POR:
ALBA MILENA MARENTES GÓMEZ & MAIRA ALEJANDRA GONZÁLEZ MARTÍNEZ
ESTUDIANTES DE:
ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DIGITAL
PARA:
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
1.INTRODUCCIÓN
Esta guía de buenas prácticas archivísticas es un documento que proporciona orientación y recomendaciones sobre cómo manejar, organizar y conservar documentos de manera eficiente y efectiva. Esta guía fue elaborada por estudiantes la carrera de Archivística y Gestión de la Información Digital y está dirigida al personal administrativo del proyecto curricular de Administración deportiva, quienes son responsables de la gestión de información. Esta guía se encuentra desarrollada por procesos de la gestión documental y adicional a estos un inciso que presenta los temas de factores de riesgo para los documentos en formato papel, capacitación del personal, control de acceso y metadatos, así como material informativo para ampliar lo que aquí se expone.
2. OBJETIVOS
2.1 OJETIVO GENERAL
Presentar de forma clara, concisa y práctica, los lineamientos asociados a la gestión documental, de acuerdo a las problemáticas identificadas en el diagnóstico realizado al programa.
2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Presentar los resultados tomando como guía el diagnóstico aplicado al archivo del Programa de Administración Deportiva
Describir las actividades para el mejoramiento de los procesos y actividades de gestión documental y archivos del Programa
Utilizar los datos obtenidos desde el diagnóstico para la generación de actividades en gestión documental y archivos hacia el mejoramiento de los procesos documentales del Programa.
Para empezar se presentaran algunas indicaciones pertinentes para la consulta de la información que en esta guía se consigna.
3.1 Se debe consultar la página web de la oficina asesora de planeación de la Universidad Distrital, allí se encuentra lo relaciona con gestión documental, se puede consultar ingresando al siguiente link: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/inicio
3.2 Estando en la página se puede encontrar el mapa de procesos de la Universidad, para verlo más a detalle, se puede consultar ingresando al siguiente link: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/image/image_gallery?uuid=87da391d-83ef-4bb6-b209-cfee2dfaf019&groupId=280760&t=1490615090728
3.3 Entre los procesos de apoyo a lo misional se encuentra la Gestión documental.
En este video, se detalla la mejor manera en que se puede navegar en los procedimientos que se encuentran en la página de la oficina asesora de planeación.
En la Universidad Distrital, la Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación es la encargada de la gestión documental.
¿Quiénes son?
Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación o también se puede identificar por su acrónimo UAAM. Son la unidad de la Universidad que junto con su equipo de trabajo se encarga de custodiar, conservar y recuperar los documentos, datos e información de la memoria de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas para garantizar el acceso a este patrimonio histórico tanto de la Universidad como de sus integrantes. Te invitamos a conocer más sobre la UAAM conociendo la misión y visión de la unidad, la política de gestión documental por la cual nació y los valores que los representan como unidad. Ingrese al siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/quienes-somos/quienes-somos
Misión y Visión: Ingrese al siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/quienes-somos/mision-vision
Toda la información relacionada con la Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación se encuentra en el siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/
Según Montoro, M (2020) las buenas prácticas SON:
“Toda experiencia que se guía por principios, objetivos y procedimientos apropiados o pautas aconsejables que se adecúan a una determinada perspectiva normativa o a un parámetro consensuado, así como también toda experiencia que ha arrojado resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad en un contexto concreto.” (p.1)
El funcionario de una entidad sea pública o privada debe realizar actividades tendientes a la gestión de documentos, esa persona debe estar capacitada y/o titulada. De igual manera la entidad esta en la responsabilidad de ofrecer capacitaciones necesarias con el fin de enseñar de la mejor forma posible para que todo aquel comprenda el manejo de la gestión documental.
En la Universidad Distrital, el proceso de planeación se desarrolla a partir de la realización de un diagnóstico integral de archivos, para identificar la situación actual del archivo, seguidamente se revisa o actualiza la política según sea el caso, para que esté alineada con las directrices de la universidad. Además, se debe definir el sistema de administración de archivos de acuerdo con la estructura orgánica funcional y las políticas de operación, para fijar tareas, procesos y procedimientos, así como las responsabilidades y la medición del desempeño.
