Chính sách người dùng Timesheet App ETS

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công ty Giải pháp số cho doanh nghiệp ETS và được áp dụng theo pháp luật Việt Nam để giải thích cách ETS thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan. Do vậy, khi sử dụng bất kỳ sản phẩm, dịch vụ, tiện ích và/hoặc xác lập bất kỳ giao dịch, quan hệ nào với ETS, Khách hàng cần đọc, hiểu rõ và đồng ý áp dụng Chính Sách.

Trong Chính Sách này, các từ viết tắt và/hoặc in đậm dưới đây được có nghĩa như sau:

“ETS” có nghĩa là Công ty Giải pháp số cho doanh nghiệp ETS và các công ty thành viên, chi nhánh trực thuộc, văn phòng đại diện của ETS (nếu có);

“Chúng tôi” có nghĩa là ETS;

“Khách hàng” có nghĩa là các Chủ thể dữ liệu cá nhân mà dữ liệu cá nhân đã và đang được ETS xử lý dữ liệu cá nhân;

“Dữ liệu cá nhân” là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với Khách hàng hoặc giúp xác định Khách hàng. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm, (dưới đây gọi chung là “Dữ liệu”);

“Xử lý Dữ liệu cá nhân” là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan (dưới đây gọi chung là “Xử Lý”);

1. Mục đích và phạm vi áp dụng

1.1. Quy định này được ban hành nhằm thiết lập các nguyên tắc, quy tắc, và trách nhiệm trong việc sử dụng ứng dụng nội bộ (sau đây gọi là “App”), nhằm đảm bảo việc chấm công, quản lý công việc, xử lý thông tin nội bộ được thực hiện đúng quy trình, hiệu quả và minh bạch.

1.2. Văn bản này áp dụng đối với toàn thể cán bộ, nhân viên, người lao động, cộng tác viên (sau đây gọi chung là “Người dùng”) làm việc tại Công ty Giải pháp số cho doanh nghiệp ETS, bao gồm các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện, trung tâm dịch vụ khách hàng và các bộ phận liên quan.

1.3. Việc sử dụng App nội bộ của ETS là bắt buộc đối với tất cả Người dùng có nghĩa vụ chấm công, cập nhật dữ liệu làm việc, xin nghỉ phép, tiếp nhận thông báo hoặc sử dụng các chức năng nội bộ theo phân công công việc. Việc Người dùng truy cập, đăng nhập và sử dụng App được xem là đồng ý hoàn toàn với các điều khoản quy định tại văn bản này.

2. Quy định về sử dụng App

2.1. App do Công ty Giải pháp số cho doanh nghiệp ETS phát triển, quản lý, và được thiết kế để sử dụng trong nội bộ công ty. Người dùng chỉ được phép sử dụng App cho các mục đích công việc và trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

2.2. Người dùng có trách nhiệm tự cài đặt App trên thiết bị cá nhân (điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính) theo đúng hướng dẫn từ Phòng Công nghệ thông tin hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của ETS. Không tự ý sử dụng các phần mềm giả lập, công cụ can thiệp hệ thống nhằm gian lận vị trí, thời gian chấm công hoặc giả mạo thông tin trên App.

2.3. Mỗi Người dùng được cấp một tài khoản cá nhân. Tài khoản này là duy nhất và được liên kết với mã nhân sự/hồ sơ làm việc của Người dùng. Người dùng không được phép chia sẻ tài khoản, mật khẩu hoặc thiết bị đăng nhập với bất kỳ ai dưới bất kỳ hình thức nào

2.4. Trong trường hợp phát hiện dấu hiệu bất thường như: tài khoản bị truy cập trái phép, thông tin sai lệch hoặc nghi ngờ gian lận, Người dùng có nghĩa vụ báo cáo ngay với Phòng Công nghệ thông tin và/hoặc cấp quản lý trực tiếp để được xử lý kịp thời.

3. Quy định về chấm công điện tử

3.1. ETS triển khai hình thức chấm công điện tử thông qua App để thay thế hoàn toàn hình thức chấm công thủ công, bán tự động hoặc giấy tờ. App sử dụng kết hợp công nghệ GPS, định danh thiết bị, nhận diện Wi-Fi nội bộ và nhật ký đăng nhập để xác minh thời gian và địa điểm làm việc.

3.2. Thời gian chấm công tiêu chuẩn được quy định như sau:

• Buổi sáng: Trước 8h30

• Buổi chiều: Sau 17h00
  (Trừ các vị trí đặc thù có quy định riêng theo đơn vị)

3.3. Mỗi Người dùng có trách nhiệm thực hiện chấm công đầy đủ 02 lần/ngày (vào đầu ca làm việc và kết thúc ca làm việc). Việc không chấm công đúng quy định có thể ảnh hưởng đến kết quả chấm công, tính lương, thưởng và đánh giá thi đua cuối kỳ.

