Achats des Loges GLNF

Comment procéder pour réaliser un achat pour le compte de la Loge chez Scribe ?

Le plus simple et le plus rapide

Vous passez à la boutique ou vous commandez en ligne, vous réglez et vous vous faîtes rembourser en produisant le justificatif d'achat* et votre RIB/IBAN au Frère Trésorier de votre Loge, lequel, après avoir demandé et obtenu l'accord du Vénérable Maître**, transmettra au GTP de votre Province qui procédera au virement de remboursement du compte de la Loge vers votre compte personnel. Il suffit de respecter cette procédure. Votre interlocuteur est le Frère Trésorier de votre Loge. Le GTP ne traite que des demandes en provenance des Trésoriers de Loge validés par les Vénérables Maîtres (principe de double signature et de droits).

(*) Qu'importe qu'il soit à votre nom ou celui de la Loge, voire anonyme dans le cas d'un ticket de caisse, du moment que le Vénérable Maître valide l'achat.

(**) Celui-ci peut être réalisé par un simple mail du Vénérable Maître confirmant son accord pour l'achat référencé, à joindre au justificatif de l'achat.

Pour un règlement direct de la Loge à Scribe

Cela n'est possible que par une commande en ligne et par virement.

Le processus est le suivant :

1. Vous allez sur le site de Scribe, et vous commandez ce que de besoin.

2. Vous confirmez la commande en précisant éventuellement en note de livraison que vous retirerez les fournitures à la boutique, sinon en laissant votre adresse de livraison ou en ajoutant celle du destinataire de cette commande*.

3. Vous choisissez comme mode de paiement : paiement par chèque (ce qui aura comme conséquence que la commande ne sera traitée que lorsque Scribe aura reçu le montant, en l'occurrence par virement, sur son compte (RIB/IBAN ci-après).

4. Vous imprimez la commande, papier ou PDF, et vous la transmettez à votre Frère Trésorier de la Loge. Dans le cas où vous avez prévu de retirer les fournitures à la boutique, vous déduisez les frais de port (imputés automatiquement pour les commandes en ligne) et vous précisez bien le montant à régler pour le GTP.

5. Le Frère Trésorier demande et obtient l'accord du Vénérable Maître** et il transmet la commande et l'accord au GTP.

6. Le GTP réalise le virement du compte de la Loge au compte de Scribe en mentionnant dans le libellé la référence de la commande pour faciliter le rapprochement.

7. Dès que Scribe constate le crédit du montant avec la référence de la commande sur son compte, la commande est traitée et expédiée ou vous êtes prévenus que vous pourrez la retirer à la boutique, suivant vos instructions. Dans le cas d'un retrait, vous devez présenter un exemplaire de la commande ou, à tout le moins, pouvoir indiquer son n° de référence.

Cela peut être réalisé rapidement si on observe bien la procédure.

(*) Qu'importe que la commande soit à votre nom ou celui de la Loge du moment que le Vénérable Maître la valide.

(**) Celui-ci peut être réalisé par un simple mail du Vénérable Maître confirmant son accord pour la commande référencée, à joindre à celle-ci en justificatif.

Pourquoi qu'une commande en ligne plutôt qu'un devis ?

C'est pour vous assurer de ce que vous commandez. Mais cela revient de fait à un devis en ligne.

Par expérience, les demandes de devis par mail sont sujets à interprétations, les uns et les autres n'utilisant pas les mêmes dénominations, ou les demandes sont trop imprécises. Or, tout ce que que propose Scribe est sur son site et ordonné par Rites, grades, fonctions, etc.

Si vous ne savez pas ou si vous hésitez, obtenez ces précisions auprès du demandeur ou des anciens. Scribe peut également vous assister, sur place, par le conseil (il y a également un poste de consultation à disposition dans la boutique), ou via l'assistance en ligne du site en chat - conversation instantanée - (très pratique) ou par téléphone au 01.47.63.65.00 (souvent occupé).

Bientôt...

D'ici la fin de l'année, normalement, avec la mise en ligne du nouveau site de Scribe, ces procédures seront intégrées. Il y aura ainsi la possibilité de demander des devis (à l'instar de ce que peuvent faire déjà les Provinces) et de commander pour le compte d'une Loge avec la notification simultanée des 3 officiers concernés pour faciliter, sécuriser et accélérer les procédures de validation et de paiement.

RIB/IBAN de Scribe

Correspondants provinciaux & compte de la Loge

Pour les nouveaux officiers de Loge, pour obtenir les coordonnées de contact de leurs correspondants provinciaux, sur Regius (avec leurs droits respectifs) :

Et pour obtenir l'IBAN du compte de la Loge :