Đặc điểm, chức năng và vai trò của hệ thống ERP

Hệ thống ERP là một khái niệm không còn xa lạ với những doanh nghiệp lớn trong thời kỳ chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ. Hiện nay, hệ thống ERP đã phát triển lên một nấc thang mới với những đặc điểm, chức năng riêng biệt. Tìm hiểu hệ thống ERP và vai trò của nó đối với doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

Nguồn bài viết: https://cloudify.vn/he-thong-erp-la-gi/

ERP là gì?

Thuật ngữ “ERP” lần đầu được sử dụng bởi các nhà phân tích ngành thuộc công ty nghiên cứu Gartner vào năm 1990, chủ yếu được sử dụng bởi các công ty sản xuất. Khác với các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, ERP là một hệ thống bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ sẽ giải quyết một yêu cầu cụ thể trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Hệ thống ERP là một giải pháp tích hợp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình một cách tối ưu và hiệu quả trên cùng một hệ thống duy nhất.

Nói cách khác, hệ thống ERP hỗ trợ công ty quản lý các hoạt động chủ chốt trong quá trình vận hành, bao gồm việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:

• Enterprise: Doanh nghiệp – Triển khai hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình hoạt động tốt nhất.

• Resource: Tài nguyên – Những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày… Nhân viên và nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên.

• Planning: Hoạch định – Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.

Hệ thống quản lý ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên bên trong doanh nghiệp một cách khôn ngoan. Triển khai ERP có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại nguồn vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình kinh doanh cốt lõi hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP

1. Nền tảng quản trị hợp nhất

Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP trong doanh nghiệp chính là hệ thống quản trị hợp nhất, có thể mở rộng và phát triển các chức năng khác nhau trong tương lai mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình có sẵn.

ERP là một hệ thống quản trị hợp nhất, từ việc sản xuất kinh doanh đến việc tối ưu hiệu quả công việc. Điều này giúp liên kết mọi thành viên trong doanh nghiệp với các phòng ban chức năng tạo thành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.

2. Hệ thống quản lý tự động

Hệ thống ERP là một phần mềm hỗ trợ đắc lực cho các nhà kinh doanh. Mọi thông tin, dữ liệu được lưu truyền một cách tự động giữa các bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, đây không phải là một dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế sức người.

3. Hệ thống quản lý có quy tắc rõ ràng

ERP là một hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Chính vì thế mỗi nhân viên sẽ có nhiệm vụ cụ thể làm việc theo quy định nhất quán, chặt chẽ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được nhà quản lý lập ra theo định kỳ.

4. Hệ thống quản lý liên kế giữa các phòng ban

Hệ thống ERP giúp liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Với phần mềm này tất cả nhân viên phải cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại chứ không được hoạt động một cách riêng lẻ.

Vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP được xem là hệ thống tối ưu nhất trong thời đại chuyển đổi số 4.0 hiện nay. Chắc hẳn không ít người đã từng nghe đến khái niệm, chức năng của hệ thống ERP. Tuy nhiên, vai trò của hệ thống này lại ít được nhắc đến hoặc không rõ ràng. Một hệ thống ERP thường sẽ có các vai trò sau:

1. Liên kết toàn bộ doanh nghiệp

ERP là một hệ thống với các phân hệ hỗ trợ quản trị tổng thể dựa vào nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là ERP có thể quản lý toàn bộ doanh nghiệp trên cùng một hệ thống. Từ các phòng ban, chi nhánh, đến phân xưởng, nhà máy,… đều được thu thập nguồn dữ liệu và đưa lên cùng một hệ thống.

Một giải pháp ERP sẽ liên kết toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp, bao gồm cả thông tin sản phẩm, kho hàng, nhân viên, khách hàng, tỉ lệ sản phẩm hư hỏng,… Bên cạnh đó, nó cũng giúp liên kết con người trong doanh nghiệp bằng cách tương tác với nhau qua phần mềm.

2. Tối ưu sử dụng nguồn lực với hệ thống ERP

Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị chính là công đoạn vận dụng nguồn lực và biến chúng thành tài nguyên cho doanh nghiệp. Cụ thể hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều phải có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho mục đích chung. Đồng thời, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp hoạch định, xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công ty.

