1. Ingrese a la pestaña de Documentos y seleccione Crear Documento. 

2. Busque y seleccione la plantilla que necesita.

3. Anote el asunto, agregue los destinatarios y el o los remitentes que firmarán dicho documento. Tome en cuenta que el documento no puedo contener combinación de firmas digitales y autógrafas. De no tener firma digital, se debe imprimir el documento, firmarlo, escanerlo y colocarlo como adjunto en el sistema.

4. Seleccione Generar Documento. 

5. Guarde y edite el documento en su computadora como lo haría normalmente siguiendo la guía plasmada en el mismo oficio. El sistema le asigna un número de documento temporal, no debe cambiarlo.

6. Cuando el documento este listo, guárdelo y vuelva al sistema. Seleccione en la sección de Acciones por realizar, Actualizar documento y seleccione el archivo. 

7. Cuando el documento este cargado y tenga la seguridad de que será enviado, selecciona Asignar identificación, de esta manera el sistema le colocará el consecutivo al documento. 

8. Si usted es el remitente y tiene firma digital, seleccione la opción de Firma digital y Aprobar documento. En caso de no tener, debe descargar el documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y subirlo como adjunto. Si no es el remitente, seleccione la opción de Enviar a aprobación. 

9. ¡Listo! El documento quedará finalizado y se enviará a despacho o distribución. 

Importante: La creación de oficios a través del Sistema de Gestión de Documentos Institucional debe respetar el orden jerárquico establecido. En este sentido, los Oficios Internos son de uso exclusivo dentro de la propia Unidad. Aquellos oficios que deban remitirse a otras dependencias u oficinas y que tengan carácter institucional, deberán contar con la firma de la Dirección.

En algunos casos, se solicita dar acuse de recibido de un oficio particular. Para ello, existen dos maneras para generar dicho acuse:

I. Dentro del sistema: 

1. Abrir el documento y seleccionar en la parte derecha en el panel de "Acciones por realizar", la opción de "Crear respuesta directa".

2. Elegir la plantilla de MEMORANDO.

3. Crear el documento de manera ordinaria.

Recuerde que, aunque no cuente con firma digital, puede realizar los documentos en el SiGeDI adjuntándole escaneado con la firma física.

II. Fuera del Sistema:

Enviar un correo a la Unidad solicitante del acuse de recibo utilizando el correo electrónico institucional.

Los documentos pendientes se pueden visualizar al ingresar a la parte de Gestión de Documentos en el Portal UCR. Para que estos documentos dejen de aparecer como tareas pendientes, se debe generar una respuesta o atenderlos en el sistema mediante la opción de Atención directa del documento, que se encuentra en la parte derecha en el panel de “Acciones por realizar”.

¿Porque es necesario e importante atender los documentos informativos?

• Para visualizar claramente cuáles documentos no han sido leídos o contestados.

• Para no generar una falsa cifra de documentos que no han sido leídos en la Unidad. 

• Para mantener el orden de pendientes. 

Para buscar un documento existen las siguientes opciones: 

Los documentos de índole personal, como las solicitudes de permisos con o sin goce de salario, deben cumplir las siguientes características, de acuerdo con las indicaciones del AUROL:

• NO realizarse mediante el sistema.

• NO deben llevar encabezados con los logos o acrónimos de la Universidad o de la Unidad.

• Deber ser ingresados al sistema como documentos externos, por lo cuál deben enviarse al correo de recepcion.eq@ucr.ac.cr (en caso de contener firma digital) o entregarse en la ventanilla (de tener firma física), para el procedimiento correspondiente.