1.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS.

En el Manual de organización, se describen los niveles de autoridad, responsabilidades y sus interrelaciones, del mismo modo, se cuenta con procedimientos de seguimiento que se realizan en la empresa.

Organigrama

Se tiene un Organigrama de la empresa, el cual muestra la posición de los puestos dentro de la misma, indicando las líneas de reporte para los principales puestos que la integran.

De esta forma se identifican las áreas y que tienen relación con los clientes para la realización de negocios, atención de suministros, asesorías y cualquier otra relación con éstos, quienes deben conducirse con un sentido de formalidad, legalidad y transparencia conforme a la presente Política de Integridad. Para resolver cualquier duda o plantear cualquier inquietud respecto al cumplimiento de una norma, política, procedimientos emitidos, se sugiere contactar a cualquiera de los siguientes funcionarios:

Funciones

• Director General

El Director General es el máximo responsable de la empresa, ostenta a todos los niveles la responsabilidad de la misma. Siendo actividades de su responsabilidad e intransferibles:

- Elaboración y aprobación del Plan Estratégico de la empresa

- Seguimiento y control del cumplimiento del Plan Estratégico

- Elaboración y aprobación del Plan Operativo y financiero anual

- Comunicación a la organización de la importancia de la satisfacción de los requisitos del cliente

- Definición y aprobación de la política de la calidad (misión, visión y valores)

- Realización de revisiones por la dirección ordinarias anuales y extraordinarias

- Aseguramiento y disponibilidad de la información y de los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos y procedimientos establecidos

- Aseguramiento del mantenimiento de revisiones periódicas del Sistema de Gestión de Calidad, manteniendo la integridad del mismo

• Subdirector.

- Enlace entre la dirección (administrador/a) y los trabajadores de la empresa

- Transmisión al personal de la política de la calidad (misión, visión y valores)

- Desarrollo del Plan Operativo anual

- Hacer cumplir los procesos y procedimientos del Plan estratégico.

- Determinación de los criterios y métodos que aseguran la operación y el control eficaces de los procesos.

- Supervisión del seguimiento, de la medición y del análisis de los procesos y procedimientos estratégicos y de apoyo

- Ejercer de órgano consultivo para todas las decisiones de gestión empresarial que se tomen en la empresa

• Departamento de compras.

- Planificar la estructura del departamento de compras.

­- Actualizarse constantemente sobre las novedades de los productos.

­- Control de suministros.

- Control de inventario.

- Adquisición de productos para la empresa, así como alternativas de proveedores.

- Velar por el cumplimiento de las políticas de compras y de integridad de la empresa

• Departamento técnico.

- Coordinarse con el área de compras para asesorías con los clientes.

- Verificar que los productos cumplan las especificaciones técnicas y revisión de stock.

- Dar seguimiento a los requerimientos de los clientes.

- Sistematización de los procesos recurrentes.

- Realizar propuestas de mejora y optimización de áreas.

- Integrar al Depto. de compras con el resto de datos relacionados

- Exaltar el código de integridad de la empresa.

• Departamento de administrativo.

- Administración y supervisión de toda la documentación relativa a la contabilidad.

- Coordinación con el área de ventas para el seguimiento de compras.

- Programación de los pagos de los suministros.

- Planificar la estructura del departamento de administrativo.

- Revisión y elaboración de contratos.

• Ventas.

- Coordinarse con el área técnica para fijar metas.

- Planificación de estrategias de ventas.

- Atención directa al cliente.

- Promocionar la empresa

- Revisar los indicadores de rendimiento.

• Supervisor.

- Verificar que los tiempos de entrega se cumplan, analizando los tiempos y movimientos de rutas.

- Verificar la calidad del producto a entregar.

- Preparación de pronósticos de ventas y gastos.

- Investigar, sugerir y elabora planes promocionales: regalos, ofertas, canjes y descuentos.

- Buscar y elegir canales de distribución y venta

• Contabilidad.

- Control de facturación y pagos.

- Llevar al día los libros contables.

- Control de la documentación fiscal y cierre del ejercicio.

- Control y vigilancia de los costos de venta.

- Preparación de impuestos

Proceso general de la empresa

- El proceso general de la empresa se divide de la siguiente manera:

- Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se atiende la solicitud del cliente.

- Proceso de compras: se compran las posibles referencias de piezas y materiales que no se encuentren en stock.

