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Datenschutzerklärung für FieldControl
Stand: 20. August 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten bei der Nutzung der App FieldControl verarbeitet werden.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit FieldControl ist die Anbieterin der App. Für Datenschutzanfragen kann die im Google-Play- oder App-Store-Eintrag hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse verwendet werden.
2. Zweck der App
FieldControl ist ein Protokollierungswerkzeug für Außendienst, Zeiterfassung, Aufgaben, To-dos, Standortbesuche, Fahrten, Fahrzeuge, Reisekosten, Dokumente und Auswertungen. Die App dient der persönlichen Organisation und Dokumentation.
3. Verarbeitete Daten
FieldControl kann lokal auf dem Gerät folgende Daten speichern:
• Name des Nutzers oder Mitarbeiters
• Personalnummer
• Arbeitgeber oder organisatorische Zuordnung
• Arbeitszeiten, Pausen, Fahrten und Standortbesuche
• Fahrzeugdaten wie Kennzeichen, Fahrzeugart und Kilometerstände
• berufliche Kilometer sowie aus Kilometerdifferenzen rechnerisch abgeleitete private Kilometer
• Reise- und Reisekostendaten, Reisezwecke, Verpflegungspauschalen und Erstattungsbeträge
• Aufgaben, To-dos, Checklisten und Erledigungsstatus
• Notizen, Berichte und Auswertungen
• Dokumente, Fotos und Dateianhänge, sofern der Nutzer diese hinzufügt
• freiwillig hochgeladene Reise-, Hotel- und Buchungsbelege
• Einwilligungszeitpunkt, Widerrufshistorie und App-Einstellungen
4. Kamera, Fotos und Dateien
Die App kann Kamera-, Foto- und Dateifunktionen verwenden, wenn der Nutzer Fotos, Dokumente, Reisebelege oder Anhänge zu Aufgaben, To-dos oder Dokumentenordnern hinzufügt. Der Zugriff erfolgt nur nach aktiver Auswahl oder Freigabe durch den Nutzer.
5. Speicherung und Weitergabe
Die Daten und hochgeladenen Belege werden grundsätzlich lokal auf dem jeweiligen Gerät gespeichert. Eine automatische Übertragung an eine Cloud, den App-Anbieter oder Dritte findet nicht statt. Eine Cloud-Anbindung ist für die Nutzung nicht erforderlich.
PDF-, Excel- oder sonstige Exporte sowie das Teilen von Belegen werden nur erstellt oder ausgelöst, wenn der Nutzer dies aktiv veranlasst, zum Beispiel durch Speichern, Drucken, Teilen oder Versenden per E-Mail.
6. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt je nach Nutzungskontext auf Grundlage der Einwilligung des Nutzers, zur eigenen Dokumentation oder auf einer anderen im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlage. Bei betrieblicher Nutzung muss der jeweilige Verantwortliche die passende Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte eigenständig festlegen.
7. Berechtigungen
• Kamera: zum Erstellen von Fotos für Aufgaben, To-dos, Reisebelege oder Dokumentation
• Fotos und Dateien: zum Auswählen, Speichern oder Anhängen von Dateien und Belegen
• Teilen und Export: zum Erstellen und Weitergeben von Berichten oder Belegen durch den Nutzer
8. Aufbewahrung und Löschung
Daten und Belege bleiben gespeichert, bis sie durch den Nutzer in der App gelöscht werden oder die App-Daten beziehungsweise die App vom Gerät entfernt werden. Bei betrieblicher Nutzung können zusätzliche Aufbewahrungs- oder Löschfristen gelten.
9. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können je nach anwendbarer Rechtsgrundlage Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit verlangen. Anfragen können an die im Google-Play- oder App-Store-Eintrag hinterlegte Kontaktadresse gerichtet werden.
10. Datensicherheit
Der Nutzer ist für den Schutz seines Geräts, Backups, hochgeladener Belege, exportierter Dateien und geteilter Berichte verantwortlich. Es wird empfohlen, das Gerät mit Bildschirmsperre, aktuellem Betriebssystem und sicheren Zugangsdaten zu schützen.