La oficina Asesora de Planeación y Control se encarga de aprobar la actualización de de los instrumentos archivísticos, se contrata al personal idóneo para la realización del proceso de elaboración de los nuevos instrumentos archivísticos y luego se actualizan y se realiza el seguimiento necesario.
La gestión documental se encuentra planeada a través de dos instrumentos archivísticos, que se encuentran en la pestaña de programas, ubicada en la parte inferior de la página web son:
El Programa de Gestión documental - PGD: Para ampliar la información de este instrumento consulte el siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/sites/saam/files/instrumento/2022-12/GD-PG-001.pdf
Para consultar esta infografía en el siguiente link: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Infografias/7_PGD.pdf
El Plan Institucional de Archivos - PINAR: Para ampliar la información de este instrumento consulte el siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/sites/saam/files/instrumento/2022-02/GD-PG-002_PINAR_UDFJC.pdf
Para consultar esta infografía en el siguiente link: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Infografias/14_Pinar.pdf
El proceso de producción documental en la Universidad Distrital, se encuentra apoyado en los formatos que proporciona el SIGUD, el proyecto curricular está en la obligación de emplear dichos formatos en los diferentes procesos que gestionan.
En caso de crear un formato nuevo, el proyecto debe solicitar la aprobación del mismo por parte de la oficina asesora de planeación, antes de poder usarlo oficialmente.
En la imagen adjunta se presenta el mapa de procesos de la producción documental, este es proporcionado por la universidad, con el fin de que los funcionarios apliquen la pauta que allí se aborda. Para visualizar de forma más clara ingrese al siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-003/#diagram/1766c20b-ffc5-46cf-bce7-75c1365d17b2
El proceso de gestión y trámite de la Universidad Distrital, es administrado por la Sección de Actas Archivo y Microfilmación, quienes se encargan de distribuir y entregar los documentos, verificar su registro, atender el requerimiento, radicar, publicar y archivar los documentos.
Por otro lado, el proyecto curricular solo se encarga de producir el documento de respuesta y archivar los documentos según sea requerido.
En la imagen se muestra el proceso de gestión y trámite, para ampliar esta información consulte el siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-004/#normal
El instrumento archivístico de este proceso es la Tabla de Control de Acceso - TCA, donde se definen las condiciones de acceso de los documentos, como las restricciones o quien lo puede ver y modificar. Si desea conocer más sobre este instrumento, debe ingresar en el siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/sites/saam/files/instrumento/2023-05/Tablas%20de%20Control%20de%20Acceso%20UDFJC_2023.pdf
En la Universidad Distrital, se desarrolla el proceso de organización documental dividida en los procesos de clasificación, ordenación y descripción, estos se desarrollan por parte de la Unidad de Actas Archivo y Microfilmación.
También se divide en tres formas de organizar según el archivo que se desea organizar.
Estos tipos son: Organización para archivo de gestión, archivo central y fondos acumulados.
Los tres tipos de organización tienen similitudes en cuanto a estructura, pero se desarrollan de formas diferentes, ya que van encaminadas a diferentes tipos de archivos.
Para ampliar la información sobre el proceso de organización se puede consultar el video adjunto.
Para ampliar la información de este tipo de organización se pueden consultar el siguiente link:
https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-005/#list
Para ampliar la información de este tipos de organización se pueden consultar el siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-006/#list
Para ampliar la información de este tipos de organización se pueden consultar el siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-007/#list
En la Universidad Distrital, se desarrolla el proceso de clasificación, teniendo en cuenta las series, subseries y tipologías documentales establecidas en el Cuadro de clasificación documental - CCD
El Cuadro de clasificación documental - CCD, es el instrumento que se utiliza en este proceso, facilitando la agrupación de los documentos.
Para consultar el Cuadro de Clasificación Documental, a partir de la página 34 se encuentra la información sobre la facultad de medio ambiente y recursos naturales ingrese al siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/sites/saam/files/instrumento/2022-02/GD-FR-008_Cuadro_Clasificaci%C3%B3n_Documental_CCD.pdf
4.4.5. DEPURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Después de la clasificación de debe realizas la limpieza de los documentos quitando (Ganchos metálicos, grapas, clips, post it, hojas en blanco, copias innecesarias y todo material que no pertenezca al expediente o carpeta).