- Proceso de producción: en el cual se da mantenimiento, suministrando lo necesario.

- Proceso entrega del producto: se entrega al cliente el producto o servicio en operación.

- Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas, reclamaciones o devoluciones que puedan existir una vez entregado el producto o servicio y que están cubiertos por el periodo de garantía.

II.- CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA.

Valores de la empresa

Todos los colaboradores de la empresa sin importar la función que desempeñen deberán comprometerse a conocer, hacer y promover nuestros valores corporativos:

• Innovación. Buscar nuevas y mejores formas de hacer nuestro trabajo. Buscando siempre un paso

adelante.

• Eficiencia. Enfocar a en hacer las cosas bien, aprovechando los recursos disponibles, sin desperdiciar el tiempo, ni los recursos.

• Honestidad. Ser éticos, justos y respetuosos. Conducirse con la verdad y lealtad. Cumplir con los compromisos en tiempo y forma.

• Responsabilidad. Comprometerse con las acciones adquiridas y asumir las consecuencias de las mismas.

• Respeto. Valorar a las personas, clientes y proveedores. Cumplir con las disposiciones establecidas.

El Código de ética y conducta es de aplicación estricta y obligatoria, en caso de incumplimiento se tendrán consecuencias disciplinarias, incluidas la rescisión justificada de la relación laboral y el ejercicio de las acciones legales que puedan corresponder.

Es muy importante para FORMACO S.A. DE C.V., evitar que, dentro de las actividades que se realicen, así como en las relaciones que se lleven a cabo en el desarrollo de las actividades con clientes, proveedores, o cualquier prestador de servicio e incluso en las relaciones y actuaciones con instituciones públicas o privadas, se presenten actividades que induzcan a la realización de prácticas prohibidas.

Conductas prohibidas y obligatorias en la empresa

Para este Código de ética y conducta, la corrupción se define como “toda acción que tenga como fin el uso indebido del poder encomendado para obtener un beneficio personal o corporativo”. Incluyendo los sobornos, los conflictos de intereses, el robo, la extorsión, el fraude y el uso indebido de los activos de la empresa. El soborno se define como “el acto de prometer, ofrecer o dar una ventaja a una persona o entidad, ya sea de manera directa o indirecta, a fin de que la persona o entidad lleve a cabo o se abstenga de llevar a cabo una acción que infringe sus obligaciones empresariales o públicas”.

Teniendo para todos los colaboradores de la empresa, sin importar su jerarquía como prácticas prohibidas las siguientes:

• Tráfico de Influencias: Práctica personal al relacionarse con funcionarios, directivos o empleados que, aprovechando su posición jerárquica buscar un trato preferencial en las decisiones que alteren los procesos establecidos de la institución para obtener un beneficio o en su caso brindar facilidades en las que claramente se cuenta con un interés de por medio.

• Prácticas comerciales basadas en decisiones sesgadas (Conflictos de interés o abusos de autoridad). Cuando en la realización de una operación, asignación de un beneficio, autorización o simple tramitación ordinaria de cualquier servicio o producto que esta empresa realice u haya convenido realizar, sean tenga un interés que determinantemente, no lleve por fin su realización de manera objetiva y clara debido a intereses personales, familiares o de negocios.

• Pagos de Facilitación: Prácticas comerciales que son ilícitas pero que son percibidas como normales e incluso requeridas. Realizado por algún colaborador de la empresa a un ejecutivo o funcionario, independientemente de su nivel jerárquico, con la finalidad de obtener o agilizar el desempeño de una acción rutinaria o eventual, a la cual se tiene derecho; de igual forma, pagos realizados a proveedores de servicios para la obtención de ciertos beneficios para la empresa.

• Prácticas comerciales legales pero que implican el riesgo de ser utilizados para encubrir la corrupción (sobornos a funcionarios de gobierno). Realizado por cualquier colaborador de la empresa con el fin de obtener un beneficio u omisión en la realización de un acto que pudiese beneficiar o perjudicar a esta empresa.

Así mismo para todos los colaboradores de la empresa se tiene como conductas obligatorias las siguientes:

• Salud, seguridad y ambiente de trabajo: En todas nuestras operaciones, la higiene, la seguridad y el ambiente son tan importantes como la calidad, la productividad y el costo, lo que

nos compromete a mejorar continuamente los estándares, la cultura y el desempeño en temas de higiene, seguridad y ambiente.

