Huisreglement Bertem Atletiekclub
ARTIKEL 1 ALGEMEEN
Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van de Bertem
Atletiekclub vzw, hierna de vereniging. Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de vereniging, zoals die in het Belgisch Staatsblad werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en huisreglement/intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
Ieder lid, en zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger (ouder, voogd,...) indien het lid minderjarig is, van de vereniging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de vereniging aanvaarden alle leden, ouders, vrijwilligers, supporters en andere betrokkenen de reglementen en gedragscodes van de vereniging en de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.
ARTIKEL 2 LEDEN
2.1 De vereniging bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit verschillende soorten leden:
2.1.1 Werkende leden: maken deel uit van en hebben stemrecht op de algemene vergadering. De voorwaarden waaraan de werkende leden moeten voldoen worden bepaald in de statuten.
2.1.2 Toegetreden leden: ondersteunen de doelstelling van de vereniging, doen actief aan sport in de vereniging en betalen het vereiste lidgeld, met andere woorden, de atleten. Hun rechten en plichten worden, in voorkomend geval, beschreven in de statuten van de vereniging.
2.2 Alle leden en hun wettelijk vertegenwoordiger verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
2.2.1 Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van de statuten en het intern reglement van de vereniging. Een exemplaar wordt bezorgd aan de leden of er wordt meegedeeld waar het intern reglement ingekeken kan worden.
2.2.2 Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen en gedragscodes van de vereniging te zullen naleven. Ieder lid zal tevens alle regels opgelegd door de sportfederatie waarbij de vereniging aangesloten is, naleven. Bij schending hiervan kan een tuchtsanctie opgelegd worden zoals hierna bepaald.
2.2.3 Ieder lid vertoont steeds onberispelijk, verantwoord en sportief gedrag met respect voor de werking van de medewerkers, andere leden en materiaal van de vereniging.
2.2.4 Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
2.2.5 Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door aan het bestuur van de vereniging.
2.2.6 Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld. Leden die zich herinschrijven worden geacht het lidgeld te betalen ten laatste 15 oktober. Potentiële nieuwe leden kunnen gratis drie testtrainingen volgen. Vanaf de vierde training wordt de atleet als lid beschouwd en geacht de inschrijving meteen te voldoen. Bij laattijdige betaling vervalt het lidmaatschap en heeft het lid geen garantie op het opnieuw bekomen hiervan.
De club heeft het recht leden op een wachtlijst te plaatsen van zodra het bestuur dit nodig acht. Indien een wachtlijst voor het toetreden actief is, werken we met rangen wat de voorrang tot toetreden bepaald:
Rang 1:
personen die het vorig atletiekjaar reeds lid waren én hun lidmaatschap verlengen binnen de periode vermeld in artikel 2.2.6
kinderen van werkende leden
Rang 2: broers of zussen van personen die reeds lid zijn
Rang 3: Alle andere leden
De club kan bepalen dat een wachtlijst enkel van toepassing is op specifieke leeftijden of atletiekgroepen.
Personen uit rang 1 verliezen hun voorrang bij het niet of laattijdig verlengen van het lidmaatschap.
ARTIKEL 3 LIDMAATSCHAP
3.1. Inschrijving bij een club gebeurt op de volgende wijze: online via de website. De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de vereniging. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden.
Bij de inschrijving in de club aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij deze sportfederatie, teneinde de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen. Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
3.2. Het lid heeft het recht de overeenkomst tussen hem en de club jaarlijks te beëindigen. Dit gebeurt op straffe van nietigheid bij een tussen 1 september en 30 september ter post aangetekende brief aan de club en de sportfederatie. De poststempel van de aangetekende brief geldt als bewijs van verzending. De brief heeft uitwerking op 1 november daaropvolgend. Indien mogelijk kan het lidmaatschap ook beëindigd worden via gewoon elektronisch schrijven (mail) in diezelfde periode. De secretaris van de club mag nog steeds een aangetekend schrijven eisen.
3.4. De ledenbijdrage wordt in geen enkel geval, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap of overmacht in de meest ruime zin (o.a. ziekte, overheidsmaatregelen, weersomstandigheden, ...), terugbetaald.
