ការគ្រប់គ្រង និងកត់ត្រាបញ្ជីគណនេយ្យ សម្រាប់ម្ចាស់អាជីវកម្មខ្នាតតូច និងមធ្យម (SMEs)

ការគ្រប់គ្រងបញ្ជីនៅក្នុងអាជីវកម្មមួយ គឺជាមូលដ្ឋានគ្រឹះនៃប្រព័ន្ធគណនេយ្យរបស់អាជីវកម្មនោះ មានន័យថាប្រព័ន្ធគណនេយ្យអាចដំណើរការទៅបានទាល់តែមាន កិច្ចបញ្ជីការបានត្រឹមត្រូវ និងរៀបចំបញ្ជីស្នាមបានទាន់ពេលវេលា។ អ្នកគ្រប់គ្រងបញ្ជីទទួលខុសត្រូវលើទាំងការកត់ត្រា និងកំណត់សម្គាល់ប្រតិបត្តិការគណនេយ្យរបស់អាជីវកម្ម រួមទាំងតិចនិកមួយចំនួនទៀតដែលជាប់ពាក់ព័ន្ធនឹងប្រតិបត្តិការនោះ។

ប្រសិនបើអ្នកជាម្ចាស់អាជីវកម្មខ្នាតតូច អ្នកអាចរៀបប្រព័ន្ធគណនេយ្យដោយខ្លួនឯង ឬអ្នកអាចជួលនរណាម្នាក់ឲ្យរៀបឲ្យអ្នក បើអ្នកមិនទាន់ចេះនៅឡើយ។ លើសពីនេះ ប្រសិនបើអ្នកមានអាជីវកម្មជាលក្ខណៈឯកជនដែលមានតែខ្លួនមួយគ្រប់គ្រងប្រតិបត្តិការនោះ អ្នកនឹងគ្រប់គ្រងបញ្ជីដោយខ្លួនឯង។ បើអ្នកមានបុគ្គលិក ហើយអាជីវកម្មលូតលាស់ខ្លាំង អ្នកអាចជួលអ្នកគ្រប់គ្រងគណនេយ្យសម្រាប់គ្រប់គ្រងហិរញ្ញវត្ថុ និងគណនេយ្យក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នក ប៉ុន្តែបើអាជីវកម្មរបស់អ្នកកំពុងតែរីកចម្រើន ហើយអ្នកដឹងថាការរីកចម្រើននោះនឹងថយចុះវិញ អ្នកអាចជួលត្រឹមគណនេយ្យករធម្មតាម្នាក់ក៏បានដែរ ព្រោះអ្នកគ្រប់គ្រងគណនេយ្យត្រូវការប្រាក់ខែខ្ពស់។ ឥឡូវនេះមកមើលពីប្រព័ន្ធហិរញ្ញវត្ថុ ដែលចាប់ផ្តើមពីអ្នកគ្រប់គ្រងបញ្ជី គណនេយ្យករ និងអ្នកគ្រប់គ្រងគណនេយ្យ។

គណនេយ្យករ Vs អ្នកគ្រប់គ្រងគណនេយ្យ

អ្នកគ្រប់គ្រងបញ្ជីជាអ្នកកត់ត្រា និងកំណត់សម្គាល់ប្រតិបត្តិការហិរញ្ញវត្ថុរបស់ក្រុមហ៊ុន បន្ទាប់មកគណនេយ្យ​ករ​ធ្វើកិច្ចការបន្ទាប់លើការវិភាគ, ត្រួតពិនិត្យឡើងវិញ, រាយការណ៍ និងរៀបចំទិន្នន័យហិរញ្ញវត្ថុសម្រាប់ក្រុមហ៊ុន។

អ្នកគ្រប់គ្រងគណនេយ្យ ជាទូទៅជាប្រធានការិយាល័យគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុន។ គេជាអ្នកទទួលខុសត្រូវពិនិត្យមើលការងាររបស់គណនេយ្យករ និងធ្វើឲ្យប្រាកដថាប្រព័ន្ធគណនេយ្យទាំងមូលរបស់ក្រុមហ៊ុនដំណើរការដោយល្អប្រសើរ គ្មានភាពមិនប្រក្រតី និងគ្មានការលួចបន្លំ។ ម្ចាស់ក្រុមហ៊ុន ត្រូវការជួលអ្នកគ្រប់គ្រងគណនេយ្យនៅពេលក្រុមហ៊ុនរបស់ខ្លួនក្លាយជាក្រុមហ៊ុនខ្នាតមធ្យម និងធំ។

