Privacy Policy for DocSwap

Last Updated: April 28, 2026 Public Policy URL: https://sites.google.com/view/docswapepdftoword

DocSwap converts PDF files to DOCX using a remote processing service. This policy explains what data is processed, why it is processed, who receives it, how long it is kept, and what controls you have.

Trust Center Highlights

• No Account Required: DocSwap does not require sign-up or profile creation to convert files. 

• Limited Data Processing: We process documents, file metadata, and limited technical data needed for conversion and security. 

• Local User Control: History and exported files remain on your device until you delete them. 

English Version

01. Developer and Contact

This policy applies to the DocSwap application and the developer or publisher identified in the Google Play listing for this app. If you have a privacy question or deletion request, contact us at docswappdf@gmail.com . 

02. Data We Process

When you choose and convert a document, the app processes the PDF file, file name, and file size needed to perform the conversion.

The backend also processes limited technical request data, including IP address or similar connection information, to apply daily quota limits, rate limiting, and abuse prevention.

Limited operational metadata, such as file name, file size, request status, technical deduplication identifiers, and connection data, may also appear in hosting observability or technical logs for reliability, debugging, and security.

DocSwap does not require account registration and does not intentionally collect profile data such as your name or email unless you contact support directly. DocSwap does not create in-app user accounts or profile pages.

03. How Conversion Works and Third Parties

When you tap Convert, your PDF is sent to the DocSwap backend and forwarded to Cloudmersive to generate a DOCX file. Cloudmersive acts as a service provider for document conversion. Please review their privacy information at cloudmersive.com/privacy-policy.

We do not share your data for advertising or marketing purposes. Files are only shared to other apps when you explicitly use a share or open action.

04. Local Storage on Your Device

Converted files are stored locally on your device. On Android, DocSwap stores a private app copy and may also create an export copy in Documents/DocSwap for user convenience on supported modern Android versions.

The app also stores local conversion history, such as output file name, source file name, file size, conversion date, and local file path or URI, so you can reopen or manage prior results.

On web, conversion history is stored locally in the browser or device, and the converted file may remain available as a local browser or session file until the session is cleared.

DocSwap disables Android cloud backup for app-private data where the platform honors that setting, though some device-to-device migration flows may still transfer app data depending on Android or device-vendor behavior.

05. Permissions and User-Initiated Sharing

On Android, the current build is designed to use the system file picker, app-specific storage, and platform document APIs where possible instead of broad storage or media permissions.

The app accesses the PDF you select, saves the converted file, and enables share/open actions only to

perform the conversion workflow that you request. Files are only shared to other apps when you explicitly use a share or open action.

06. Security, Retention, Deletion, and Storage

• Data in transit: files and request data are sent over HTTPS/TLS between the app, the DocSwap backend, and the third-party conversion service.

• Data at rest on your device: local history, private app files, and exported files remain on your device until you delete them, clear app data, or uninstall the app.

• Temporary backend retention: conversion responses may be stored temporarily for duplicate request handling for about 60 seconds, and quota reservation records may be retained for about 10 minutes before automatic pruning.

• Daily quota records: quota data applies to the active quota day and older records are not reused for the next day's quota calculation, although infrastructure retention may follow platform settings.

• Operational logs: hosting or service providers may temporarily retain limited technical metadata for reliability, debugging, abuse prevention, and security.

• Encryption scope: this policy confirms encryption for data in transit. It does not make a separate claim that all data at rest is always encrypted independently by DocSwap, because at-rest protection also depends on device storage, operating system, hosting, and service-provider controls.

• No long-term document archive: the DocSwap backend is designed not to intentionally keep a long-term archive of uploaded documents after conversion is completed. Third-party provider retention is governed by that provider's own policy.

• 
  

07. Ads, Analytics, and Sale of Data

The current version of DocSwap does not include third-party advertising SDKs or analytics/tracking SDKs such as AdMob or Firebase Analytics. We do not sell your personal data.

08. Your Choices

You can remove local history from the app, delete exported files from your device, clear app data, or uninstall the app. For privacy-related requests, contact docswappdf@gmail.com. Because DocSwap does not create in-app user accounts, there is no in-app account deletion workflow.

Versi Bahasa Indonesia

01. Developer dan Kontak

Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi DocSwap dan pengembang atau penerbit yang tercantum pada listing Google Play untuk aplikasi ini. Jika Anda memiliki pertanyaan privasi atau permintaan penghapusan data, hubungi kami di docswappdf@gmail.com.

02. Data yang Kami Proses

Saat Anda memilih dan mengonversi dokumen, aplikasi memproses file PDF, nama file, dan ukuran file yang dibutuhkan untuk menjalankan konversi.

Backend juga memproses data teknis terbatas, termasuk alamat IP atau informasi koneksi sejenis, untuk menerapkan kuota harian, rate limiting, dan pencegahan penyalahgunaan.

Metadata operasional terbatas, seperti nama file, ukuran file, status permintaan, pengenal teknis deduplikasi, dan data koneksi, juga dapat muncul pada observability atau log teknis hosting untuk reliabilitas, debugging, dan keamanan.

