¿Qué es la nómina electrónica?
Es el documento que soporta los valores relacionados con el salario, deducciones para las obligaciones fiscales y seguridad social de tus empleados; además, estos pagos que realizas pueden ser aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar y pagar renta e IVA. El documento digitalizado se llama “Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica” que debe ser enviado por cada uno de los empleados que tengas.
¿Quiénes están obligados a implementar nómina electrónica?
Empresas que generan empleo y responden a una relación empleador – empleado debidamente legalizada por un contrato laboral que se encuentre bajo las instancias del Código Sustantivo del Trabajo en donde se requieran soportar costos o deducciones con afectación directa al impuesto sobre la renta.
¿Cuál es el plazo para empezar a emitir nómina electrónica?
El plazo para implementar nómina electrónica se definió de acuerdo al número de empleados que tenga su empresa. Si tiene desde 1 empleado hasta más de 251, podrás iniciar el proceso de habilitación el 31 de mayo de 2021. La fecha máxima para que empieces la generación y transmisión de nómina electrónica, va desde el 1 de julio hasta el 12 de diciembre de 2021 de acuerdo a la cantidad de empleados de tu empresa. Para que sea más claro, te compartimos una tabla con las fechas.
¿Qué programa de nómina electrónica elegir?
Para que la implementación de nómina electrónica en tu empresa sea más sencilla, es importante que cuentes con un software fácil de usar y que te garantice el cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN. Si quieres implementar la nómina electrónica con Fastcaribe, solo debes hacer click en Quiero cotizar FastWeb.
El software de nómina electrónica de Fastcaribe
Ya nos estamos preparando para tener un software de nómina electrónica con las funcionalidades más increíbles para que este proceso sea sencillo para usted. En cuanto este listo les indicaremos los pasos a seguir a todos nuestros clientes.
¿Se debe tramitar una resolución de numeración de Nómina Electrónica ante la DIAN?
No. Según la resolución 13 del 11 de febrero de 2021, la asignación del prefijo y consecutivo del documento soporte de pago de nómina electrónica lo debe suministrar su empresa “Artículo 5, numeral 5: Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva”
¿Con qué frecuencia debes enviar el documento soporte de nómina electrónica?
Cada mes. Si tu empresa paga cada quince días, tendrás que sumar estos dos sueldos y luego enviar el documento soporte de nómina electrónica a la DIAN cada mes. En caso de que pagues el salario mensualmente, también tendrás que hacerlo con la misma periodicidad.
¿Cómo implementar nómina electrónica en tu empresa?
La manera más fácil para implementar nómina electrónica en tu empresa es a través de un software como el nuestro que te brinde todas las facilidades para llevar a cabo este proceso en sólo 3 pasos: habilitación, generación/transmisión y validación.
¿Qué requisitos exige la DIAN para emitir nómina electrónica?
Los principales requisitos para emitir nómina electrónica según la DIAN son:
Tener un software para emitir nómina electrónica, Prefijo, consecutivo, razón social e identificación de la empresa, Código CUNE y QR , Periodo de nómina, moneda en que se paga, país, ciudad y dirección de la empresa , Fecha de emisión del documento, medio de pago y total final del sueldo , Datos del trabajador, datos del contrato, ingresos y deducciones
¿Qué es el documento soporte de nómina electrónica?
Es el documento que soporta las cifras de costos y deducciones en los impuestos de renta e IVA y te permite tener el control del pago de nómina de tus empleados sin dejar escapar detalle. Este documento es el que debes enviar a la DIAN mediante el software de nómina electrónica. Este archivo de nómina será base para el soporte de costos y deducciones aplicables al impuesto a la renta.
¿Qué es el documento Notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica?
Puede sonar un enredo, pero no te preocupes ¡es muy sencillo! La nota de ajuste es un documento electrónico donde se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica por errores aritméticos o de contenido que debes corregir para enviar la información correctamente a la DIAN. Podrás hacer las notas de ajuste las veces que lo requieras, pero recuerda que el último documento enviado es el que la DIAN tomará como válido.
¿Las provisiones se reportan por el documento soporte?
Las provisiones no forman parte del ingreso o deducción directamente en las novedades de nómina, por ende, no las debes reportar según el primer alcance de la resolución vigente.
¿Si ya tengo certificado digital para facturación electrónica, me sirve para nómina electrónica?
Por supuesto que sí, si ya tienes Factura electrónica con nosotros, podrás utilizarlo para la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica.