ขั้นตอนการสมัครเพื่อขอรับรองและสนับสนุนทางเทคนิคจาก IEEE Thailand Section

IEEE Thailand Section ขอแจ้งแนวทางสำหรับการสนับสนุนการจัดประชุมวิชาการนานาชาติ ตามกรอบของ IEEE เพื่ออำนายความสะดวกและส่งเสริมการจัดประชุมวิชาการนานาชาติในประเทศไทยให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุผลตามที่ผู้จัดประชุมฯ คาดหวังไว้ ดังนี้

ก่อนการจัดประชุมวิชาการ

1. ผู้จัดงานประชุมวิชาการ กำหนด Theme, แผนงาน, CFP, และ Conference webpage ล่วงหน้าอย่างน้อย 12 เดือนก่อนการประชุมวิชาการ (Define Theme, Action plan, CFP, and Conference Webpage) 

   • เอกสาร Theme  และ ขอบเขตของการจัดประชุมวิชาการตามกรอบของ IEEE

   • เอกสารแนวทางการจัดประชุมวิชาการตามกรอบของ IEEE (Conference Organizer Toolkit)

2. ผู้จัดงานฯ นำเสนอเอกสารต่อ Chapter/Society เพื่อขอรับการสนับสนุน (Chapter reviews proposal and give comments) ผู้จัดงานประชุมฯ สามารถค้นหาข้อมูลของ Chapter ต่างๆ ได้ทาง [Click]

3. ผู้จัดงานฯ นำเสนอเอกสารต่อคณะอนุกรรมการเพื่อให้ข้อเสนอแนะและให้การรับรอง (CQC: Review and Comment)

   • กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเพื่อประกอบการพิจารณาทาง https://forms.gle/azaUF8sEAzKmTV7v8

   • คณะอนุกรรมการ CQC กำหนดประชุมในวัน พฤ. ที่ 2 ของเดือน เวลา 18.30 น. (แบบ Online)

4. ผู้จัดงานฯ กรอกข้อมูลรายละเอียดการประชุมวิชาการฯ (Conference Information) กับทาง IEEE HQ ทาง https://www.ieee.org/conferences/organizers/conf-app.html

   • ตัวอย่างเอกสารการกรอกข้อมูล Conference Information ตามเอกสารแนบ

   • การสนับสนุนทางเทคนิค (Financial support)

     1. IEEE Thailand Section  = 0%

     2. IEEE Society Thailand Chapter  = 0%

     3. ผู้จัดการประชุมวิชาการ  = 100%

5. อนุกรรมการ CQC รายงานผลการพิจารณารับรองการจัดประชุมวิชาการต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสมาคม IEEE Thailand Section เพื่อพิจารณาอนุมัติ (ExCom: Approve) (4th  week)

   • Link สำหรับติดตามการขอรับรอง Technical Co-sponsorship โดย IEEE Thailand Section :  https://datastudio.google.com/s/lrUC627PPu4

6. หลังจากได้รับ MOU ระหว่าง ผู้จัดประชุมวิชาการ, IEEE Society Thailand Chapter, และ IEEE Thailand Section แล้วให้ผู้จัดงานกรอกข้อมูล Conference Publication form เพื่อขอรับ LOA จาก IEEE HQ ทาง

   • https://www.ieee.org/conferences/organizers/conference-pub-form.html

ระหว่างการจัดประชุมวิชาการ

1. เชิญ Keynote speakers (1/3 ควรเป็นสุภาพสตรี เพื่อส่งเสริมนโยบาย Woman in Engineer)

2. ส่งหนังสือเชิญเพื่อส่งบทความร่วมประชุมวิชาการ (Call for Papers),

3. เปิดระบบรับส่งบทความ (ควรเป็นระบบที่ IEEE ให้การรับรอง), 

4. เชิญ TPC ร่วมพิจารณาบทความ

5. พิจารณาบทความตามกรอบมาตรฐานของ IEEE ซึ่งระบุไว้ใน LOA

6. แจ้งผลการพิจารณาบทความ

7. เปิดระบบลงทะเบียนบทความ เพื่อจ่ายค่าลงทะเบียน

8. เปิดระบบรับส่งบทความรอบสุดท้าย เพื่อรับทความรอบสุดท้ายตามมาตรฐานของ IEEE (IEEE PDF express™)

9. แจ้งรายชื่อบทความ พร้อมตารางนำเสนอ (Tentative Programs)

10. แจ้งสถานะการลงทะเบียนต่อเจ้าของบทความ

11. ในกรณีที่จัดต่อเนื่อง และต้องการจัดการประชุมวิชาการต่อในปีถัดไป ขอให้รวบรวมสถิติการส่งบทความของปีปัจจุบัน เพื่อนำเสนอต่อคณะอนุกรรมการ CQC ตามข้อ 1 ของการเตรียมการ **ก่อนการจัดประชุมวิชาการ**

หลังการจัดประชุมวิชาการ

1. รวบรวมบทความแล้วตรวจสอบความคล้าย (Plagiarism check) ครั้งสุดท้ายกับ IEEE Crosscheck และส่ง Packing list ของบทความไปยัง IEEE HQ เพื่อพิจารณารับรองและตีพิมพ์ในฐานข้อมูล IEEEXplore (ภายใน 1 เดือน)

2. ส่งรายงานจัดการประชุมวิชาการต่อคณะอนุกรรมการ CQC และ รายงานผลการดำเนินงานในระบบ IEEE vTools