11. Arbeitszeit- und Reisekostenhinweise
Die Nennung von Arbeitszeiten, Fahrtzeiten, Reisekosten und Verpflegungspauschalen beschreibt ausschließlich verarbeitete Datenkategorien und App-Berechnungen. Ob Fahrt- oder Reisezeit als Arbeitszeit gilt und welche steuerlichen oder arbeitsrechtlichen Vorgaben anzuwenden sind, wird nicht durch diese Datenschutzerklärung bestimmt. Maßgeblich sind die getrennten Hinweise für das ausgewählte Arbeitsland und die Region sowie die im Einzelfall geltenden Regelungen.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, rechtliche Anforderungen oder Verarbeitungsprozesse ändern.
13. Hinweis
Diese Datenschutzerklärung dient der transparenten Information über die App-Funktionen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Vor betrieblicher Nutzung sollte sie an die konkrete Nutzung, verantwortliche Stelle und rechtlichen Anforderungen angepasst werden.
English
FieldControl Privacy Policy
Last updated: 20 August 2026
This Privacy Policy explains which data is processed when using the FieldControl app.
1. Controller
The controller for personal data processed in connection with FieldControl is the provider of the app. For privacy inquiries, please use the contact email address listed in the Google Play or App Store listing.
2. Purpose of the App
FieldControl is a documentation tool for field service work, time tracking, tasks, to-dos, site visits, trips, vehicles, travel expenses, documents and reports. The app is intended for personal organization and documentation.
3. Data Processed
FieldControl may store the following data locally on the device:
• Name of the user or employee
• Personnel number
• Employer or organizational assignment
• Working times, breaks, trips and site visits
• Vehicle data such as license plate, vehicle type and odometer readings
• Business mileage and private mileage calculated from differences between odometer readings
• Travel and travel-expense data, business-trip purposes, meal allowances and reimbursement amounts
• Tasks, to-dos, checklists and completion status
• Notes, reports and analyses
• Documents, photos and file attachments if the user adds them
• Voluntarily uploaded travel, hotel and booking receipts
• Time of consent, withdrawal history and app settings
4. Camera, Photos and Files
The app may use camera, photo and file functions when the user adds photos, documents, travel receipts or attachments to tasks, to-dos or document folders. Access only takes place after the user actively selects or grants permission.
5. Storage and Disclosure
Data and uploaded receipts are generally stored locally on the respective device. There is no automatic transfer to a cloud service, the app provider or third parties. A cloud connection is not required to use the app.
PDF, Excel or other exports and the sharing of receipts are created or initiated only when the user actively requests this, for example by saving, printing, sharing or sending by email.
6. Legal Basis
Depending on the context of use, processing is based on the user's consent, personal documentation purposes or another legal basis applicable in the individual case. When the app is used by a business, the respective controller must independently determine the appropriate legal basis, information obligations, retention periods and access rights.
7. Permissions
• Camera: to take photos for tasks, to-dos, travel receipts or documentation
• Photos and files: to select, store or attach files and receipts
• Sharing and export: to create and share reports or receipts at the user's request
8. Retention and Deletion
Data and receipts remain stored until the user deletes them in the app or removes the app data or the app from the device. Additional retention or deletion periods may apply when the app is used for business purposes.
9. Rights of Data Subjects
Depending on the applicable legal basis, data subjects may have rights of access, rectification, deletion, restriction of processing, objection and data portability. Requests can be sent to the contact address listed in the Google Play or App Store listing.
10. Data Security
The user is responsible for protecting the device, backups, uploaded receipts, exported files and shared reports. We recommend protecting the device with a screen lock, an up-to-date operating system and secure access credentials.
11. Working Time and Travel Expense Information
References to working time, travel time, travel expenses and meal allowances describe only data categories processed by the app and app calculations. This Privacy Policy does not determine whether driving or travel time counts as working time or which tax or employment-law requirements apply. The separate guidance for the selected country of employment and region, together with the rules applicable to the individual case, is decisive.
12. Changes to This Privacy Policy
This Privacy Policy may be updated if features, legal requirements or processing activities change.
13. Notice
This Privacy Policy provides transparent information about the app's functions. It does not constitute legal advice. Before business use, it should be adapted to the specific use case, controller and applicable legal requirements.