ការគ្រប់គ្រងបញ្ជី ដោយប្រើ និងមិនប្រើកម្មវិធីកុំព្យូទ័រ

អត្ថបទនេះខ្ញុំអាចបង្រៀនអ្នកអំពីការគ្រប់គ្រងបញ្ចីដោយមិនប្រើកម្មវិធីកុំព្យូទ័រ។ តើអ្នកចាំបាច់ចេះគ្រប់គ្រងបញ្ជីគណនេយ្យធ្វើអ្វី បើឥឡូវនេះមានកម្មវិធីកុំព្យូរទ័រដែលអ្នកអាចប្រើបានទៅហើយនោះ? កម្មវិធីកុំព្យូទ័រដំណើរការដោយស្វ័យប្រវត្តិ បើអ្នកមិនចេះអ្នកអាចនឹងបញ្ចូលទិន្នន័យខុសនៅក្នុងកម្មវិធីនោះ។

ខាងក្រោមនេះគឺជាមូលដ្ឋានគ្រឹះនៃការគ្រប់គ្រងបញ្ជី៖

១. តើអ្នកគួរចុះបញ្ជីដោយប្រើប្រព័ន្ធគណនីទោល ឬគណនីទ្វេភាគ

ប្រសិនបើអ្នកមិនធ្លាប់រៀនគណនេយ្យ អ្នកប្រហែលឆ្ងល់ចំពោះពាក្យ គណនីទោល និងគណនីទ្វេភាគនេះ។ ប៉ុន្តែ នៅទីនេះដើម្បីពន្យល់អ្នកតាមវិធីងាយយល់។ នៅពេលគេនិយាយពីការចុះបញ្ជីតាមគណនីទោល ឬ Single Entry គឺសំដៅលើការកត់ត្រាប្រតិបត្តិការចេញ-ចូលរបស់ក្រុមហ៊ុនមួយ ដែលជាក្រុមហ៊ុនខ្នាតតូច និងមានប្រតិបត្តិការតិច ពោលគឺគ្រាន់តែកត់ត្រាគណនីចំណូល-ចំណាយដាច់ដោយឡែកពីគ្នា។ មើលរូបឧទាហរណ៍ខាងក្រោម។

ប្រសិនបើអាជីវកម្មរបស់អ្នកមានប្រតិបត្តិការរញ៉េរញ៉ៃ អ្នកត្រូវការចុះបញ្ជីតាមគណនីទ្វេភាគ(Double Entry) ដែលមានការកំណត់ចូលយ៉ាងតិចពីរនៅក្នុងប្រតិបត្តិការនីមួយៗ។ គេហៅវាជាគណនីទ្វេភាគ ដោយសារវាមានគណនីពីរគឺ ឥណពន្ធ(Debit) និង គណនីឥណទាន(Credit) ។ មើលឧទាហរណ៍ខាងក្រោម ហើយអត្ថបទក្រោយខ្ញុំនឹងសរសេរពន្យល់របៀបរៀបប្រព័ន្ធគណនេយ្យទ្វេភាគ និងរបៀបចុះក្នុងគណនី Debit ឬ Credit ។

ឧទាហរណ៍៖

• នៅថ្ងៃទី ០៥ ខែមីនា អាជីវកម្មរបស់អ្នករកចំណូលពីការលក់ទំនិញ បានលុយ​សុទ្ធចំនួន​ ១,៥០០ដុល្លារ​ហើយថ្លៃដើមទំនិញនោះមានចំនួន ៥០០ដុល្លារ។

• នៅថ្ងៃទី០៧ ខែដដែល ធនាគារ ABC បានដកថ្លៃសេវាផ្ទេរលុយពីគណនីធនាគារសម្រាប់អាជីវកម្ម​របស់​អ្នកចំនួន ១២ដុល្លារ។

