第一次常會

2013.09.23 第十五屆中醫系學會 第一次常會會議記錄

會長：

1.      先請各位新上任的部長及副部長自我介紹。

2.      郭翰澤副會長主要是處理部會外的聯絡。

3.      系上經費的問題一直存在，請大家務必節約利用，以小錢得到最大活動效率，並且實報實銷。

4.      請各部門提出己做事宜，以及需要什麼幫助。

5.      活動部辦理活動時，記得請人支援拍攝及照相，以留下更詳細的活動記錄，讓評鑑資料更齊全。

副會長：

1.      為了因應評鑑，請各部有舉辦任何活動時，盡量要將「簽到」、「結束後問卷」、「活動記錄」，不論有無經費核銷也請將資料完整留存，方便查詢活動情形。

2.      活動拍攝及照相時，多留意師長及學生們之間的互動，而非單純的娛樂相片。

3.      人文小站的清潔，請美宣部注意一下，要於活動後一個禮拜內復原，期初系大結束後先請大家來一次大掃除。

4.      若演講可以提早確定日期，可以申請深耕，增加出席意願。

5.      應該要有「儲備幹部」的想法，讓大家可以有更換系部會的機會，請各部長注意是否有不適任該部的人員，個別處理，以讓大家適得其所發揮所長。

6.      各部人員招生數：教學部6個、國事部8~9個、祕書部1個、總務部1個、藥園部2~3個、網管部1個、學術部8個、美宣部8個、體器部6~7個、活動部8個、公關部5個、醫改會2個。新部會人員，下週一辦理面試及諮詢，下週五決定。

教學部：

1.      高年級的學長姊會組成一個教學團，很多有的是CM99、CM100的學長姊，還有演講的部份，也邀請到很多經驗豐富的醫師，請大家務必多多出席，否則出席率太低，以後要辦就很困難了。

2.      新書優惠價格：「望診之鑰-十字面形診治法」、「鼻病望診與治法」，長庚中醫可用1100元購得，之後會在醫甸園公佈，請多加宣導，購書所得八成將捐助清寒。

總務部：

公關部：

贊助廠商越來越難拉，之後要盡量往藥廠方向發展，而中醫營及迎新宿營都有收費，以後不拉贊助，還是盡量以系學會活動(如通訊錄)來拉贊助，這樣錢才能用得適得其所。

國事部：

1.      1.「SCOPE & SCORE學生交換暨學長姊經驗說明會」，在9月25日期初系大有半小時的宣傳，而有幾位CM105的學長姊不易喬到時間，希望9月27日可以辦完。

2.      目標要做一支影片，讓大家短時間知道國事部在做什麼，有講座或影展，也會讓通識課程結合，以增加參加意願。

3.      11月有人權週，要辦演講及講座。

4.      12月有愛滋週，要辦義賣。

秘書部：

1.      往後會議資料公佈給大家後，若有誤或需要補充者，請大家務必協助。

2.      全系通訊錄的地址部份，往後建議刪除，下學期常會可再討論是否改列別的資料(如Email或BBS帳號)。

活動部：

1.      先報告期初系大的部份，上週一己經開始，但遇到中秋連假及迎新宿營，所以變得有點趕，不過，我們仍會將活動辦得有趣，目前正在擬主持人的稿及活動細流，今年提早到17:30開始，但仍可能會持續到十點。需要他人幫助的部份，嗯…主要是時間不夠，放心，我們會使命必達的。

2.      期末系大，將於第二次常會討論。

網管部：

學期末電腦主機板D槽燒掉，內部的資料也消失了，目前的主機是新的，FTP正全力搶救中，現在的需求是，以後請學弟妹選部時，要強調網管部需要電腦能力高的人，才能更有利於運作。

體器部：

1.      華佗盃預計11月9、10、16、17號舉辦，地點尚在協調中，確定後會儘快公告給大家。

2.      可否申請採買器材，例如燈具、麥克風、音源線等等，但這次需求未列入預算審核，目前先口頭詢問，會長答覆：先以非消耗品為主。鄭存翔副會長回覆：也向建議學校申請新設備器材，以增加借用到好設備的機會。

學術部：

醫中今見系刊，發行方式為紙本及電子檔，發行數量暫訂為100本。

美宣部：

系服，需要一定數目，價格才會比較滑算(系服是新生免費，由系學會付費)，首先，圖案的部份，舊系服是polo杉，但圖案比較老氣，大家接受度可能比較低，但當初會換成這現行的白系服，是全系徵稿再投票來的，但這白T是12色，製作費用較高，所以要向一到四年級投票是否要換系服。

藥園部：

藥舖參訪暫定於10月27日，地點可找學校或長庚後山，可使大家更認識四周圍的植物。下學期就業博覽會，藥園部與公關部可辦理去參觀藥廠，可拉得2萬多的贊助，最佳廠商為港香蘭，但它在南部，若確定可行，請大家務必參加。

第二次常會

2013.10.24 第十五屆中醫系學會 第二次常會會議記錄

§中醫營臨時討論

中醫營總召：考量中醫營與系學會合併是否可行，將中醫營的帪本對系學會公開，而且營隊都是在中醫系四樓辦理，回饋是理所當然。我們應該推行中醫系的大活動要大家都參加，不然，大一暑假要上課，是否會影響他們加入中醫營的意願，應該想一個解決方法。大一及大二應選出一員當副召，當作聯絡管道。

中醫營組長：我不建議合併的原因，是因為我們部不像系學會有預算考量，所有的一切都是我們自己找來的，所以由我們自行管理最佳。

公關部部長：不建議強迫制，因為會有許多冗員，拿了便當及錢卻不做事的人，反而會造成困擾。中醫營與系學會合併最好的理由，就是讓全系的人認為這是系上的事，而不是一個額外的營隊，會增加參加人數及參與意願。

會長：那我宣佈最後討論結果，營長總召請將組織章程完成、相當比例回饋系學會、公開帳本給系學會。

§各部會討論事宜

會長：

1.之前會長及副會長由自行有意願者擔任，下一屆各部部長請各位部長在下學期初的時候，就可以開始物色適合人選，讓他們盡早熟練各部事宜。

2.醫聯會的成員，只要是中醫系及醫學系的學生，就是其中一員，由國事部部長介紹醫聯會的組織，我們主要是對校內副會長，醫聯會所辦的活動，都可以參加及監督。

副會長：中醫週原本訂在第八週，不過，確定是課業最重的期中考，會再改期。

祕書部：要上傳各屆系學會部長的名單，以利大家聯繫相關事宜

網管部：FTP架設己完成，但仍無法上傳及下載，請儘快解決。請去追一張用來備份FTP資料的光碟。

總務部：

1.把前幾屆的預算單找齊。

2.下學期的系學會費用己收齊。

3.系隊獎金的頒發，統一由體器部統計，再由體器部編預算向總務部申請，會再確定章程及頒發金額。

美宣部：投票結果是目前白色系服要換掉，舊款黑色polo衫也不要，因此系服確定要徵稿，而系服最好不要常常變動，此次系服會先做200件(約3屆)，上限價格200元，會問過廠商關於圓領衫或polo衫、布料之後，再給大家統計。

公關部：可於國事部或教學部辦理講座時，向相關單位或基金會拉贊助，可增加公關資金來源。

醫改會：與會長前往花蓮開會，車馬費1000元、影印費100元，基本上是實報實銷，先列預算考量。

學術部：系刊提出需求共117本，超出之前所印製的100本，之後會盡量先把電子檔先公開給大家，再統計需求量，讓大家可以都能詳閱其內容。

體器部：華佗盃日期為11/9、11/10、11/16，目前比較困擾的是，徵比賽球員，由於現在看B板的人較少，現在會盡量在FB讓大家轉發增加宣傳。說明目前大略情況，11/9及11/16活三己被借走，所以會在薄膜，行程部份羽足桌會在同一天，所有的系隊及詳細行程會於10月底前公布給大家。

藥園部：藥園專訪己完成，活動照片皆有留著備檔。上山參藥的行程，仍在規畫中。

第三次常會

2013.11.27 第十五屆中醫系學會 第三次常會會議記錄

會長：各部門整學期遇到過的問題及自我檢討書，要做出傳承檢討之電子檔，讓大家都能詳細了解各部門的狀況。

副會長：下學期活動及預算可以準備申請了。

討論室的使用，務必加強宣導清潔教育，並且落實部產物品清點。

中醫週仍暫定於下學期第八週。

系學會章程修改，將於12月18日討論。

活動部：華佗盃－下次時間及規畫會提早宣傳，以增加參加人數。

        期末系大時間－12月30日，地點：活動中心二樓動態展場地。內容：卡拉OK表演及穿插少許小遊戲。

體器部：球隊獎金：上學期有校長盃，下學期系際盃、大醫盃(全國)。

以獎盃計算，頒發給系隊，校內冠軍1500、亞軍1000元、季軍500元，校外冠軍2000、亞軍1500元、季軍1000元，但三次球際盃總額上限為20000元，若得獎過多則將總額依比例分配。

網管組：電腦硬碟故障，先用舊電腦改裝新硬碟，儘快將FTP修復。

美宣部：美術展覽－學校有高額贊助，可展出中醫系與醫學系學生的美術作品，行程及辦理將於往後通知，先跟大家宣導有此項活動。

        系服進度－徵稿期限為102年11月29日，色彩為5色以下，12月中旬會投完票，12月底套量尺寸，廠商為”獨衣無二”，決定方案為500件(4~5年分期製作)、會讓學弟妹在寒假時拿到。

