INFORMATIVA PRIVACY – INVIO MANOSCRITTI

Ultimo aggiornamento: 28 agosto 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Associazione Culturale Nero Cafè
Email: info@neropress.it

La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali forniti dagli autori nell’ambito dell’invio di proposte editoriali a Nero Press.

2. Modalità di invio delle proposte

Le proposte editoriali possono essere trasmesse:

• attraverso l’apposito Google Modulo presente nell’area dedicata all’invio dei manoscritti;

• mediante gli indirizzi di posta elettronica indicati da Nero Press per determinate tipologie di proposta o modalità di invio.

3. Dati personali trattati

A seconda della modalità di invio e delle informazioni fornite dall’autore, possono essere trattati:

• nome e cognome;

• indirizzo email;

• eventuali altri recapiti volontariamente forniti;

• informazioni biografiche;

• informazioni relative all’opera proposta;

• sinossi;

• manoscritto;

• curriculum o presentazione dell’autore;

• eventuali ulteriori documenti o informazioni trasmessi ai fini della valutazione editoriale.

Il Titolare invita gli autori a non inserire nel modulo, nel manoscritto o nella documentazione allegata dati personali non necessari alla valutazione della proposta, con particolare riferimento a categorie particolari di dati personali o a dati personali di terzi non pertinenti.

4. Finalità del trattamento

I dati personali vengono trattati esclusivamente per:

• ricevere e organizzare le proposte editoriali;

• esaminare il manoscritto e gli altri materiali inviati;

• valutarne l’eventuale interesse editoriale;

• comunicare con l’autore in relazione alla proposta;

• gestire le eventuali fasi successive della valutazione;

• avviare, qualora ne ricorrano i presupposti, un eventuale rapporto editoriale.

I dati raccolti nell’ambito dell’invio dei manoscritti non vengono utilizzati per iscrivere automaticamente l’autore a newsletter o per l’invio di comunicazioni pubblicitarie non richieste.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati necessari alla ricezione e alla valutazione della proposta editoriale si basa sull’art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento (UE) 2016/679, in quanto necessario all’esecuzione di misure adottate su richiesta dell’interessato prima dell’eventuale instaurazione di un rapporto contrattuale.

Per le attività strettamente necessarie alla gestione organizzativa, alla sicurezza dei sistemi e alla tutela dei diritti del Titolare, il trattamento può inoltre basarsi sul legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nel modulo è necessario per permettere a Nero Press di ricevere e valutare correttamente la proposta editoriale.

La mancata comunicazione di tali dati può rendere impossibile l’esame del manoscritto.

La comunicazione di eventuali dati indicati come facoltativi è invece rimessa alla scelta dell’autore.

7. Google Moduli e servizi Google

Per la raccolta di parte delle proposte editoriali viene utilizzato Google Moduli (Google Forms), incorporato nel sito dedicato all’invio dei manoscritti.

I dati e i materiali trasmessi attraverso il modulo possono essere memorizzati e gestiti mediante servizi Google collegati, quali Google Forms, Google Drive e Google Sheets.

Google può trattare dati tecnici e informazioni connesse all’utilizzo dei propri servizi secondo le proprie condizioni e informative sulla privacy.

8. Invio mediante posta elettronica

Quando la proposta viene inviata mediante posta elettronica, il Titolare tratta l’indirizzo email del mittente, il contenuto del messaggio e tutti i dati e documenti volontariamente allegati.

Tali informazioni vengono utilizzate esclusivamente ai fini della ricezione, gestione e valutazione della proposta editoriale e delle eventuali comunicazioni conseguenti.

9. Modalità del trattamento e sicurezza

Il trattamento viene effettuato prevalentemente mediante strumenti informatici e telematici.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati trattati, volte a ridurre il rischio di perdita, accesso non autorizzato, divulgazione o utilizzo illecito dei dati.

L’accesso alle proposte editoriali è limitato alle persone che necessitano di consultarle per le attività di ricezione, valutazione e gestione editoriale.

10. Destinatari dei dati

I dati possono essere conosciuti:

• dal Titolare del trattamento;

• da persone autorizzate coinvolte nella gestione e nella valutazione delle proposte;

• da eventuali collaboratori editoriali ai quali la consultazione dell’opera sia necessaria ai fini della valutazione;

• dai fornitori dei servizi informatici e tecnologici utilizzati per la raccolta, conservazione e gestione dei dati, nei limiti necessari alla prestazione dei relativi servizi.

I dati personali non vengono diffusi.

11. Periodo di conservazione

I dati personali e i materiali relativi alle proposte editoriali sono conservati per il tempo necessario alla loro valutazione e alla gestione delle eventuali comunicazioni successive.

Per le opere che non danno origine a un rapporto editoriale, i dati personali e i materiali trasmessi vengono conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla conclusione della valutazione, trascorso il quale vengono cancellati, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge o per tutelare i diritti del Titolare.

Per le opere che danno origine a un rapporto editoriale, i dati possono essere conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per i periodi previsti dalla normativa applicabile.

12. Trasferimenti verso Paesi terzi

L’utilizzo dei servizi Google e di altri eventuali fornitori tecnologici può comportare il trattamento di dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Gli eventuali trasferimenti sono effettuati nel rispetto delle condizioni e delle garanzie previste dalla normativa europea applicabile in materia di protezione dei dati personali.

13. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può chiedere:

• l’accesso ai propri dati personali;

• la rettifica dei dati inesatti;

• la cancellazione;

• la limitazione del trattamento;

• la portabilità dei dati, ove applicabile;

• l’opposizione al trattamento, ove applicabile.

Le richieste possono essere inviate a:

info@neropress.it

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

14. Informazioni relative alla navigazione e ai cookie

Per quanto riguarda i dati tecnici connessi alla navigazione sul sito, l’utilizzo di Google Sites, i cookie e gli altri eventuali strumenti di tracciamento, si rinvia alla Privacy e Cookie Policy di Nero Press pubblicata sul sito principale www.neropress.it.

15. Modifiche all’informativa

Il Titolare può modificare o aggiornare la presente informativa in conseguenza di modifiche normative, organizzative o dei servizi utilizzati.

La versione aggiornata viene pubblicata nell’area dedicata all’invio dei manoscritti.

Nel Google Modulo aggiungerei infine una domanda obbligatoria, posta prima dell’invio:

Dichiaro di aver letto l’Informativa Privacy relativa all’invio dei manoscritti.
□ Ho letto l’informativa

Le parole “Informativa Privacy” devono portare alla pagina con il secondo testo.

Per gli invii via email, nella pagina dove fornisci l’indirizzo per l’invio metterei:

Privacy: i dati personali e i materiali trasmessi saranno trattati esclusivamente ai fini della valutazione della proposta editoriale. Prima dell’invio consulta l’Informativa Privacy – Invio manoscritti.

Non aggiungerei invece un secondo banner cookie manuale: Google documenta che, con Analytics collegato a Google Sites, ai visitatori UE viene già presentata la finestra di consenso con possibilità di accettare o rifiutare i cookie non essenziali.

Queste sono versioni pronte per la pubblicazione in base alla configurazione che mi hai descritto; trattandosi comunque di documentazione legale, una verifica professionale resta opportuna qualora cambino servizi, modalità di raccolta dati o struttura dell’associazione.