টাইম ম্যানেজমেন্ট এক অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয় জীবনে। সময়ের চেয়ে দামি আসলেই কিছু নেই। আমরা কর্মক্ষেত্রে অনেক সময় ব্যবস্থাপনার প্রশিক্ষণ নিই। আসলে দিনের কাজ কোনটা কখন করবেন, কোনটা আগে বা পরে—এসবই আসে সময় ব্যবস্থাপনার মধ্যে। যদি এই বিষয়টি সঠিক না হয়, তবে সারা দিন কাজ করেও ভালো ফল মেলে না।

আর আসলে প্রথমে জানতে হবে সময় বলতেই–বা আমরা কী বুঝি। সময় তো ঘড়ির কাঁটায় চলে। একে ক্লক টাইম বলা হয়, যার কোনো হেরফের হয় না। কিন্তু সময় আসলে আপেক্ষিক। কাজ থেকে ১০ মিনিটের বিরতি নিয়ে ইউটিউব বা ফেসবুক ব্রাউজ করতে গিয়ে নিজের অজান্তে ঘণ্টা কাবার হয়ে যায়। আবার ল্যাপটপে প্রাত্যহিক একঘেয়ে কাজ করতে করতে যেন লাঞ্চ টাইম আর আসে না। তাই সব মিলিয়ে দিনের ২৪ ঘণ্টাকে বুদ্ধি করে সাজিয়ে সঠিক সময় ব্যবস্থাপনা করতে পারলে জীবনে মিলবে সফলতা।

মাত্র তিনভাবে সময় কাটানো যায়। চিন্তা করা, কথা বলা ও কাজ করা। আমরা সারা দিন যা–ই করি না কেন, তাকে এই তিন শ্রেণির একটিতে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে। আর জীবনে সাফল্যের পথে এগিয়ে যেতে এই তিন ধরনের কাজই রাখতে হবে দিনের করণীয় কাজের তালিকায়। এবারে টাইম ম্যানেজমেন্ট বা সময় ব্যবস্থাপনার কিছু কার্যকর উপায় দেখে নেওয়া যাক।

১. সপ্তাহজুড়ে প্রতিদিন সময় রেকর্ড করা

কর্মক্ষেত্রে কথোপকথন, প্রজেক্ট আর বিভিন্ন কার্যক্রমে কতটুকু সময় লাগে, সেটা খেয়াল করে রেকর্ড করতে হবে প্রথমে সপ্তাহভর। আর তা যে শুধু কাজের হিসাব, তা নয়। যতভাবে সময় ব্যয় হয়, তার সবই আমলে আনতে হবে। এভাবে এক সপ্তাহের উপাত্ত পর্যবেক্ষণ করলেই বোঝা যাবে সময় কোথায় যাচ্ছে।

২. নিজের কাজের জন্য আলাদা সময় রাখা

আলাদা করে সময় না রাখলে কোনো কাজই করা হয় না ভালোভাবে। দিনের প্রাত্যহিক করণীয় কাজের ভিড়ে নিজের কোন বিশেষ কাজ হারিয়ে যায়। করা হয় না অথবা মানের ক্ষেত্রে আপস করা হয়।

৩. চিন্তা করার জন্য সময় বরাদ্দ

কর্মক্ষেত্রে সাফল্য পেতে হলে যত কাজ করতে হয়, যার প্রতিটি হওয়া উচিত সুচিন্তিত। এই ব্রেনস্টর্মিংয়ের জন্য আলাদ্য সময় অবশ্যই রাখতে হবে।

৪. কাজের বিঘ্ন ও বিরতিগুলোকে গোনায় ধরা

শুধু কাজ নয়, অকাজগুলোকেও গোনায় ধরতে হবে। কেউই টানা কাজ করতে পারে না। আবার আগে থেকে ঠিক করে রাখা শিডিউল অনুযায়ী কাজ করতে গিয়ে বিরতি নেওয়া বা বিভিন্ন কারণে বিঘ্ন ঘটতে পারে। এই সময়গুলোকে খেয়াল করে হিসাবের মধ্যে ধরতে হবে।

৫. দিনের প্রথম ৩০ মিনিট পরিকল্পনার জন্য রাখা

কাজ শুরু করার আগে প্রথমে আধা ঘণ্টা দিনের পরিকল্পনা করার জন্য রাখা উচিত। এতে উল্টাপাল্টা সময় ব্যয় হওয়ার সম্ভাবনা কমে যায়। পরিকল্পনা ছাড়া দিন শুরু করলে কাজের শৃঙ্খলা থাকে না। তাই এই ৩০ মিনিটই দিনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সময়।

৬. লক্ষ্য স্থির করা

লক্ষ্যবিহীনভাবে কাজ করে কিছুই অর্জন করা যায় না। প্রতিটি কাজ, মিটিং বা ফোনালাপের আগে এর মূল লক্ষ্য বা এর থেকে কী ও কতটুকু পাওয়া যাবে, তা ঠিক করে নিতে হবে।

৭. সবাইকে জানান দিন যে আপনি ব্যস্ত

‘ডু নট ডিস্টার্ব’ সাইন সব সময় লাগানো না গেলেও কোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজ করার আগে সবাইকে জানিয়ে দিলে ভালো। এতে এ সময় কেউ অযথা বিরক্ত করবে না। যেকোনো মেসেঞ্জার বা সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমেও বিরক্ত না করার সিগন্যাল সেট করা যায়।

