Advice

These are some rules of thumb for efficient email writing. I will be updating them!

1. Write informative email subjects, as this will help in indexing and searching.

2. Include the topic/general idea of your email in the subject line of the email.

3. If it is about a project, always include the project title or acronym in the subject line.

4. Always include the course name in the subject line if it is about a course.

5. Write short and concise emails. Usually, a few sentences are enough. But, just in case you need to say more, pick up the phone and call.

6. Write the general idea and scope of the email in the very first lines of the email body.

7. When replying to an email, start your reply above the quoted content included in your reply.

8. Use numbering or bullet points whenever possible.

9. Leave one empty line between paragraphs.

10. Writing in plain text is usually the best way to avoid a "funny" appearance in different mailers.

11. Double-check that you have included all the information you want to transmit to the recipient.

12. Double-check that you have included all attachments mentioned in the email body.

13. Use Dropbox or Google Drive or OneDrive links to send files whenever possible.

14. Write your (full) name at the end of the email in the form "First Name Last Name"

15. Use "Reply to All" whenever appropriate.

16. Respond within 24 hours.

17. Avoid grammar or spelling mistakes. Instead, proofread your emails with online proofreading services.

18. Don't you ever write in capital letters!

Jack Baker (Stanford University) has a great Υoutube tutorial on how to give effective presentations. Watch it here: https://youtu.be/wexYJHkDXiA

1. Η παρουσίαση είναι μια σειρά από οπτικά ερεθίσματα. Πρώτα ο εγκέφαλος βλέπει, και στη συνέχεια ακούει. Συνεπώς δίνουμε έμφαση στην οπτική εμφάνιση.

2. Πρέπει να γνωρίζετε το κοινό σας. Διαφορετική θα είναι μια παρουσίαση που απευθύνεται σε μη εξειδικευμένο ακροατήριο, και διαφορετική μια παρουσίαση σε ένα επιστημονικό συνέδριο.

3. Κάθε διαφάνεια είναι/περιέχει μια (μόνο) ιδέα ή μήνυμα που θέλουμε να περάσουμε στο ακροατήριο.

4. Ιδανικά αυτό το μήνυμα θα πρέπει να αποτυπώνεται στον τίτλο της εκάστοτε διαφάνειας.

5. Less is more (τα υπόλοιπα θα τα πείτε προφορικά κατά την παρουσίαση).

6. Για μη εξοικιωμένους ομιλητές/παρουσιαστές, κρατάμε τον κανόνα "1 διαφάνεια ανά λεπτό παρουσίασης".

7. Χρησιμοποιούμε το Slide Master του PowerPoint για τα πάντα. Για την τελική διαμόρφωση, απλά αλλάζουμε το Slide Master.

8. Κάθε διαφάνεια έχει ένα συγκεκριμένο layout από το Slide Master.

9. Αποφεύγουμε να φτιάχνουμε διαφάνειες με εισαγωγή text box. Ανταυτού, χρησιμοποιούμε το layout του Slide Master που μας ταιριάζει. 

10. Χρησιμοποιούμε διαφάνειες μεγέθους 16:9. Το 4:3 έρχεται από τον περασμένο αιώνα.

11. Λογότυπα κλπ βάζουμε μόνο στην πρώτη διαφάνεια.

12. Η τελευταία διαφάνεια έχει ευχαριστίες, το όνομα και το εμαιλ μας.

13. Αποφεύγουμε να χρησιμοποιούμε άσκοπα πολλά fonts, font sizes, χρώματα, bold faces κλπ κλπ. Θυμόμαστε ότι οι παρουσιάσεις είναι οπτικά κυρίως ερεθίσματα, και χρησιμοποιούμε τα μεγέθη των γραμματοσειρών και τα χρώματα με φειδώ. Ιδανικά αποφεύγουμε πάνω από δύο χρώματα γραμμάτων.

14. Συνήθως μια γραμματοσειρά μεγέθους από 20 έως 22 είναι ικανοποιητική για βασική γραμματοσειρά.

15. Χρησιμοποιούμε την αρίθμηση των διαφανειών και την ημερομηνία σε θέσεις που τις έχουμε ορίσει στο Slide Master. Οι default θέσεις είναι μια χαρά.

16. Γενικά τα default του PowerPoint είναι μια χαρά. Απλά μαθαίνουμε να τα χρησιμοποιούμε!

Μπορείτε να κατεβάσετε ένα υπόδειγμα συγγραφής διπλωματικής εργασίας από εδώ. Είναι βασισμένο σε υποδείγματα άρθρων από επιστημονικά περιοδικά.

Κατεβάστε την παρουσίαση από το soft skills seminar για τη συγγραφή εμαιλ, επιστημονικών κειμένων και παρουσιάσεων από εδώ. 

Bonus = στο τέλος της παρουσίασης υπάρχει ένα υπόδειγμα (προ μορφοποίησης...) βασικών διαφανειών