• Reportar operaciones ficticias, entre otras, sobre ventas, compras, préstamos, créditos y gastos

• Incumplir disposiciones legales que generen sanciones por parte de las autoridades, daño patrimonial o contingencias futuras para la empresa.

La Dirección lidera este esfuerzo que se gestiona en todos los niveles de la empresa, en donde cada uno de los integrantes son responsables tanto de su seguridad, como la de todos sus compañeros.

La empresa FORMACO S.A. DE C.V. confía en el cumplimiento voluntario de este Código como un asunto de integridad personal, en su caso, se tomarán acciones disciplinarias como consecuencia de su incumplimiento en diferentes instancias. Estas instancias incluyen: acciones que violen este Código, retención de información referente a las violaciones, supervisión inadecuada, hasta el punto de evidenciar negligencia o desatención premeditada de los mandatos de este Código de Ética, en conexión con una violación y cualquier forma de represalia contra el personal que realice un reporte.

Medio de difusión de la empresa

Con la finalidad de mantener en forma constante el conocimiento y aplicación de la presente política de integridad, se dará a conocer desde su ingreso a todo colaborador indistintamente de su jerarquía o tiempo de contratación dentro de la empresa. Dentro de las reuniones de trabajo se mantendrá en forma constante la difusión y aplicación del código de ética y el compromiso de combate a la corrupción.

Así mismo se cuenta con una página en donde se da a conocer el Código de Ética y los valores institucionales pueden ser consultados a través de la página:

https://sites.google.com/view/formacoo/inicio

De igual manera se presenta un manifiesto del Director General como parte del compromiso para la difusión del Código de Ética.

III.- SISTEMAS ADECUADOS Y EFICACES DE CONTROL, VIGILANCIA Y AUDITORÍA.

Responsables del cumplimiento de la política de Integridad.

La Dirección General facultó a la subdirección investigar cualquier violación a este Código, políticas, procedimientos, manuales, lineamientos y auditorias internas de la empresa, en este caso, los colaboradores de la empresa están obligados a proporcionar toda la información que sea requerida o que pudiera ser de utilidad para el proceso de auditoría interna, ocultar cualquier información será sujeta a las sanciones antes mencionadas.

El área de la subdirección es la encargada de establecer los controles y realizar la vigilancia y monitoreo de la observancia de los estándares de integridad.

Procedimientos de control. Vigilancia y de auditoria.

Los distintos departamentos deberán realizar revisiones periódicas internas de control ante la Auditoría Interna, en donde se tomarán acciones disciplinarias como consecuencia de su incumplimiento.

Confiando en el cumplimiento voluntario de este Código como un asunto de integridad personal, en su caso, se tomarán acciones disciplinarias como consecuencia de su incumplimiento. La empresa llevará periódicamente a través de auditorías internas de evaluación el cumplimiento de este Código.

Se cuenta con sistemas adecuados y eficaces de control, vigilancia, monitoreo y auditoría que examinan de manera constante y periódica el cumplimiento de los estándares de integridad.

IV.- SISTEMAS ADECUADOS DE DENUNCIA.

Línea de denuncia.

Se mantendrá el compromiso constante de fomentar la cultura de denuncia, con todos los colaboradores y clientes, enfatizando en todos los niveles la importancia de su implementación y cumplimiento, así como de la integridad en su conducta profesional, evitando prácticas que puedan generar incentivos u oportunidades para la realización de actividades inapropiadas, delictivas, deshonestas, engañosas, indebidas, ilegales o que atenten en contra de los principios y valores corporativos.

Se cuenta con un correo electrónico para una denuncia interna:

formaco_1@yahoo.com.mx

Y el teléfono para quejas o sugerencias:

238 39 23256

Proceso interno de atención a las denuncias

Internamente se cuenta con políticas y procedimientos documentados en donde se establecen los lineamientos necesarios, desde la recepción de la denuncia hasta la investigación de la misma.

Las denuncias recibidas serán tratadas con estricta confidencialidad y anonimato (si así lo solicita el denunciante) y será analizada, además de que toda la información recabada durante la investigación será tratada como confidencial y únicamente podrá ser compartida con aquellos ejecutivos que, por la naturaleza de los hechos, deban conocerla para la toma de decisiones relacionadas con la resolución del caso.