• នៅថ្ងៃទី ២៥ ខែដដែល ជាថ្ងៃបង់ថ្លៃជួលការិយាល័យចំនួន ៨៥០ ដុល្លារ។

២. តើអ្នកគួរប្រើគណនីសាច់ប្រាក់ (Cash Accounting) ឬគណនីបង្គរ (Accrual Accounting)

បើអាជីវកម្មរបស់អ្នកមានប្រតិបត្តិការតូច ឬជាអាជីវកម្មគ្រប់គ្រងតែម្នាក់ឯង អ្នកអាចនឹងប្រើគណនីសាច់ប្រាក់។ បើអ្នកប្រើគណនីសាច់ប្រាក់ អ្នកត្រូវកត់រាល់ប្រតិបត្តិការនៅពេលលុយចេញ និងចូល។ សាច់លុយអាចជាក្រដាសលុយ ជាសែក ឬជាការផ្ទេរលុយតាមប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិក ឬ App ផ្ទេរប្រាក់។ អាជីវកម្មខ្លះប្រើគណនីសាច់ប្រាក់ ហើយប្តូរទៅប្រើគណនីបង្គរវិញ នៅពេលអាជីវកម្មរីកចម្រើន។

បើអ្នកផ្តល់ជម្រើសឲ្យអតិថិជនរបស់អ្នកអាចទិញជំពាក់ ឬក៏អ្នកស្នើសុំជំពាក់អ្នកផ្គត់ផ្គង់ ដូច្នេះអ្នកត្រូវប្រើប្រព័ន្ធគណនីបង្គរ។ នៅពេលអ្នកចុះតាមគណនីបង្គរ អ្នកអាចកត់ត្រាប្រតិបត្តិការទិញ ឬលក់ភ្លាមៗ ទោះទិញ ឬលក់ក្នុងលក្ខខណ្ឌជំពាក់ក៏ដោយ។

៣. មូលដ្ឋានគ្រឹះ៖ យល់ដឹងអំពី ទ្រព្យ(Assets), បំណុល(Liability), និងមូលធនម្ចាស់(Equity)

មុនពេលរៀបប្រព័ន្ធកត់ត្រាគណនេយ្យ អ្នកត្រូវយល់មូលដ្ឋានគ្រឹះគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុនជាមុនសិន ដែលមានដូចជា ទ្រព្យ, បំណុល និងមូលធនម្ចាស់។ ទ្រព្យ(Assets) សំដៅលើទ្រព្យទាំងឡាយណាដែលស្ថិតក្រោមកម្មសិទ្ធិអាជីវកម្មរវបស់អ្នក ដែលមានដូចជាលុយ, ទំនិញ, សម្ភារៈប្រើប្រាស់, បំណុលដែលអតិថិជនជំពាក់…។ បំណុល(Liabilities) សំដៅលើបំណុលទាំងឡាយណាដែលអាជីវកម្មរបស់អ្នកជំពាក់ ដូចជាជំពាក់អ្នកផ្គត់ផ្គត់ទំនិញឲ្យអ្នក, ខ្ចីលុយធនាគារមកបើក ឬពង្រីកអាជីវកម្ម, និងបំណុលផ្សេងទៀតដែលអាជីវកម្មរបស់អ្នកមិនទាន់ទូទាត់ឲ្យគេ។ មូលធនម្ចាស់(Equity) សំដៅលើភាពជាម្ចាស់ក្នុងអាជីវកម្មមួយ នៃបុគ្គលជាម្ចាស់ និងអ្នកវិនិយោគនៅក្នុងអាជីវកម្មនោះ។