Hệ thống luôn cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác về tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó, nó sẽ hỗ trợ thiết lập các quy trình khai thác nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Hay nói cách khác, hệ thống ERP giúp tối ưu việc sử dụng, hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.

3. ERP hỗ trợ việc quản trị doanh nghiệp

Trên hết, ERP là giải pháp hỗ trợ tổng thể, đồng nghĩa với hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quản lý doanh nghiệp của mình. Hệ thống ERP cần có giao diện trực quan, dễ sử dụng không chỉ để việc thao tác, làm việc của nhân viên được thuận tiện mà còn giúp nhà quản trị dễ theo dõi tình hình.

Trong thời đại 4.0 hiện nay, các giải pháp ERP cần hỗ trợ quản trị từ xa trên nhiều thiết bị. Nhà quản lý 4.0 ưu tiên sự di động, nhanh nhẹn, đa năng, thông minh. Chính vì vậy, hệ thống ERP, đặc biệt là ERP đám mây được coi là giải pháp phổ biến nhất hiện nay khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Việc ra quyết định, chỉ đạo từ xa cũng quan trọng không kém, đòi hỏi hệ thống ERP có các chức năng hỗ trợ tương tác như nghe, gọi, nhắn tin, gọi video,….

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Khác với các phần mềm đơn lẻ như CRM, HRM,… hệ thống ERP giống như bộ não của doanh nghiệp, tích hợp toàn bộ các ứng dụng vào cùng một hệ thống và sử dụng hệ cơ sở dữ liệu chung, cho phép sự đồng bộ dữ liệu trong doanh nghiệp.

Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ các bộ phận, phòng ban khác nhau, đưa dữ liệu vào máy chủ trung tâm hệ thống, đảm bảo các thông tin đều đầy đủ và chính xác theo thời gian thực. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi linh hoạt hoạt động của doanh nghiệp, có cái nhìn đầy đủ về những gì đang diễn ra bên trong cũng như hiểu rõ các nguồn lực của doanh nghiệp đang được sử dụng như thế nào.

Ví dụ, khi một sản phẩm trong kho đã được bán hết, các module quản lý hàng tồn kho sẽ tự động ghi lại thông tin này và thông báo cho các bộ phận liên quan để có thể bổ sung hàng tồn kho. Bộ phận bán hàng cũng sẽ được thông báo để họ có thể kịp thời thông báo cho khách hàng khi khách hàng cần tư vấn.

Các phân hệ cơ bản trong hệ thống ERP

Tùy vào đặc thù của công ty mà yêu cầu về tính năng của hệ thống ERP sẽ khác nhau. Thông thường trên thị trường, hệ thống ERP thường bao gồm các thành phần với các tính năng sau:

1. Tài chính – Kế toán

Phân hệ này được xem là trái tim của một hệ thống ERP, cho phép nhà quản trị nắm được tình trạng tài chính hiện tại và dự đoán tài chính trong tương lai. Ngoài ra, các công việc liên quan đến xuất hoá đơn, quản lý tiền mặt, lập kế hoạch và phân tích tài chính sẽ được tự động hóa.

2. Quản lý sản xuất

Như bên trên chúng tôi đã đề cập, quản lý sản xuất là phiên bản được xem là tiền thân của ERP. Phân hệ này sẽ giúp nhà quản trị theo dõi được toàn bộ các hoạt động sản xuất, nắm bắt được thông tin số lượng sản phẩm đang hoàn thiện và đã hoàn thành. Từ đó, hệ thống sẽ tính toán thời gian trung bình, chi phí sản xuất, so sánh cung cầu để giúp nhà quản trị lập kế hoạch sản xuất.

3. Quản lý nhân sự

Phân hệ này bao gồm tất cả các tính năng của phần mềm HRM và các tính năng bổ sung khác. Phân hệ nhân sự giúp nhà quản lý tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự từ hoạch định nguồn lực nhân lực, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo,… giúp nắm bắt được tình hình biến động nhân sự ở từng bộ phận nhằm kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự.

4. Quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho giúp nhà quản trị kiểm soát số lượng tồn kho, đơn vị lưu kho riêng lẻ với một bức tranh tổng thể. Nhà quản trị dễ dàng quản lý triệt để chi phí hàng tồn kho, nắm được số lượng hàng đang tồn kho và hàng sắp đến.

