sai và dẫn đến hiểu lầm và xung đột không đáng có.
Giao tiếp với đồng nghiệp và nhân viên luôn là thách thức. Luôn có những hiểu lầm và giao tiếp sai lệch cần được giải quyết và thật không may, thông điệp của công ty không phải lúc nào cũng là những gì chúng ta muốn nghe, đặc biệt là trong thời điểm khó khăn.
Nhưng việc xây dựng và thành thạo các kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn với tư cách là một nhà lãnh đạo, ngay cả trong những cuộc trò chuyện khó khăn. Dành thời gian để xây dựng những kỹ năng này chắc chắn sẽ là thời gian được sử dụng hiệu quả.
Xem thêm:
Cách khởi nghiệp kinh doanh trong 7 bước đơn giản
Phương pháp khởi nghiệp tinh gọn