ការធ្វើតុល្យភាពបញ្ជី

ដើម្បីធ្វើឲ្យបញ្ជីរបស់អ្នកមានតុល្យភាព (ស្មើគ្នា) អ្នកត្រូវតែតាមដានគណនីទាំងនេះដោយភាពម៉ត់ចត់ និងធ្វើឲ្យប្រាកដថា រាល់ប្រតិបត្តិការដែលទាក់ទងនឹង ទ្រព្យ, បំណុល និងមូលធន ត្រូវបានកត់ត្រាត្រឹមត្រូវ និងត្រូវកន្លែងត្រូវកត់។ នេះគឺជារូបមន្តសម្រាប់ធ្វើតុល្យភាពគណនី ហើយរូបមន្តនេះគេហៅវាថា សមីការគណនេយ្យ។

ទ្រព្យ (Assets) = បំណុល (liabilities) + មូលធនម្ចាស់ (Equity)

សមីការគណនេយ្យ មានន័យថាអ្វីៗគ្រប់យ៉ាងដែលស្ថិតក្រោមកម្មសិទ្ធិអាជីវកម្ម (ទ្រព្យ) គឺត្រូវតែស្មើគ្នានឹង បំណុលបូកជាមួយមូលធនម្ចាស់។ មានន័យថា អាជីវកម្មទាំងមូលមិនមែនជាកម្មសិទ្ធិរបស់ក្រុមមនុស្សដែលមានភាគហ៊ុននៅក្នុងក្រុមហ៊ុននោះទេ ដរាបណាក្រុមហ៊ុននោះមានបំណុល ឬក្រោយពីទូទាត់បំណុលអស់ សល់ប៉ុន្មានជាកម្មសិទ្ធិរបស់ម្ចាស់ក្រុមហ៊ុន។

ឥឡូវនេះមកមើលឲ្យកាន់តែលម្អិតអំពី Assets, Liabilities និង Equity ៖

ទ្រព្យ(Assets)៖ បើអ្នកមើលនៅក្នុងរបាយការណ៍តុល្យការ(Balance Sheet) អ្នកនឹងឃើញ គណនី Assets, Liabilities និង Equity ។ គណនីទ្រព្យ ជាទូទៅគេរាយវាពីលើចុះក្រោមចាប់ពី លុយ(Cash), ទំនិញ(Inventory), បំណុលដែលអតិថិជនជំពាក់(Account Receivable) ។ បន្ទាប់មករាយទ្រព្យអកម្ម(Fixed Assets) ដែលមានដូចជា ដី, អាគារ, រោងចក្រ និងគ្រឿងបរិក្ខារ(Equipment) ។ ទាំងអស់នេះគេកំណត់សម្គាល់វាថាជា ទ្រព្យរូបី(Tangible Assets) ដែលមានន័យថាទ្រព្យដែលអ្នកអាចប៉ះបាន។ នៅក្នុងក្រុមហ៊ុន ក៏មានទ្រព្យអរូបី(Intangible) ផងដែរ ដូចជាពាណិជ្ជនាម(Goodwill) និងអាជ្ញាបណ្ណពាណិជ្ជកម្ម(Franchise) ជាដើម។

បំណុល(Liabilities)៖ គណនីបំណុលដែលមាននៅក្នុងរបាយការណ៍តុល្យការ រួមមានបំណុលរយៈពេលខ្លី(អាចជំពាក់ត្រឹម១ឆ្នាំចុះក្រោម និងគ្មានការប្រាក់) និងបំណុលរយៈពេលវែង(ជំពាក់លើសពី១ឆ្នាំ និងមានការប្រាក់)។ បំណុលរយៈពេលខ្លី ជាទូទៅជាគណនីបំណុល Account Payable និងបំណុលបង្គរ ឬAccruals ។ Account Payable ជាទូទៅត្រូវបានគេកត់ត្រានៅពេលទិញទំនិញ, សម្ភារៈ ឬចំណាយផ្សេងៗដោយជំពាក់គេសិន និងកម្ចីធនាគារ។ បំណុលបង្គរ ឬ Accruals កើតឡើងនៅពេលអាជីវកម្មជំពាក់ពន្ធរដ្ឋ។