3.4. Trường hợp gặp lỗi kỹ thuật không thể chấm công, Người dùng có nghĩa vụ báo cáo ngay với Phòng Công nghệ thông tin và/hoặc cấp quản lý trực tiếp để được xử lý kịp thời. Yêu cầu phải kèm theo giải trình hợp lý và minh chứng (ảnh chụp màn hình, tin nhắn xác nhận của quản lý…).

3.5. Hành vi chấm công hộ, sử dụng điện thoại hoặc tài khoản của người khác để chấm công, thay đổi vị trí địa lý giả mạo, sử dụng phần mềm gian lận vị trí (fake GPS), cài đặt máy ảo hoặc giả lập là vi phạm nghiêm trọng và sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định nội bộ của ETS, bao gồm: khiển trách, trừ lương, tạm đình chỉ công việc hoặc buộc thôi việc nếu tái phạm.

4. Nghỉ phép, làm việc từ xa và công tác ngoài văn phòng

4.1. Các hình thức nghỉ phép, nghỉ không lương, làm việc từ xa hoặc đi công tác đều phải thực hiện đăng ký trên App ít nhất 01 ngày làm việc trước thời điểm nghỉ/trước khi đi công tác (trừ trường hợp khẩn cấp có xác nhận của lãnh đạo đơn vị).

4.2. App có chức năng theo dõi tổng số ngày nghỉ phép, số ngày đã sử dụng và còn lại của từng Người dùng. Người dùng cần theo dõi thường xuyên để đảm bảo việc xin nghỉ đúng quy định và không vượt quá số ngày được phép nghỉ trong năm.

4.3. Trường hợp phát sinh điều chỉnh, hủy đơn nghỉ hoặc thay đổi địa điểm làm việc, Người dùng cần cập nhật lại thông tin trên App và chờ phê duyệt từ người quản lý trước khi áp dụng.

5. Quản lý, giám sát và xử lý vi phạm

5.1. Tất cả dữ liệu đăng nhập, vị trí chấm công, nội dung thao tác trên App đều được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ của ETS nhằm phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và đối chiếu.

5.2. Phòng Nhân sự và Phòng Công nghệ thông tin có trách nhiệm phối hợp kiểm tra dữ liệu App định kỳ hoặc đột xuất để phát hiện vi phạm, gian lận hoặc sử dụng App sai mục đích.

5.3. Người dùng vi phạm các quy định tại văn bản này sẽ bị xử lý theo nội quy lao động, quy chế lương thưởng, kỷ luật lao động của ETS và có thể bị truy cứu trách nhiệm cá nhân nếu gây thiệt hại về tài chính hoặc uy tín cho Tổng công ty.

6. Bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư

6.1. Mọi dữ liệu thu thập trong quá trình sử dụng App bao gồm: thông tin cá nhân, thông tin thiết bị, dữ liệu vị trí, lịch sử chấm công… sẽ được ETS bảo vệ và xử lý theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân ban hành kèm theo Thông báo số …/2025/ETS ngày … tháng … năm 2025.

6.2. Người dùng có quyền truy cập, yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân liên quan đến mình, trừ các trường hợp pháp luật quy định phải lưu giữ hoặc phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ.

6.3. ETS cam kết không chia sẻ, chuyển giao dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc trong các trường hợp bắt buộc theo pháp luật.

7. Cookie Và Các Công Nghệ Liên Quan

7.1. Các trang web và ứng dụng của Chúng tôi (“App”) có thể sử dụng cookies, thẻ pixel, tin điện tử beacons, plug-in hoặc các công nghệ khác, để tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên truy cập internet của Khách hàng và sử dụng các Ứng dụng của Chúng tôi, ghi nhớ việc Khách hàng sử dụng Ứng dụng của Chúng tôi, thông tin về thiết bị, trình duyệt, sở thích và thói quen duyệt tin điện tử của Khách hàng, cung cấp cho Khách hàng các sản phẩm và hoặc dịch vụ theo cài đặt ưa thích của Khách hàng và tổng hợp, thống kê về các hoạt động được thực hiện trên các Ứng dụng của Chúng tôi nhằm mục đích phục vụ các nhu cầu của Khách hàng.