Sanciones

Si se acredita que una persona que sea sujeta a investigación, independientemente de la posición o cargo que ocupe, miente y/o intencionalmente proporciona información falsa, y/o incurra en una falta o violación al Código de Ética y Conducta, políticas, procedimientos y/o demás leyes aplicables, será sujeto de una acción disciplinaria proporcional a la falta cometida, sin perjuicio de las sanciones correspondientes de conformidad con la legislación penal vigente.

No se sancionará a la persona que de manera honesta y de buena fe, realice una consulta o expongan una preocupación, sospecha razonable o denuncien alguna falta a la presente política, al Código de Ética y Conducta, Reglamento Interior de Trabajo o cualquier normatividad aplicable, ya sea interna o externa.

V.- SISTEMAS Y PROCESOS ADECUADOS DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

Capacitación respecto a la Política de Integridad

Se cuenta con un programa de capacitación para los colaboradores de nuevo ingreso en donde se da a conocer la política de integridad y el código de ética, de igual manera se les comunica a los colaboradores los diferentes sitios en donde se pueden consultar la Política de Integridad, Código de Ética y Conducta, así como otras políticas y lineamientos de la empresa.

Adicionalmente, se brindan capacitaciones específicas a las áreas de acuerdo a la naturaleza de sus actividades. Algunos de los temas sobre los que se sensibiliza al personal son conflictos de interés, hospitalidades, obsequios, manejo y resguardo de información, obligaciones como empleados y la normatividad aplicable referente a cuestiones de ética y cumplimiento.

Objetivo y temario de la capacitación.

El presente Código tiene como objetivo principal:

a. Dar a conocer los principios éticos a: colaboradores, proveedores, socios, clientes, acreedores, competidores y autoridades de la empresa.

b. Informar las sanciones a las que se hacen acreedores quienes cometan faltas al mismo.

c. Dar a conocer los medios de comunicación a través de los cuales se puede reportar de manera anónima cualquier incumplimiento de las normas señaladas en este Código.

Se deberá cumplir con el temario de capacitación el cual incluye los siguientes puntos.

• Mensaje de la empresa

• Misión y visión

• Valores corporativos

• Sujetos y objetivos del Código.

• Normas de conducta interna, externa y general.

• Violaciones al Código de Ética y sanciones

• Medios de denuncia

VI.- POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS TENDIENTE A EVITAR DE PERSONAS QUE PUEDAN PONER EN RIESGO LA INTEGRIDAD DE LA EMPRESA.

Proceso de reclutamiento.

Durante el proceso de contratación de personal, se tienen implementados diferentes controles, los cuales ayudan a identificar y mitigar el riesgo de contratar a personas que puedan representar un riesgo para la compañía, sin que esto represente y/o permita la discriminación.

Dentro de los exámenes que son realizados a los candidatos, se obtienen resultados de diferentes categorías, como son integridad y ética laboral, en donde se deberá de obtener un resultado satisfactorio, de acuerdo a la interpretación metodológica de cada examen, para poder continuar con el proceso de contratación.

Políticas de no discriminación.

Contando con el Código de Ética y Conducta, FORMACO S.A. DE C.V., tiene el compromiso de cumplir con todas las leyes aplicables en materia de Derechos Humanos, por tal motivo, se declara como una empresa libre de violencia, incluyente y respetuosa, por lo tanto, prohíbe cualquier forma de maltrato, violencia y/o segregación hacia y entre el personal, sin distinguir del centro de trabajo al que pertenezca, en materia de apariencia, género, edad, discapacidad, religión, condición social o económica.

La empresa FORMACO S.A. DE C.V. está comprometida en brindar igualdad de oportunidades y se prohíbe cualquier acto de discriminación hacia las personas por su origen étnico, religión, nacionalidad, género, preferencia sexual, estado civil, discapacidad o cualquier otro motivo, en todos los aspectos de actividad laboral, comercial y de negocios. Se prohíbe de manera determinante cualquier forma de acoso, incluyendo el acoso laboral, sexual, en sus diversas modalidades: físico, verbal o visual.

¿Cómo evitar que el nuevo personal incumpla las normas internas y la política de integridad?

Se cuenta con diferentes evaluaciones a lo largo de los primeros tres y seis meses del colaborador de nuevo ingreso, de acuerdo a la posición que ocupa, en donde se podrá evaluar entre otros factores, la integridad del colaborador y conducta en el desarrollo de las actividades encomendadas.