មូលធនម្ចាស់(Equity)៖ គណនីមូលធនម្ចាស់នៅក្នុងរបាយការណ៍តុល្យការ តំណាងឲ្យភាពជាម្ចាស់នៃបុគ្គលទាំងអស់ដែលមានចំណែកកម្មសិទ្ធិរបស់ក្រុមហ៊ុននោះ។ បើអ្នកតែម្នាក់ឯងជាម្ចាស់ក្រុមហ៊ុនមួយ(ឯកបុគ្គល) ឧទាហរណ៍ឈ្មោះ BCD ដោយអ្នកវិនិយោគតែនៅក្នុងក្រុមហ៊ុននឹងមួយប៉ុណ្ណោះ។ ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុននឹងវិនិយោគនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយទៀតឈ្មោះ XYZ មូលធនវិនិយោគនោះក៏ត្រូវបានកត់ចូលរួមក្នុងគណនីមូលធនម្ចាស់ និងកើនក្នុងគណនីទ្រព្យរបស់ក្រុមហ៊ុន BCD ដែរ។

៤. មូលដ្ឋានគ្រឹះនៃរបាយការណ៍ចំណេញ-ខាត (ចំណូល, ចំណាយ និងថ្លៃដើម)

រាល់ប្រតិបត្តិការចំណូលចូលអាជីវកម្ម ត្រូវបានគេកត់ចូលនៅក្នុងគណនីប្រាក់ចំណូល និងបូកសរុបរកតួលេខប្រាក់ចំណូលសរុប ដែលបានមកពីការលក់សេវាកម្ម ឬ/និង ផលិតផល។ ថ្លៃដើម (Cost of Goods Sold) តំណាងឲ្យការចំណាយទិញ ឬផលិតទំនិញ ឬសេវាកម្ម សម្រាប់លក់ឲ្យអតិថិជន។ ការចំណាយលើថ្លៃធ្វើដំណើរទៅទិញ, ថ្លៃដឹកជញ្ជូនគ្រឿងផ្សំ, និងថ្លៃចំណាយលើវាវេចខ្ចប់ទំនិញ ត្រូវបូកចូលជាថ្លៃដើម។ អ្នកកាន់គណនីទិញចូល(Purchases Account) គឺជាអ្នកតាមដានប្រតិបត្តិការទិញទំនិញចូល។ ចំណាយ គឺជាប្រតិបត្តិការចំណាយលុយទាំងអស់ ដែលត្រូវបានចំណាយដើម្បីដំណើរការអាជីវកម្មអាជីវកម្មនោះ និងជាចំណាយដែលមិនពាក់ព័ន្ធនឹងថ្លៃដើម។ នៅក្នុងគណនីចំណាយ អាចមានចំណាយលើការជួល, ប្រាក់ខែបុគ្គលិក, ទឹកភ្លើង, ថ្លៃផ្សាយពាណិជ្ជកម្ម…។

សរុបមក អ្នកគ្រប់គ្រងបញ្ជីទទួលខុសត្រូវខាងកំណត់សម្គាល់ថាតើប្រតិបត្តិការណា ត្រូវកត់ចូលក្នុងគណនីណា។ ឧទាហរណ៍ ប្រសិនបើអាជីវកម្មរបស់អ្នកលក់ទំនិញទៅឲ្យអតិថិជនបានលុយសុទ្ធ(មិនជំពាក់) ហើយអាជីវកម្មនោះប្រើប្រព័ន្ធគណនេយ្យទ្វេភាគ ដូចនេះអ្នកអាចកត់ត្រាចំនួនលុយពីការលក់នោះចូលទៅក្នុងគណនីលុយ ហើយចំនួនពីការលក់នោះកត់ចូលទៅក្នុងគណនីប្រាក់ចំណូល។ នៅពេលអ្នកលក់ផលិតផល ថ្លៃដើមផលិតផលក៏ពាក់ព័ន្ធដែរ ដូច្នេះកត់តួលេខចំណាយថ្លៃដើមនៃផលិតផលនោះចូលទៅក្នុងគណនីថ្លៃដើម(Cost of Goods Sold) ។ នៅពេលលក់ផលិតផល មានន័យថាទំនិញចេញពីស្តុក ដូច្នេះកត់ត្រាដកតួលេខ(គិតជាលុយ និងស្មើគ្នាជាមួយថ្លៃដើម) នៅក្នុងគណនីស្តុក(Inventory Account) ៕