7.2. Chúng tôi có thể xử lý Dữ liệu cá nhân của Khách hàng thông qua công nghệ cookies và các công nghệ liên quan theo các quy định của Chính sách này. Khi quý khách sử dụng hoặc truy cập các trang tin điện tử của ETS, Chúng tôi có thể đặt một hoặc nhiều cookie trên thiết bị của quý khách. “Cookie” là một tệp nhỏ được đặt trên thiết bị của quý khách khi quý khách truy cập một trang tin điện tử, nó ghi lại thông tin về thiết bị, trình duyệt của quý khách và trong một số trường hợp, sở thích và thói quen duyệt tin điện tử của quý khách. ETS có thể sử dụng thông tin này để nhận diện quý khách khi quý khách quay lại các trang tin điện tử của ETS, để cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa trên các trang tin điện tử của ETS, để tổng hợp số liệu phân tích nhằm hiểu rõ hơn về hoạt động của trang tin điện tử và để cải thiện các trang tin điện tử của ETS quý khách có thể sử dụng cài đặt trình duyệt của mình để xóa hoặc chặn cookie trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, nếu quý khách quyết định không chấp nhận hoặc chặn cookie từ các trang tin điện tử của Ngân hàng, quý khách có thể không tận dụng hết tất cả các tính năng của các trang tin điện tử của Ngân hàng. ETS có thể xử lý dữ liệu cá nhân của quý khách thông qua công nghệ cookie, theo các quy định của Chính Sách này và cũng có thể sử dụng biện pháp tiếp thị lại để phân phát quảng cáo cho những cá nhân mà ETS biết trước đây đã truy cập trang tin điện tử của mình. Trong phạm vi các bên thứ ba đã gán nội dung lên trên các trang tin điện tử của Ngân hàng (ví dụ: các tính năng truyền thông xã hội), các bên thứ ba đó có thể thu thập dữ liệu cá nhân của quý khách (ví dụ: dữ liệu cookie) nếu quý khách chọn tương tác với nội dung của bên thứ ba đó hoặc sử dụng các dịch vụ của bên thứ ba. Chúng tôi cũng có thể tiếp thị, quảng cáo cho Khách hàng mà Chúng tôi biết trước đây Khách hàng đã truy cập các Ứng dụng này. Trong phạm vi các bên khác đã gán nội dung lên trên các Ứng dụng của Chúng tôi, các bên đó có thể thu thập Dữ liệu của Khách hàng nếu Khách hàng chọn tương tác với nội dung của bên đó hoặc sử dụng các dịch vụ của bên đó.

7.3. Khách hàng có thể sử dụng cài đặt trình duyệt của mình để xóa hoặc chặn cookies trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, nếu Khách hàng quyết định không chấp nhận hoặc chặn cookies từ Ứng dụng của Chúng tôi, Khách hàng có thể không tận dụng hết tất cả các tính năng của các Ứng dụng này.

8. Trang Web Và Ứng Dụng, Dịch Vụ Của Các Bên Khác

8.1. Chính sách này áp dụng cho cả các trang website, ứng dụng và nền tảng của bên khác có cung cấp dịch vụ, tiện ích khác của Chúng tôi và các website, ứng dụng và nền tảng cung cấp dịch vụ, tiện ích khác của Chúng tôi có thông tin quảng cáo, các nội dung, liên kết, tích hợp, đường dẫn đến các trang website, ứng dụng, nền tảng của bên khác.

8.2. Khi truy cập các website, ứng dụng, nền tảng của bên này, Khách hàng nên đọc và tìm hiểu các chính sách về quyền riêng tư, bảo mật thông tin của họ. ETS không thể kiểm soát nội dung hoặc các liên kết xuất hiện trên các website, ứng dụng hoặc nền tảng dịch vụ của bên khác và không chịu trách nhiệm về các hoạt động được Khách hàng sử dụng bởi các website, ứng dụng, nền tảng khác của bên khác được liên kết đến hoặc từ bất kỳ trang tin điện tử, ứng dụng hoặc thiết bị nào cũng như việc bên khác xử lý dữ liệu của Khách hàng .

9. Thực Hiện Quyền Và Nghĩa Vụ Của Khách Hàng Đối Với Dữ Liệu

9.1. Trong phạm vi quy định pháp luật và chính sách của ETS, nếu Khách hàng có phát sinh các nhu cầu về: 

a) cung cấp dữ liệu của Khách hàng mà ETS đã thu thập, lưu trữ; hoặc 

b) truy cập vào dữ liệu của Khách hàng để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa (khi phát hiện dữ liệu của Khách hàng chưa đầy đủ, chính xác), xóa, hủy bỏ đối với các dữ liệu của Khách hàng mà ETS thu thập, lưu trữ; hoặc 

c) ngừng chia sẻ dữ liệu của mình cho bên khác, hoặc 

d) các đề nghị, yêu cầu khác trong phạm vi phù hợp với quy định pháp luật hiện hành,

9.2. Khách hàng có thể gửi yêu cầu tới ETS, hoặc tự truy cập, truy xuất, cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu thông qua các ứng dụng hoặc kênh tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng do ETS cung cấp từng thời kỳ. ETS sẽ nỗ lực tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để xử lý các yêu cầu phù hợp của Khách hàng.