        人文小站清理己完成。

總務部：有需要領款者，須向總務部拿取請款單，再拿發票或收據領取金額。

國事部：交換學生－國家己確定，scope有7位，score有5位。

藥園部：12月8日辦理上山採藥，由許權維助教帶領，保險己辦妥。

學術部：醫文獎－己開始徵稿，請大家廣為宣傳。

        系刊進度－紙本己發放完畢，電子系刊也完成，但檔案很大。

秘書部：今年的通訊錄說明，主要有以下變化：1.校車時刻表刪除了，原因是泛航取消了網路公告的時刻表，經電話詢問，承辦人員回覆僅有首末班及班距時間，為了資料要正確的考量，便刪除了校車時刻表，只放總務處公告的三重客運班認，而持續追蹤下，泛航己在11月1日放上新的時刻表，明年通訊錄會注意將時刻表放入。2.醫院小卡沒有防水，由於訪價時專注在壓低價格，所以只選了便宜的硬紙質，下次會將此需求加入，改成硬紙加防水膜。3.有些學長姊資料空白，實在是本人不願意將資料公開，所以沒有強迫放上，但由於醫院PHS是重要聯絡資訊，此項一定要放入通訊錄。

公關部：宿營、中醫營等等建議不要拉贊助，由公關部贊助即可，不然全部都以中醫系名義在外，可能反而造成拉贊助的困擾。

        開源方式主要會增加對藥廠拉贊助，並針對各項相關性企業來拉贊助。

第四次常會

2013.12.23 第十五屆中醫系學會 第四次常會會議記錄

一、各部門公告

會長：章程修改延後至下學期。

      部產清點：請各部詳細清點，並列冊，最好能上鎖加強管理。

      下學期開始盡量帶下一屆部長一同開會。

交接清單：詳填全年度該做的事件以利交接，此份不公開，為系學會內部監管。

白皮書：報告完成的事件、過程中的問題、解決方法等等，會公開給大家參閱。

      (交接清單及白皮書，須在下學期中旬能完成。)

副會長：要向學校呈報的預算於1月12日前給副會，下學期系學會預算於開學前一週開始交總務部部長，開學日截止。而評鑑資料的細節於明天開完學校評鑑會後公告給大家。

活動部：期末系大：2013年12月30日18:30活二表演廳

     攝影問題：會請各班派一人協助拍攝活動，確保活動能留下記錄。

體器部：部上器材：會請部員共同清理乾淨及清點。

         大醫盃：報名期限訂於12月31日，舉辦日期為2月28日~3月2日，競賽項目還有唱歌、桌遊(免報名費)、電競(1千元報名費)、游泳等等，會再加強宣傳。

網管組：FTP己完成修復，但之前的資料因D槽燒毀無法修復，請大家宣導，有之前資料的學長姐能儘量將資料上傳至FTP共享，共有700G，每個年級約可分享100G。

美宣部：目前系服進度：五件案子將以定案稿一人一票重新投票。

     定年份不得隨意修改：7屆

     每一年系服出來的時間點盡量固定：第一學期結束前。

     攝影大賽：下一屆交回給學術部辦理。

     裱框：下學期申請預算。

     美展：美展於下學期辦理，輪流協辦及補助屆時討論。

總務部：收支情形：下學期開結預算會議，將與常會分開，而下學期結預算單提報須於會議前一週截止。目前沒有超支預算的部份。

國事部：公關拉贊助：贊助持續進行中，而1月24日報下學期演講深耕。

     交換學生：證書己完成頒發，有需求者可向國事部部長提出，再印製。

藥園部：之前上山採藥的活動，遊覽車的發票未到，其他己辦妥。

學術部：醫文獎：目前有五篇投稿(1篇散文、4篇新詩)，決選會在台北醫學院。

秘書部：會議記錄給各部參閱時，若有需要修改或增減的部份，請務必告知。

教學部：黃庭書錢運用

     讀書會

公關部：中醫營與中醫周拉贊助的廠商名單不重覆，所以拉贊助的金額不會衝突。

二、世界醫學生學會：(大四張芳瑜學姐)預計想在會場周圍設置中醫介紹的攤位，除了可以多向中醫師公會等等爭取到經費，也可利用攤位使沒有得到徵選的學生得以表現，此活動於8月2日開始會前籌備，於2014年8月5~11日正式舉辦，主要是用英文向大眾介紹中醫，輪班早中晚班，人力需求簡介再請系學會至各班宣傳，統計欲參與人數後，再詳細討論細節。