En la Universidad Distrital, se desarrolla el proceso de Ordenación, utilizando un sistema numérico para unos documentos en orden cronológico (como lo son las actas, informes etc) que sería por fecha (DD/MM/AAAA).
Para otros un orden simple (como lo son las historias académicas, que se organizan por código de estudiante) con la la estructura de
(Año de ingreso)+(numero del semestre en el que ingreso)+(numero del proyecto curricular al que pertenece y un consecutivo del numero asignado al estudiante)
por ejemplo: (2025)+(1)+(053)+(001) =
Còdigo estudiantil (20251053001)
Cuando tenemos un conjunto de documentos para organizar, uno de los pasos importantes es la "foliación". Esto significa asignarle un número a cada Folio (Hoja) para saber cuántas folios hay en la carpeta.
Para hacerlo, primero ordenamos todos los documentos. Después, en la esquina superior derecha de cada folio, escribimos un número, hasta completar máximo 200 en cada carpeta.
En el siguiente video se muestra como se realiza el proceso de manera didáctica.
Por cada expediente o (Carpeta) no puede superar más de los 200 folios (Hojas), si el expediente cuenta con más de 200 folios, continuará la foliación en el siguiente expediente 201. Una vez finalizada la actividad se realiza la descripción del expediente con el fin de conocer con cuántos expedientes está conformado.
Nota: Se deben organizar en de manera ascendente, de forma que el número 1 quede al principio y la 200 al final de la carpeta.
(Explicación grafica).
En la Universidad Distrital, se desarrolla el proceso de descripción, con un sistema que permite la identificación de una serie de metadatos que definen la información que se encuentra dentro de cada carpeta.
El instrumento archivístico usado para consignar esta información se llama Formato Único de Inventario Documental - FUID.
Para consultar este instrumento, debe seguir la ruta que dejaremos a continuación:
Ingrese a este link: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gd
Luego baje hasta el final de la página, hasta encontrar una serie de pestañas se encuentran en una tabla llamada "Gestión Documental (GD).
Seleccione la pestaña "Formatos" y en esa pestaña de clic en "GD-PR-001-FR-007, Formato Único de Inventario Documental – FUID".
Allí podrá ampliar la información del FUID.
En este video se explica con más detalle los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta al momento de diligenciar el FUID.
4.5. TRANSFERENCIAS
En la Universidad Distrital, el proceso de transferencia está dividido en dos tipos que son:
Las transferencias primarias, que son realizadas por parte del proyecto curricular a la Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación.
Las transferencias secundarias, que son realizadas por parte de la Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación al archivo de Bogotá.
En la Universidad Distrital, la transferencia primaria se desarrolla inicialmente por el jefe de la Unidad de Actas archivo y Microfilmación, quien elabora y publica el plan y cronograma de transferencias primarias.
Después el proyecto curricular debe verificar la fecha de las transferencias y las series y subseries documentales, separarlas y elaborar el inventario documental, si los documentos no se encuentran en el cronograma de transferencias ahí termina el proceso.
Si desea saber más a detalle el paso a paso y como continúa el proceso transferencias, consulte el siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-008/#normal
En la Universidad Distrital, la transferencia secundaria se desarrolla inicialmente por el jefe de la Unidad de Actas archivo y Microfilmación, quien elabora y publica el plan y cronograma de de transferencias secundarias.
Después de revisar las Tablas de retención documental - TRD, las Tablas de valoración documental TVD y elaborar el inventario documental, este ultimo se remite al Comité SIGA-UD para aprobación.
Luego se procede a solicitar la revisión de la documentación por parte del Archivo de Bogotá y recibir una visita de revisión de la documentación, si todo se encuentra en orden se procede a solicitar la disponibilidad de bodega en el Archivo de Bogotá y alistar la documentación para poder coordinar la entrega y así la documentación pasa a la custodia del Archivo de Bogotá.
Para conocer más sobre este proceso consulte el siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-016/#normal
4.6. DISPOSICIÓN FINAL
El proceso de disposición en la Universidad Distrital, se desarrolla tomando aquellos expedientes que hayan cumplido su tiempo de retención, para realizar un proceso de selección y/o eliminación.