DocSwap tidak mewajibkan pendaftaran akun dan tidak dengan sengaja mengumpulkan data profil seperti nama atau email kecuali Anda sendiri menghubungi support. DocSwap tidak membuat akun pengguna atau halaman profil di dalam aplikasi.

03. Cara Kerja Konversi dan Pihak Ketiga

Saat Anda menekan tombol Convert, file PDF dikirim ke backend DocSwap lalu diteruskan ke Cloudmersive untuk menghasilkan file DOCX. Cloudmersive bertindak sebagai penyedia layanan pemrosesan dokumen. Silahkan lihat informasi privasi mereka di cloudmersive.com/privacy-policy .

Kami tidak membagikan data Anda untuk tujuan iklan atau pemasaran. File hanya dibagikan ke aplikasi lain ketika Anda secara eksplisit memilih tindakan share atau open.

04. Penyimpanan Lokal di Perangkat

File hasil konversi disimpan secara lokal di perangkat Anda. Pada Android, DocSwap menyimpan salinan private di aplikasi dan juga dapat membuat salinan ekspor ke folder Documents/DocSwap pada Android modern yang mendukung alur tersebut untuk kemudahan pengguna.

Aplikasi juga menyimpan riwayat konversi secara lokal, seperti nama file hasil, nama file sumber, ukuran file, tanggal konversi, dan path atau URI file lokal agar Anda bisa membuka kembali hasil sebelumnya.

Pada web, riwayat konversi disimpan secara lokal di browser atau perangkat, dan file hasil dapat tetap tersedia sebagai file lokal browser atau sesi sampai sesi dibersihkan.

DocSwap menonaktifkan backup cloud Android untuk data private aplikasi sejauh pengaturan platform tersebut dihormati, walau pada sebagian perangkat proses device-to-device migration masih bisa memindahkan data aplikasi tergantung perilaku Android atau vendor perangkat.

05. Izin dan Berbagi atas Tindakan Pengguna

Pada Android, build saat ini dirancang untuk menggunakan system file picker, penyimpanan private aplikasi, dan API dokumen platform jika memungkinkan, alih-alih meminta izin storage atau media yang luas.

Aplikasi hanya mengakses PDF yang Anda pilih, menyimpan file hasil konversi, dan mengaktifkan aksi share/open untuk menjalankan alur konversi yang Anda minta. File hanya dibagikan ke aplikasi lain ketika Anda secara eksplisit memilih tindakan share atau open.

06. Keamanan, Retensi, Penghapusan, dan Penyimpanan

• Data in transit: file dan data permintaan dikirim melalui HTTPS/TLS antara aplikasi, backend DocSwap, dan layanan konversi pihak ketiga.

• Data at rest di perangkat: riwayat lokal, file private aplikasi, dan file hasil ekspor tetap berada di perangkat Anda sampai Anda menghapusnya, membersihkan data aplikasi, atau uninstall aplikasi.

• Retensi sementara di backend: respons hasil konversi dapat disimpan sementara untuk menangani request duplikat selama sekitar 60 detik, dan reservation kuota dapat dipertahankan sekitar 10 menit sebelum dipangkas otomatis.

• Data kuota harian: data kuota berlaku untuk hari kuota aktif dan record lama tidak dipakai kembali untuk perhitungan kuota hari berikutnya, meskipun retensi internal pada infrastruktur dapat mengikuti pengaturan platform.

• Log teknis: penyedia hosting atau layanan terkait dapat menyimpan metadata teknis terbatas secara sementara untuk reliabilitas, debugging, pencegahan penyalahgunaan, dan keamanan.

• Ruang lingkup enkripsi: kebijakan ini menegaskan penggunaan enkripsi untuk data in transit. Kebijakan ini tidak membuat klaim terpisah bahwa seluruh data at rest selalu dienkripsi secara mandiri oleh DocSwap, karena perlindungan data at rest juga bergantung pada penyimpanan perangkat, sistem operasi, hosting, dan kontrol penyedia layanan.

• Tidak ada arsip dokumen jangka panjang: backend DocSwap dirancang agar tidak dengan sengaja menyimpan arsip jangka panjang dokumen yang diunggah setelah konversi selesai. Retensi pada penyedia pihak ketiga mengikuti kebijakan mereka sendiri.

07. Iklan, Analitik, dan Penjualan Data

Versi DocSwap saat ini tidak menyertakan SDK iklan pihak ketiga maupun SDK analitik/pelacakan seperti AdMob atau Firebase Analytics.

Kami tidak menjual data pribadi Anda.

08. Pilihan Pengguna

Anda dapat menghapus riwayat lokal dari aplikasi, menghapus file hasil ekspor dari perangkat, membersihkan data aplikasi, atau uninstall aplikasi. Untuk permintaan terkait privasi, hubungi docswappdf@gmail.com. Karena DocSwap tidak membuat akun pengguna di dalam aplikasi, tidak ada alur penghapusan akun di dalam aplikasi.