Após a primeira semana de apresentação dos parceiros institucionais e dos temas de projeto, o grupo acabou optando pela realização do Tema “Organização do Arquivo”. Assim, escolhemos como cliente o Lar São José. Foram discutidos os prazos e a forma de avaliação que será feita ao longo do semestre.
Nesta semana, estabelecemos o primeiro contato com a instituição para definir as diretrizes do nosso projeto. No entanto, ainda não obtivemos um retorno do cliente. Iniciamos também as atividades na página do nosso site, e comunicamos o professor a respeito do tema escolhido. Além disso, conseguimos entender sobre o conceito de gestão de projetos, e visualizar projetos que deram certo e outros que foram mal sucedidos.
Ao longo da terceira semana, definimos melhor as responsabilidades de nossos integrantes e conseguimos entrar em contato com uma funcionária diferente daquela a qual contamos na semana passada. Planejamos nossa primeira visita, aprendemos sobre diferentes estratégias de captação de recursos e começamos a desenvolver as estratégias do projeto.
Na segunda-feira desta semana, realizamos nossa primeira apresentação, que teve como objetivo apresentar a andamento de nosso projeto. Desse modo, houve a exposição de informações mais gerais como o tema escolhido, o nome do projeto, objetivo, os integrantes e suas respectivas funções. No decorrer da apresentação recebemos o feedback do professor quanto à nossa organização interna, e sobre o tema escolhido. Assim, conseguimos entender o que deveríamos modificar e como readequar nosso projeto.
Nesta semana, atualizamos os temas de projeto que serão abordados e iniciamos o desenvolvimento de estratégias para a arrecadação de recursos. Ficou decidido que iremos vender rifas, brigadeiros e buscar a doação por parte de nosso círculo de amigos, familiares e colegas de trabalho.
No decorrer da sexta semana, iniciamos efetivamente o processo de arrecadação monetária. Além disso, um dos integrantes do grupo realizou uma segunda visita à creche, o que permitiu uma maior compreensão das necessidades do cliente, no que diz respeito à organização do espaço e dos arquivos. A atividade de organização dos arquivos, se iniciou nessa visita. Tivemos também o primeiro contato com o conceito de termo de abertura do projeto e percebemos que o conhecimento de novas técnicas facilitará as atividades a serem realizadas.
Nesta semana, assim como em aulas anteriores, tivemos contato com erros e acertos de projetos realizados anteriormente. Assim, foi feita a análise dos WBS de diferentes projetos, o que facilitou nosso aprendizado acerca do assunto. A venda de rifas continuou normalmente, e conseguimos a doação de um microondas em perfeito estado.
Na semana 8, fizemos nossa segunda apresentação do andamento do projeto. Apresentamos os documentos criados, conseguimos acompanhar o andamento dos projetos dos outros grupos e aprender com seus erros e acertos. Além disso, o feedback do professor permitiu que entendêssemos onde estávamos errando e se estávamos no caminho certo. O contato com o cliente foi um tema muito discutido em grande parte das apresentações. Nessa semana, também entregamos, para o cliente, o microondas adquirido.
Ao longo desta semana, obtivemos alguns alinhamentos e ordenações a respeito da readequação do projeto, diante da discussão obtida com o professor a respeito do tamanho do projeto. Reformulamos documentos como o WBS, o que permitiu que mais tarde elaborássemos uma Rede de atividades sem erros. Percebemos também que nosso projeto estava atrasado, já que concluímos que o processo de organização dos arquivos só poderia ser feito aos finais de semana, por conta da disponibilidade dos membros. Assim, a rede de atividades se tornou uma ferramenta extremamente essencial para nosso projeto, já que passamos a dar ainda mais importância ao cálculo da duração de cada atividade, bem como seu o início e o término de cada uma delas.
Nesta semana, fizemos o término da Rede de atividades, uma nova pesquisa de mapeamento de preços dos talheres e uma terceira visita à instituição, em que conseguimos organizar 70% de todo o arquivo. Além disso, aprendemos a adotar um fluxo de informações eficiente entre os integrantes do grupo, e percebemos que teríamos que melhorar nossa comunicação interna, já que nossa gestão da comunicação não era eficiente. Chegamos a essa conclusão a partir da discussão e exposição de problemas que são causados por falta de comunicação, e que eram muito similares às dificuldades que estávamos enfrentando.
Na semana 11, aprendemos os conceitos necessários para a elaboração de uma matriz de riscos, através da análise de situações de projetos reais. Aprendemos também sobre a classificação de diferentes tipos de riscos. A arrecadação monetária e o contato com o cliente continuaram normalmente.
No decorrer desta semana, fizemos nossa quarta visita ao Lar São José, que teve como principal objetivo a finalização das atividades de organização dos arquivos. Além disso, conseguimos ter acesso à algumas chaves da creche, para que a gente consiga visitá-la em horários que não tenha nenhum funcionário para nos recepcionar, como por exemplo, a partir da 17 horas e aos finais de semana. Quanto ao aprendizado da semana, vimos que uma comunicação eficiente com o cliente facilita o andamento das atividades. Já no que se relaciona à aula da última segunda-feira, chegamos à conclusão de que tínhamos que solucionar nossos conflitos de relacionamento e de tarefas; finalizamos a elaboração de nossa matriz de riscos e revisamos nosso plano de comunicação.
Nesta semana, assistimos às apresentações finais. A arrecadação de recursos para a compra dos talheres e de novas caixas de arquivos continuou normalmente. Desse modo, demos uma maior atenção ao nosso controle financeiro, já que a compra entrega dos talheres e caixas será feita na próxima semana. Ademais, também foi possível observar que grande parte dos grupos que apresentaram seu projeto, tiveram as mesmas dificuldades que nós no decorrer das atividades finais.
Na décima quarta semana, faremos nossa apresentação final, a compra dos talheres e caixas, e a entrega desses produtos para a Instituição.
Nesta semana, a avaliação do projeto por parte do cliente, e as fotografias demandas, foram entregues ao professor. O site também foi atualizado, com as fotos da entrega dos talheres e dos arquivos inseridos em caixas novas.