En este proceso, el jefe de la Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación se encarga de identificar los expedientes y alistar el inventario documental que describa dichos expedientes y, para así poder aplicar el método de muestreo que se divide en dos:
Cualitativo: En el que toma de ejemplares al azar. Siendo un muestreo selectivo.
Cuantitativo: En el que toma un muestreo sistemático que tiene como guía la cronología. Siendo un muestreo aleatorio.
Prosigue con la conservación de los documentos seleccionados para está disposición, registrar en el sistema cuales son y publicar en la pagina web institucional.
Si desea consultar más sobre este proceso, visite el siguiente link: https://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20Documental/GDO-PR-012/#normal
En este proceso, las unidades académicas y/o administrativas se encargan de identificar los expedientes a eliminar, alistar el inventario documental y remitir a la Unidad de Actas Archivo y microfilmación la propuesta de eliminación documental.
El jefe de la Unidad de Actas, Archivo y Microfilmación, analiza y revisa la propuesta recibida, publica en la página web el inventario documental por 30 días, para recibir las observaciones de los usuarios, después deberá revisar las observaciones recibidas.
Comité SIGA-UD revisa la propuesta de eliminación y si todo está correcto se aprueba la eliminación de los documentos.
Ya aprobada la eliminación, las unidades académicas y/o administrativas deben aplicar el protocolo de eliminación, alistar los documentos y entregarlos al SGA, este registra la información en el sistema de información y se pública la eliminación en la página web institucional.
El proceso de preservación a largo plazo, o en el caso del proyecto curricular solo la conservación documental, en la Universidad Distrital, se desarrolla inicialmente con un diagnóstico del estado en que se encuentran los documentos, seguidamente se almacenan los documentos, en las carpetas y cajas adecuadas para su conservación, así mismo se realiza la revisión periódica de las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, fundas, sobres, entre otros) e instalaciones físicas, aspectos estructurales y mobiliario, para efectuar su mantenimiento o adecuación.
En caso de que se encuentre documentación afectada luego de la revisión se deben aplicar las siguientes acciones correctivas:
Se deberá cambiar de unidad de almacenamiento, cuando las condiciones lo ameriten, en las unidades de conservación, de acuerdo con los parámetros establecidos en los protocolos y los procedimientos para la preservación a largo plazo.
También se deben monitorear permanentemente las condiciones ambientales de los depósitos de archivo, y aplicar las medidas correctivas para controlarlas.
Informar periódicamente al área de recurso físicos los saneamientos ambientales (desinfección, desratización y desinsectación), evaluar su efectividad a través de la medición de carga bacteriana y coordinar las medidas correctivas. Intervenir la documentación afectada por factores intrínsecos y extrínsecos en atención a los procedimientos, protocolos y directrices establecidos por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y en coordinación con el Archivo de Bogotá.
4.7.1. FACTORES DE RIESGO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS
Riesgos químicos
Los riesgos químicos incluyen neblinas, vapores, gases, humos metálicos, polvos, líquidos y pastas cuya composición química puede avisar problemas.
Riesgos físicos
Los riesgos físicos incluyen ruidos, radiación, temperaturas extremas, iluminación, vibración, microondas, rayos láser y radiación infrarroja ultravioleta.
Riesgos biológicos
Los riesgos biológicos incluyen insectos, moho, hongos, bacterias, virus, parásitos, polillas, cucarachas, ácaros, vertebrados como ratones, murciélagos y palomas.
Riesgos ergonómicos
La ergonomía es la ciencia de la gente en el trabajo. Se preocupa de hacer la interacción (hombre/máquina/ambiente) tan segura, eficiente y cómoda como sea posible.
El riesgo se da cuando falla la interacción entre las partes.
El proceso de valoración, en la Universidad Distrital, se desarrolla a partir de la identificación, clasificación, descripción y análisis de la información.
El instrumento principal de este proceso es la Tabla de valoración documental- TVD, se puede consultar en la siguiente ruta:
Ingrese a este link: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gd
Luego baje hasta el final de la pagina, hasta encontrar una serie de pestañas en una tabla llamada "Gestión Documental (GD).