Se realizará, de acuerdo con la posición y el nivel jerárquico y de responsabilidades, evaluaciones

en donde se podrá valorar, adicional al desempeño del colaborador, su honestidad y compromiso con la empresa y cumplimiento del Código de Ética y conducta.

El cumplimiento de la Política de Integridad está sujeto a la supervisión e informes regulares y al aseguramiento anual para permitir la determinación de cualquier desarrollo o adaptación de la Política, controles y las capacitaciones que sean necesarias

VII.- MECANISMOS DE TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD DE INTERESES

Información pública y privacidad de datos.

Dentro de las actividades que se llevan a cabo para mantener y fomentar la transparencia, se cuenta con el área de Auditoría Interna, la cual desarrolla el plan de auditoría para identificar los riesgos a los que podría estar expuesta la empresa. Contando de igual manera con la implementación de mecanismos de autorregulación para fortalecer los estándares y prácticas antisoborno y manejo de conflictos de interés en los distintos sectores.

Es de suma importancia reafirma el compromiso para cooperar con las autoridades pertinentes, que tengan a su cargo la investigación de sobornos y actos de corrupción, así como la conducción de acciones penales, en caso de ser requeridos por la autoridad.

Los colaboradores de la empresa tienen la obligación de hacer un uso responsable y legítimo de la información a la que tenga acceso, guardando en todo momento la confidencialidad y seguridad de la información; por lo que, no podrá usar, revelar, publicar o transmitir de cualquier forma, de manera enunciativa y no limitativa, cualquier información sensible, aun cuando haya concluido su relación laboral.

Considerando por información sensible, notas, presupuestos, ofertas, precios unitarios, cartas, apuntes, planos, información o currículo de empleados o de proveedores u otros documentos hechos, recopilados o entregados al personal durante su periodo laboral y aun después de haberse separado el empleado, son propiedad exclusiva de la empresa y deberán ser entregados al momento de terminar la relación laboral o cuando sea requerida.

Respecto a las contribuciones políticas ningún colaborador que tenga participación personal en la política, ya sea a nivel local, nacional o internacional, tiene autoridad para involucrar a la empresa en dichas actividades; los colaboradores, agentes, representantes, u otros intermediarios, no deben efectuar directa o indirectamente, contribución alguna a partidos políticos o a personas u organizaciones involucradas en la política, con el fin de obtener algún beneficio o una ventaja indebida para sí y/o para la empresa.

En relación a la donación o patrocinio ninguna deberá ser entregada como medio para obtener algún beneficio o ventaja indebida; adicionalmente, todas las donaciones que sean realizadas deberán de ser transparentes y de conformidad con las leyes aplicables.

De acuerdo a lo establecido en el código de ética y conducta no se deberá ofrecer regalos u hospitalidades a ningún ente de gobierno o particular con la intención de influirlos indebidamente para obtener una ventaja indebida, para sí y/o para la empresa. De igual manera no se podrán financiar ningún tipo de eventos o actividades a favor de ningún cliente o proveedor.

En relación a beneficios indebidos a particulares, esta empresa no distingue entre servidores públicos y particulares en materia de ética e integridad, por tal motivo, los colaboradores no deben dar, ofrecer o prometer (o intentar dar ofrecer o prometer) directamente o a través de terceros dinero; valores; bienes muebles o inmuebles, incluso mediante la venta en precio notoriamente inferior al que se tenga en el mercado; donaciones; servicios; empleados y demás, a un particular con la intención de inducirlo a ayudar para obtener una ventaja indebida, o bien, a solicitar cualquier efecto de los anteriores a fin de obtener el pago de lo que le es debido.

Respecto a la facilitación de pagos ningún colaborador, proveedor, o intermediario de la empresa deberá facilitar pagos en nombre de esta empresa, ni solicitar o recibir regalos, dinero u otros beneficios como gratificaciones, por otorgar, gestionar u obtener compensaciones económicas o negocios indebidos.

Medios de publicidad.

La empresa FORMACO S.A DE C.V. con la finalidad de dar a conocer su Política de Integridad cuenta una página como medio de difusión público en donde se puede consultar el Código de Ética y los valores institucionales:

Página: https://sites.google.com/view/formacoo/inicio

Correo electrónico: formaco_1@yahoo.com.mx

Teléfono: 238 39 2 32 56