Semana 3 (3 de setembro a 9 de setembro)

Na segunda semana do projeto, definimos as funções de cada um dos membros do grupo. Subsequentemente, na quinta-feira dia 05 de setembro, realizamos a primeira visita à Comunidade de Impacto localizada no bairro Munhoz Junior, em Osasco. Durante a visita, pudemos ter um contato mais próximos com a entidade, além de esclarecer alguns pontos quanto ao projeto inicial.

Lições aprendidas

O contato com o cliente foi bastante produtivo para refinar os objetivos e as especificidades do projeto. Nesse sentido, ao grupo ficou mais claro quais seriam os principais desafios a serem enfrentados. Também foram enfrentados problemas quanto às agendas dos diferentes membros do grupo, alguns não poderiam comparecer à reunião com o cliente. Assim, decidimos que apenas aqueles que tivessem disponibilidade compareceriam, informando aos demais sobre os avanços da reunião. Conforme o professor João Arantes ressaltou em aula, é importante estar atento aos problemas e as dificuldades na elaboração, execução e acompanhamento do projeto. O planejamento e a antecipação de alguns dos problemas que podem ocorrer, são fundamentais para um projeto bem-sucedido.

Semana 4 (10 de setembro a 16 de setembro)

Na terceira semana do curso de Gestão de Projetos, aprendemos sobre os conceitos básicos e ferramentais necessários para a elaboração bem-sucedida de um projeto. Paralelamente, o grupo deu início a captação de recursos por meio de rifas vendidas no âmbito da Universidade Federal de São Paulo. Também criamos uma vaquinha online, que será melhor desenvolvida nas próximas semanas.

Lições aprendidas

Aprendemos a importância da escolha adequada dos métodos e ferramentas relacionadas ao projeto. Também tivemos uma primeira noção dos problemas que podem acarretar na arrecadação de recursos, as dificuldades na venda das rifas e os problemas do gerenciamento dos recursos captados.

Semana 5 (17 de setembro a 23 de setembro)

Na quarta semana do projeto, tivemos algumas noções básicas sobre as principais estratégias de arrecadação de recursos, bem como os problemas e as facilidades de cada uma delas. Nesse sentido, continuamos a venda de rifas e, paralelamente, iniciamos os preparativos para o lançamento da campanha de arrecadação on-line. Informamos ao cliente o desenvolvimento do projeto, bem como das dificuldades enfrentadas pelo grupo.

Lições aprendidas

Com o avanço das estratégias de arrecadação de recursos tivemos problemas em atingir as metas semanais estabelecidas. Dessa forma, o grupo passou a formular estratégias complementares para a arrecadação de recurso. Essa mudança foi importante para termos ciência dos problemas e das dificuldades na arrecadação de recurso e de que temos que sempre nos antever a eventuais insuficiências das estratégias adotadas.

Semana 6 (24 de setembro a 30 de setembro)

Nessa semana de projeto, aprendemos como montar um WBS que é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

Lições Aprendidas

Nós colocamos em prática o WBS para o nosso projeto. Não encontramos problemas ao montar, usamos outros WBS como base e usamos o que foi passado na aula. Primeiro fizemos um esboço no papel e usamos o Excel para montar o WBS efetivo, foi fácil usar o Excel porque um dos membros do grupo tem conhecimento avançado na ferramenta.

Semana 7 (1 de outubro a 7 de outubro)

Nessa semana, tivemos o segundo status report sobre o projeto. Tivemos o feedback do professor João Arantes a respeito do andamento do projeto. Nele, o professor chamou atenção para o escopo do projeto, bem como para a confecção dos documentos e do WBS. Segundo o professo, é importante que todas as etapas e atividades estejam claras ao longo do projeto.