5. Quản lý quan hệ khách hàng:

Phân hệ này sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, lịch sử giao tiếp giữa khách hàng với công ty, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp để cải thiện tình hình kinh doanh và cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

6. Quản lý dự án

Mô-đun cho phép doanh nghiệp theo dõi dự án và quản lý nguồn lực tham gia. Nhà quản trị dễ dàng theo dõi các nguồn lực và chi phí, đồng thời lập kế hoạch năng lực và lợi nhuận đến từng chi tiết.

Ngoài ra còn một số phân hệ khác được tích hợp thêm nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

Hệ thống ERP phù hợp với lĩnh vực nào?

1. Ngành nông nghiệp khai thác

Các hoạt động chính của ngành liên quan đến hoạt động sản xuất nguyên liệu thô, nông sản và các loại khoáng sản. Những nguyên liệu được lấy từ hoạt động chăn nuôi thủy sản, hải sản, động vật, khai thác gỗ, khai thác khoáng sản, trồng cây nông nghiệp, cây công nghiệp… Hệ thống ERP có thể thống kê rất nhiều loại nguyên vật liệu cùng lúc theo từng chỉ tiêu được yêu cầu. Đồng thời trong sản xuất, ERP còn hỗ trợ quản lý chất lượng thành phẩm.

2. Ngành dịch vụ tài chính

Dịch vụ tài chính bao gồm ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty tài chính,… Đây là ngành đang rất phát triển trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay. Các dịch vụ về tài chính, ngân hàng xuất hiện ngày càng nhiều. Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, khách hàng, chăm sóc và cải thiện mối quan hệ khách hàng, nhắc nhở lịch hẹn, lịch thông báo tư vấn,…

3. Ngành thông tin

Những công ty kinh doanh trong ngành thông tin sẽ bán lại những sản phẩm đã đăng ký quyền sở hữu trí tuệ hoặc nhượng lại có thời hạn để vừa đảm bảo sản phẩm không bị đạo nhái vừa thu được lợi nhuận. Các nhà cung cấp hệ thống ERP cũng thuộc ngành thông tin và chính các nhà cung cấp cũng có thể sử dụng hệ thống này để cải thiện và tăng tốc quy trình kinh doanh của mình.

4. Ngành kinh doanh dịch vụ

Đây là một trong những loại hình kinh doanh đang rất phát triển hiện nay. Ngành này không tạo ra hàng hóa hữu hình mà cung cấp cho khách hàng các dịch vụ, hàng hóa vô hình, thu lời từ trải nghiệm khách hàng. Ví dụ: khách sạn, nhà hàng, tour du lịch, tư vấn bất động sản, tư vấn kinh doanh, tư vấn pháp lý,… Hệ thống ERP luôn có chức năng thông báo theo thiết lập giúp nhân viên dễ dàng chăm sóc khách hàng, tư vấn khách hàng tiềm năng, gia tăng hình ảnh doanh nghiệp.

5. Bán lẻ và phân phối

Bán lẻ luôn là một kênh bán hàng hiệu quả cao, giúp các doanh nghiệp thu được rất nhiều lợi nhuận. Nhờ có bán lẻ mà hàng hóa, sản phẩm được đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng nhanh hơn. Chính vì vậy, hệ thống ERP là công cụ giúp các chủ cửa hàng tránh nhầm lẫn, tính toán nhanh chóng, chuẩn xác hơn.

6. Ngành sản xuất

Sản xuất là ngành chế biến các nguyên liệu thành sản phẩm sau đó bán để thu lợi nhuận. Những doanh nghiệp ngành sản xuất có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa tiêu dùng trên thị trường. Đặc biệt là những mặt hàng thiết yếu cho nhu cầu sử dụng hàng ngày của con người. Đối với ngành này, quy trình thường được vận hành ở độ chuyên môn hóa cao nhằm đáp ứng số lượng hàng hóa lớn. Chính vì vậy, hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu và tăng tốc quy trình ấy dựa vào sự tùy chỉnh mang tính chuyên sâu cao.

Lời kết

Hệ thống ERP đã và đang là công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp tuyệt vời từ khi xuất hiện. Với hệ thống ERP, doanh nghiệp của bạn sẽ được tự động hóa quy trình kinh doanh, tối ưu được năng suất làm việc của nhân viên.