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SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Los Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA), están conformados por un conjunto de operaciones, procesos, normativas, herramientas, tecnologías, recursos humanos, espacios-materiales integrados en la gestión administrativa de una organización, centrados en administrar los documentos tanto en soporte físico como digital, desde su producción, tramite, organización, transferencia, almacenamiento, conservación en el tiempo y/o su eliminación.
No se debe confundir a los SIGEDA con los Archivos Generales o Centrales, ya que estos sistemas buscan gestionar de manera óptima todos los documentos de una organización en todas sus etapas.
La consolidación eficiente de un SIGEDA conlleva a la elaboración de políticas, normativas, procedimientos e instructivos los cuales buscan estandarizar y regulan la aplicación eficiente de la gestión documental en una organización, mejorando la calidad de todas las actividades que se realizan.
Un SIGEDA requiere de la consolidación una serie de archivos (Gestión, Administrativo, Intermedio e Histórico) y de servicios relacionados (Archivo Digital-Unidades de Registro de Documentos, entre otros) que permitirán aplicar herramientas y técnicas archivísticas para el tratamiento técnico y especializado de los documentos.
Es fundamental en un SIGEDA un recurso humano capacitado en las más modernas teorías y prácticas archivísticas, así como en la planificación y gestión de las unidades de información que coordinan.
Ha de contar con espacios físicos acondicionados para la prestación de los servicios a usuarios y el almacenamiento de grandes masas documentales, así como materiales, equipos, mobiliario y suministros idóneos para la conservación e instalación de los documentos a través del tiempo.
Finalmente, la tecnología aporta grandes beneficios en el almacenamiento y búsqueda de la información contenida en los documentos, así como en la ejecución de proyectos de digitalización documental, en este sentido los Sistemas Automatizados de Gestión Documental modernizan las organizaciones facilitando la toma de decisiones basadas en información documentada.
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