Lições Aprendidas

Ao longo da semana continuamos as estratégias de arrecadação de recursos: rifas e vaquinha on-line. Quanto as rifas, os valores arrecadados têm diminuído ao passo dos dias. A vaquinha on-line ainda não teve o resultado esperado. Nessa semana tivemos problemas quanto ao prazo do projeto: o grupo analisou que não seria possível arrecadar o valor estipulado do prazo previsto. Dessa forma, entramos em contato com o cliente para readequar o projeto e estipular outra data.

Semana 8 (8 de outubro a 14 de outubro)

Nessa semana tivemos uma segunda reunião com a cliente na qual tivemos uma reformulação do projeto, haja visto que não seria possível cumprir o prazo determinado. Nesse sentido, a comemoração, que estava prevista para o dia 17 de outubro, foi reagendada para o dia 19 de novembro, no qual será realizada uma série de atividades, na Comunidade de Impacto, tendo como tema a Criatividade. O Grupo, da mesma forma, manteve a arrecadação de recursos e iniciou a remodelação do cronograma e atividades.

Lições aprendidas

Dada a reformulação do projeto, tivemos consciência dos desafios existentes na formulação de um projeto. Entre outras questões, ficou claro a necessidade de um tempo hábil factível para determinadas atividades. Por exemplo, determinadas estratégias de captação de recursos exigem maior tempo disponível. Sendo assim, a mudança no escopo do projeto implicou em uma série de reavaliações sobre como deve-se conduzir as atividades relativas ao projeto.

Semana 9 (15 de outubro a 21 de outubro)

Nessa semana, o professor João Arantes apresentou algumas noções teóricas a respeito da Matriz de Responsabilidade, bem como da Rede de Atividades (PERT/CPM) e Gerenciamento de Comunicações. Dessa forma, podemos ter algumas noções da melhor forma de implementar um Plano de Comunicação, e também otimização as formas de compartilhamento de informações do projeto.

Lições aprendidas

Após a reestruturação do projeto, o Grupo teve que repensar todas as estratégias que até o momento estava encaminhando. Ao longo da semana, realizamos alguns contatos com fornecedores e também encaminhamos outras formas de captar recursos. Assim, aprendemos as dificuldades em estabelecer contatos com empresas, mesmo de pequeno porte, para realização de parcerias ou mesmo para pequenas doações.

Semana 10 (22 de outubro a 28 de outubro)

Nessa semana, o professor João Arantes apresentou as principais linhas teóricas e metodológicas a respeito da “Gestão de Risco”. Tivemos noções básicos dos principais tipos de risco e também das estratégias para lidar com esses mesmos riscos. Quanto ao projeto, realizamos o sorteio das rifas vendidas ao longo do mês e continuamos o contato com parceiros e fornecedores para a realização da festa no dia 19 de novembro.

Lições aprendidas

O contato com parceiros e fornecedores têm sido um crescente desafio. Enquanto alguns se demostram interessados no projeto, poucos são aqueles que se dispõe a patrocinar o evento. Nesse sentido, ao longo da semana a dificuldade de conseguir fornecedores que se adequem ao nosso orçamento fica cada vez mais evidente. Contudo, aprendemos que é necessário entrar em contato com o maior número de possíveis parceiros, assim podemos ter uma ampla gama de opções.

Semana 11 (29 de outubro a 4 de novembro)

Na semana do dia 22 de outubro, continuamos a tratar das questões referentes à Gestão de Risco. Nesse sentido, o professor João Arantes apresentou alguns exemplos práticos e propôs uma atividade em grupo. Noções essas imprescindíveis ao bom andamento do projeto. Em relação ao andamento do projeto, durante a semana continuamos em contato com possíveis parceiros e verificando os preços e produtos para as oficinas.

Lições aprendidas

Dentre as lições aprendidas, podemos elencar a necessidade de várias opções quanto aos produtos e fornecedores. Tivemos a confirmação do primeiro parceiro, que fornecerá a alimentação no dia inteiramente grátis, contudo, ainda procuramos outros fornecedores em potencial. Dado o alto risco em confiar em apenas um fornecedor, é importante estar sempre com outras opções em vista.