9.3. Xin lưu ý rằng, trong phạm vi phù hợp với quy định pháp luật, Khách hàng có các quyền đối với Dữ liệu của Khách hàng, bao gồm đồng ý và/hoặc rút lại sự đồng ý đối một hoặc nhiều mục đích tại Chính sách này; quyền được biết về hoạt động xử lý Dữ liệu; truy cập để xem Dữ liệu của Khách hàng trên các ứng dụng do ETS cung cấp chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa Dữ liệu; yêu cầu cung cấp hoặc xóa Dữ liệu; yêu cầu hạn chế hoặc phản đối xử lý Dữ liệu. Việc Khách hàng đồng ý với một hoặc một số mục đích, rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý dữ liệu, xóa dữ liệu, phản đối xử lý Dữ liệu hoặc cung cấp Dữ liệu không chính xác, đầy đủ có thể dẫn đến việc Chúng tôi không thể hoặc không được phép cung cấp dịch vụ, tiện ích, tính năng như các Khách hàng khác hoặc không thể tiếp tục cung cấp dịch vụ, tiện ích cho Khách hàng theo chính sách của Chúng tôi hoặc quy định pháp luật chuyên ngành. Việc Khách hàng rút lại sự đồng ý, yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu, xóa dữ liệu, phản đối xử lý Dữ liệu không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý trước đó đối với Dữ liệu đã được chấp thuận của Khách hàng.

9.4. Các quyền khác như khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại, tự bảo vệ của Khách hàng sẽ thực hiện theo quy định pháp luật, trừ trường hợp Khách hàng và ETS có thỏa thuận khác.

9.5. Để bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình, Khách hàng cần nghiên cứu, hiểu rõ và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình, bao gồm nhưng không giới hạn:

a) Tự bảo vệ Dữ liệu của mình; yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan bảo vệ Dữ liệu của mình; 

b) Tôn trọng, bảo vệ Dữ liệu của người khác; 

c) Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời Dữ liệu cá nhân của mình cho ETS; 

d) Tuân thủ pháp luật; thực hiện đúng các nội dung Khách hàng đã thỏa thuận, cam kết và các điều khoản điều kiện, các văn kiện do ETS công bố, hướng dẫn của ETS và Chính sách này.

10. Hiệu Lực, Thông Báo Và Điều Chỉnh Chính Sách

10.1. Khi Khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của ETS và/hoặc khi Khách hàng xác lập giao dịch, quan hệ khác với ETS, Chính sách này là một phần của Điều kiện giao dịch chung về sử dụng sản phẩm dịch vụ của ETS, (các) điều khoản và điều kiện tương ứng của sản phẩm, dịch vụ mà Khách hàng đã giao kết với ETS và/hoặc các Hợp đồng, Thỏa thuận, văn kiện khác có liên quan.

10.2. Không phụ thuộc vào quy định tại điểm 10.1 trên đây cũng như hiệu lực của các Hợp đồng, thỏa thuận, văn kiện khác giao kết, xác lập giữa Khách hàng và Chúng tôi, Chính sách này luôn có hiệu lực áp dụng đối với Khách hàng cho đến khi các Mục đích xử lý được hoàn thành và có thỏa thuận chấm dứt xử lý dữ liệu cá nhân của Khách hàng với ETS; và/hoặc khi pháp luật (bao gồm cả pháp luật chuyên ngành điều chỉnh lĩnh vực hoạt động của Chúng tôi, pháp luật chuyên ngành có liên quan khác) và/hoặc các chính sách có liên quan của ETS quy định chấm dứt xử lý, xóa, hủy toàn bộ Dữ liệu của Khách hàng.

10.3. ETS có quyền cập nhật sửa đổi, bổ sung Chính sách này và sẽ thông báo cho Khách hàng về các sửa đổi và cập nhật đó (theo một trong các phương thức: thông báo công khai trên website của ETS, qua thư điện tử, qua ứng dụng di động của ETS, tin nhắn thuê bao di động hoặc các phương thức khác).

10.4. ETS hiểu rằng, việc Khách hàng sử dụng các website, ứng dụng hoặc sản phẩm dịch vụ của Chúng tôi, được xác định là Khách hàng chấp nhận Chính sách này và bản cập nhật, sửa đổi, bổ sung gần nhất của Chính sách này. Trong trường hợp thắc mắc về điều khoản trong Chính sách, Khách hàng vui lòng liên hệ với ETS theo địa chỉ liên hệ tại Mục 11 dưới đây.

11. Liên hệ với ETS nếu Khách hàng muốn thực hiện các quyền của mình hoặc có bất kỳ góp ý, phản hồi hoặc yêu cầu nào liên quan đến Chính sách này, vui lòng liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ qua email tại info@etstech.vn.