৮. সারাক্ষণ অন্যদের মনোযোগ না দেওয়া

আপনাকে সব সময় চাইলেই পাওয়া যাবে, এ ধারণা থেকে সবাইকে বের করে আনুন। নয়তো কোনো কাজই ঠিকভাবে করা হবে না ফোন বাজলেই ধরতে হবে, ই–মেইল এলেই খুলে দেখতে হবে তা নয়। মেসেঞ্জারগুলোতেও আপনার সক্রিয় উপস্থিতির বেলায় একই কথা প্রযোজ্য।

समय प्रबंधन

जीवन में समय प्रबंधन बहुत महत्वपूर्ण चीज है। वास्तव में समय से अधिक कीमती कुछ भी नहीं है। हम कार्यस्थल पर समय प्रबंधन का बहुत सारा प्रशिक्षण लेते हैं। दरअसल, दिन का काम कब करना है, कौन सा पहले या बाद में - ये सब समय प्रबंधन पर निर्भर करता है। अगर यह बात सही नहीं है तो पूरे दिन काम करने से अच्छे परिणाम नहीं मिलेंगे।

और दरअसल, सबसे पहले हमें यह जानना होगा कि समय बताने से हमारा क्या मतलब है। समय घड़ी के हिसाब से चलता है. इसे घड़ी का समय कहते हैं, जो बदलता नहीं। लेकिन समय सापेक्ष है. काम से 10 मिनट का ब्रेक लेकर यूट्यूब या फेसबुक ब्राउज़ करने पर घड़ी कब बीत जाती है, पता ही नहीं चलता। लैपटॉप पर रोजाना का नीरस काम करते-करते लंच का समय दोबारा नहीं आता। तो कुल मिलाकर, यदि आप दिन के 24 घंटों का बुद्धिमानी से प्रबंधन करते हैं, तो आप जीवन में सफल होंगे।

समय बिताने के केवल तीन तरीके हैं। सोचना, बोलना और करना। हम दिन भर में जो कुछ भी करते हैं उसे इन तीन श्रेणियों में से एक में शामिल किया जा सकता है। और जीवन में सफलता की राह पर आगे बढ़ने के लिए इन तीन तरह के कामों को रोजाना करने वाली सूची में रखना चाहिए। आइए अब समय प्रबंधन के कुछ प्रभावी तरीकों पर नजर डालते हैं।

1. पूरे सप्ताह प्रतिदिन रिकॉर्ड समय

कार्यस्थल पर बातचीत, प्रोजेक्ट और विभिन्न गतिविधियों को पहले एक सप्ताह तक नोट और रिकॉर्ड किया जाना चाहिए। और यह सिर्फ नौकरी का खाता नहीं है. समय कैसे व्यतीत होता है इसका ध्यान रखना चाहिए। इस तरह अगर आप एक हफ्ते के आंकड़ों पर नजर डालें तो आप समझ सकते हैं कि समय कहां जा रहा है।

2. अपने काम के लिए समय निकालें

बिना समय निर्धारित किये कोई भी काम अच्छे से नहीं होता। दिनभर के रोजमर्रा के कामों की भीड़ में व्यक्ति का खास काम खो जाता है। नहीं किया गया या गुणवत्ता से समझौता किया गया।

3. सोचने के लिए समय दीजिए

कार्यस्थल पर सफल होने के लिए सभी कार्यों पर अच्छे से विचार करना चाहिए। इस मंथन के लिए अलग से समय रखा जाना चाहिए.

4. काम में रुकावटें और ब्रेक गिनना

केवल काम को ही नहीं, बल्कि गैर-काम को भी गिना जाना चाहिए। कोई भी व्यक्ति लगातार काम नहीं कर सकता. पुनः, पूर्व-निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार काम करने में विभिन्न कारणों से ब्रेक लग सकता है या बाधित हो सकता है। इन समयों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

5. दिन के पहले 30 मिनट योजना बनाने के लिए आरक्षित रखे

काम शुरू करने से पहले दिन की योजना बनाने के लिए आधा घंटा आरक्षित रखना चाहिए। इससे आने-जाने में समय बर्बाद होने की संभावना कम हो जाती है। बिना योजना के दिन की शुरुआत करने से अनुशासन नहीं मिलता। तो ये 30 मिनट दिन का सबसे महत्वपूर्ण समय है।

6. लक्ष्य बनाना

लक्ष्यहीन होकर कार्य करने से कुछ भी हासिल नहीं किया जा सकता। प्रत्येक कार्य, बैठक या फोन पर बातचीत से पहले उसका मुख्य लक्ष्य अथवा उससे क्या और कितना लाभ होगा, यह निश्चित कर लेना चाहिए।

7. सभी को बताएं कि आप व्यस्त हैं

परेशान न करें का संकेत हर समय नहीं लगाया जा सकता है, लेकिन कोई भी महत्वपूर्ण कार्य करने से पहले सभी को सूचित करना बेहतर होता है। इस समय कोई भी आपको बेवजह परेशान नहीं करेगा। डू नॉट डिस्टर्ब सिग्नल को किसी मैसेंजर या सोशल मीडिया पर भी सेट किया जा सकता है।

8. हर समय दूसरों पर ध्यान न देना

हर किसी को इस विचार से बाहर निकालें कि आप हमेशा उपलब्ध रहेंगे। नहीं तो कोई भी काम ठीक से नहीं हो पाएगा. यही बात मैसेंजर पर आपकी सक्रिय उपस्थिति पर भी लागू होती है।

(01/11/2024)