Seleccione la pestaña "Formatos" y en esa pestaña de clic en "GD-PR-001-FR-006, Tablas de Valoración Documental "
Estas solo se aplican a fondos acumulados.
La anterior se complementa con la Tabla de retención documental - TRD, se puede consultar en el siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/documentos/tablas-de-retencion-documental
Y estas TRD, solo se aplican para archivos que se encuentren organizados.
4.9.CAPACITACIÓN DE PERSONAL
La provisión de capacitación periódica al personal encargado de la administración documental del proyecto curricular, ayudará a facilitar el cumplimiento de los lineamientos de la gestión documental, así como proporcionará los conocimientos necesarios para garantizar el adecuado manejo de los documentos.
4.9.1. RECOMENDACIONES
Facilitar al personal encargado esta guía para que comprendan mejor la gestión documental
Evaluar y controlar, periódicamente la efectividad de los programas de capacitación.
Incentivar al personal capacitado, para que continúen su formación profesional y adquieran mas conocimientos en gestión documental complementarios, como cursos y talleres.
4.10. CONTROL DE ACCESO
Se realiza con el propósito de asegurar la confidencialidad de la información de carácter sensible, así como restringir el acceso a los depósitos de archivo a personal no autorizado, también se deben cumplir con los estándares de privacidad establecidos por la Universidad Distrital.
4.10.1. RECOMENDACIONES
Controlar el acceso a la documentación.
El instrumento usado para este proceso es la Tabla de Control de Acceso:
La implementación y diligenciamiento de la tabla de control de acceso, permite conocer que con exactitud quienes tienen acceso al archivo y facilita el registro de dicha información.
Las Tablas de control de acceso son proporcionadas por la Unidad de Actas, Achivo y Microfilmación, para consultar ingrese al siguiente link: https://saam.udistrital.edu.co/sites/saam/files/instrumento/2023-05/Tablas%20de%20Control%20de%20Acceso%20UDFJC_2023.pdf
No se debe autorizar el ingreso a personas no autorizadas, porque se aumentan los riesgos de perdida de información y divulgación e información confidencial.
4.11. METADATOS
Los metadatos son como etiquetas invisibles que se agregan a los documentos para decirnos cosas importantes sobre ellos, como quién los creó, cuándo se hicieron y de qué se tratan. Estos datos ocultos hacen que los documentos sean más confiables y útiles con el paso del tiempo, ayudándonos a entender y administrar mejor la información que contienen.
4.11.1. RECOMENDACIONES
FECHA DE CREACIÓN
Incluir la fecha en que el documento fue creado permitirá contextualizar la información y facilitará su clasificación cronológica.
AUTOR O PROPIETARIO
Identificar al autor o propietario del documento proporciona claridad respecto a la responsabilidad y origen de la información, siendo esencial para la gestión adecuada de la misma.
UBICACIÓN DEL EXPEDIENTE
La ubicación física del expediente, como un estante específico en el archivo.
El número de la caja y carpeta en que se encuentra
DETALLES RELEVANTES
Términos relevantes que ayudan a identificar el contenido del documento.
El objetivo de este es facilitar a los funcionarios y a futuros usuarios el acceso a la información de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas desde el punto de vista documental, basado en definiciones e información complementaria de la función de la Universidad que permite la normalización e integridad de los documentos producidos por la entidad.
Se recomienda consular el banco terminológico, para ampliar las definiciones de los conceptos archivísticos que no queden del todo claros https://saam.udistrital.edu.co/sites/saam/files/instrumento/2022-02/BANCO_TERMINOLOGICO_DE_SERIES_DOCUMENTALES.pdf
AGRADECIMIENTO
Estamos profundamente agradecidas por la experiencia que nos brindaron durante nuestra pasantía en el Proyecto Curricular de Administración Deportiva. Esperamos que esta colaboración continúe fortaleciendo los lazos entre nuestros campos de estudio y contribuyendo al desarrollo de ambos proyectos curriculares.
Esperamos que nuestra contribución con esta guía permita la pronta organización de sus archivos y la comprensión de la gestión documental por parte de sus funcionarios.