Semana 12 (5 de novembro a 11 de novembro)

Nessa semana, formos apresentados às principais questões teóricas relacionadas às estratégias de “Gestão de Conflitos”. O professor Arantes procurou indicar os diferentes tipos de conflito, bem como a forma de gerenciamento de conflitos. Igualmente, apresentou alguns exemplos práticos e indicou algumas atividades práticas aos alunos. Em relação ao projeto, a semana manteve as atividades de cotação de materiais e produtos para a realização da festa no dia 19 de novembro.

Lições aprendidas

Em relação às lições aprendidas, podemos destacar a necessidade de uma boa gestão dos riscos. Nessa semana, tivemos alguns problemas quanto a possibilidade de alguns dos membros não estarem presentes no dia do evento, o que necessitaria a elaboração de estratégias alternativas para a execução satisfatórias da festa na Comunidade de Impacto no dia 19 de novembro.

Semana 13 (12 de novembro a 19 de novembro)

Na última semana do projeto, antes da realização do projeto, foram realizadas as últimas tarefas do projeto, tais quais a compra dos materiais para as oficinas, compra de descartáveis e outros itens para decoração da instituição, além do contato com os fornecedores para os últimos preparativos.

Na terça-feira, dia 19 de novembro, foi realizado o evento na Comunidade de Impacto em Osasco. Ao longo da tarde, foram realizadas uma série de atividades com o tema da criatividade e, ao final da mesma tarde, foi oferecido um lanche para as crianças presentes na ONG.

Foram realizadas quatro oficinas, todas orbitando a proposta de estimular a criatividade, de acordo com a idade das crianças: uma atividade com massinha de modelar; outra de confecção de slime; e duas oficinas de pintura: uma com os dedos e outra com pincéis e molduras. Durante todas as atividades, elaboradas e executadas pelos membros do grupo, tivemos o auxílio dos voluntários e funcionários da Comunidade de Impacto.

Após as oficinas, os membros do grupo propuseram algumas brincadeiras e gincanas com as crianças. Assim, tivemos atividades de dança das cadeiras, quis, entre outros.

Em seguida foi servido um lanche para as crianças. O lanche foi composto por pizzas assadas no local, refrigerante e sorvete. O oferecimento da pizza foi possível graças à parceria com o Buffet Pizza Party, entidade sediada em Osasco, que doou as pizzas e os refrigerantes. Quanto ao sorvete, apesar de não termos conseguido por meio de doação, tivemos um desconto substancial do valor cobrado normalmente, a empresa, Sorveteria Cremone, também está sediada na cidade de Osasco.

Ao final do evento, realizamos alguns registros fotográficos com todos

Semana 14 (20 de novembro a 26 de novembro)

Nesta semana, semana de encerramento das aulas, apresentamos o projeto como um todos pelo relatório final. Recebemos o feedback da cliente (Comunidade Impacto) e do professor Dr. João Arantes. Alem disso, assistimos às apresentações dos nossos colegas de classe e vimos que cada projeto teve seu desafio. Mais do que isto, vimos que há diferenças entre o planejamento do projeto e sua implementação.

Agradecimentos

Agradecemos a todos os envolvidos no projeto, cada um teve seu papel e sua importância para o sucesso deste projeto. Agradecemos aos integrantes do grupo, pelo desempenho e dedicação ao projeto, mais do que isto, por escolher o projeto não pelo grau de dificuldade e sim pelo impacto social. Agradecemos à Comunidade Impacto pela honra de trabalharmos com eles e pelo experiências que este projeto nos proporcionou. Agradecemos aos nossos parceiros, Rose Bolos e Salgados e Pizza Party, por acreditar nos nossos valores e nos ajudar com este projeto social. Por fim, não menos importante, agradecemos ao professor Dr. João Arantes, por nos ensinar técnicas de gestão de projeto e pela oportunidade de vivenciar sua aplicações, tendo contato, assim, com o cenário real no projeto e seus desafios.