ARTIKEL 4 STRUCTUUR
De structuur van de vereniging is als volgt samengesteld:
Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. De samenstelling van het bestuur is steeds terug te vinden op de website en in de statuten.
De vereniging heeft een Aanspreekpunt Integriteit (API), ook vertrouwenspersoon, aangesteld die te bereiken is via de website.
ARTIKEL 5 VEILIG EN ETHISCH VERANTWOORD SPORTEN
Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen
Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage.
Er wordt gestreefd naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag. We werken hier preventief aan door gedragscodes op te stellen voor alle betrokkenen in onze club. Deze gedragscodes zijn ook terug te vinden op onze website.
Fairplay en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen
Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen
Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven
Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan.
Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de vereniging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen. Als bijlage aan dit Intern Reglement worden volgende gedragscodes gevoegd en maken er integraal deel van uit:
● Gedragscode voor sporters
● Gedragscode voor medewerkers
● Gedragscode voor trainers
● Gedragscode voor ouders en supporters
Deze gedragscode dient verplicht aanvaard en gerespecteerd te worden. Indien een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij de sportvereniging zijn.
ARTIKEL 6 TUCHT EN SANCTIES
Wanneer een lid een bepaling van de statuten, het intern reglement, gedragscode of ander reglement geschonden heeft of zich ongepast gedragen heeft, kan een klacht aanhangig gemaakt worden conform de tuchtprocedure van de federatie waarbij de vereniging is aangesloten. Door de aansluiting bij de sportvereniging onderschrijft elk lid het tuchtreglement van de federatie en aanvaardt de toepassing ervan. Meer informatie omtrent dit tuchtreglement vind je op de website van de Atletiek Vlaanderen.
Daarenboven kan het bestuur van de sportvereniging ter voorkoming van herhaling, om de orde of rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, ordemaatregelen (bv. schorsing deelname training of andere activiteiten) nemen. Dit betreft een bestuurlijke maatregel, geen tuchtsanctie.
ARTIKEL 7 SPORTSPECIFIEKE REGELS
7.1. In het kader van een veilige beoefening van de sport, legt de sportclub volgende regels op aan de leden:
De sportieve eindbeslissing over de deelname aan wedstrijden berust steeds bij de trainer.
De atleten komen trainen in gepaste kledij en zorgen zelf voor een drinkbus met water.
Onder gepaste kledij wordt verstaan: goede loopschoenen, kledij aangepast aan de weersomstandigheden (bv muts en handschoenen in de winter),...
7.2. Verder worden voor de goede werking van de vereniging volgende regels opgelegd aan
de leden:
Atleten zijn ten laatste 5 minuten voor de effectieve start van het trainingsuur aanwezig op het terrein.
Atleten dragen een clubtruitje op wedstrijden indien ze er een hebben.
7.3. Omtrent de werking van de vereniging worden ook nog volgende afspraken gemaakt.
Ouders, medewerkers, trainers, leden en alle andere betrokkenen tonen respect voor elkaar en voor het materiaal
Ouders die hun kind afzetten rijden de Wijngaardberg op langs de Nijvelsebaan en uit langs de Blokkenstraat
De parking aan de kantine is enkel toegankelijk voor werkende leden en hulpdiensten of diensten van de gemeente Bertem. Zowel parkeren als kinderen afzetten/ophalen is hier niet toegestaan tijdens de trainingsuren.
ARTIKEL 8 SPONSORING
De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan. Daarnaast kan de leden ook gevraagd worden om wedstrijdkledij te dragen waarop het logo van de sponsor(s) is afgebeeld.
ARTIKEL 9 AANSPRAKELIJKHEID
Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de vereniging, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de betrokken verantwoordelijke. Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering van de vereniging, zal hiervan een aangifte gebeuren. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de vereniging. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via het secretariaat van de club.
De vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
De vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.
ARTIKEL 10 PRIVACY
De vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de vereniging.
Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de sportvereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging. Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.
ARTIKEL 11 WIJZIGING VAN HET INTERN REGLEMENT
Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden op de wijze zoals in de statuten van de
vereniging bepaald. Bij gebreke aan statuten of enige regeling hieromtrent, zal het reglement
enkel aangepast kunnen worden door het bestuur van de vereniging.
De laatste wijziging vond plaats op 9 juli 2026.
Bertem Atletiekclub vzw
BE0430.314.665