Zadaniem bazy danych jest nie tylko przechowywanie informacji, ale również ich przetwarzanie. Projektując system obsługi bazy danych, często korzystamy z wyrażeń (formuł). Wyrażenia umożliwiają:
wykonywanie obliczeń,
pobieranie wartości pól lub formantów,
definiowanie właściwości pól tabeli i formantów (wartość domyślna, reguła poprawności),
tworzenie formantów i pól obliczeniowych,
definiowanie kryteriów kwerendy,
definiowanie poziomów grupowania w raporcie.
Elementy wyrażenia
Elementy wyrażenia to
identyfikatory (nazwy pól, formantów lub właściwości),
stałe,
wartości,
funkcje,
operatory.
Identyfikatory
Są to nazwy pól tabeli, formanty w formularzach lub raportach albo właściwości tych pól lub formantów. Za ich pomocą można w wyrażeniach odwołać się do wartości związanej z polem, właściwością lub formantem, na przykład:
= [Data złożenia zamówienia] - [Data wysłania]
W skład identyfikatora wchodzą nazwa obiektu oraz operatory ! (wykrzyknik) i . (kropka).
Nazwy obiektów zawierające spację lub inne znaki specjalne muszą być ujęte w nawiasy kwadratowe. Jeśli w wyrażeniu odwołujemy się do innego obiektu, identyfikator ma postać:
[Nazwa rodzaju obiektu]![Nazwa obiektu].[Nazwa detalu].[Nazwa właściwości]
Przykłady:
= Formularze![Form_książki].[Data_wysłania].[WartośćDomyślna]
= Formularze![Form_książki].[Data_zamówienia] - Formularze![Form_książki].[Data_wysłania]
= Raporty![R_książki].[Data_zamówienia] - Raporty![R_książki].[Data_wysłania]
Nazwy właściwości składających się z kilku słów piszemy bez spacji.
Jeśli odwołanie w wyrażeniu odnosi się do formantu w formularzu lub raporcie aktywnym, wystarczy podać tylko nazwę formantu.
W przypadku tabel pomijamy nazwę rodzaju obiektu:
= [Klient].[Nazwisko]
Stałe
Stała jest nazwanym elementem, którego wartość nie zmienia się podczas działania programu Access. Stałe najczęściej używane w wyrażeniach to:
True
False
Null
Wartości
W wyrażeniach można stosować wartości:
liczby
1234; -1234; 1,0E-6
ciągi tekstowe (ujęte w cudzysłowy lub apostrofy)
"Toruń" ; 'Warszawa' ; [Klient].[Miejscowość] = "Poznan"
wartości typu Data/Godzina (ujęte w znaki #)
#03-07-07#; #07-Mar-07#; #07-Mar-2007#
Funkcje
Funkcje są wbudowanymi procedurami, które można stosować w wyrażeniach. Funkcja użyta w wyrażeniu ma postać:
Funkcja(argument, argument)
Niektóre funkcje nie mają argumentów, na przykład Date(). Jednak dla większości unkcji musimy określić argumenty, na przykład:
Year([DaLaUrodzenia])
Len("komputer")
Operatory
Operatory określają rodzaj działania wykonywanego w wyrażeniu.
Operatory arytmetyczne służą do obliczania wartości z dwóch lub więcej liczb lub do zmieniania znaku liczby z + na -
+ — dodawanie
- — odejmowanie
* — mnożenie
/ — dzielenie
— dzielenie, a następnie obcięcie wyniku do liczby całkowitej
MOD — reszta z dzielenia
^ — podniesienie liczby do potęgi podanej w wykładniku
Operatory porównań służą do porównywania wartości i zwracania wyniku w postaci logicznej Prawda, Fałsz lub nieokreślonej NULL:
<, >, <=, >=, =, <>
Operatory tekstowe służą do łączenia dwóch wartości tekstowych w jeden ciąg.
+ — łączy łańcuchy tekstowe. Jeśli jeden z łańcuchów ma wartość NULL, wynik jest NULL
& — łączy łańcuchy tekstowe Jeśli jeden z łańcuchów ma wartość NULL, wynik jest
równy drugiemu łańcuchowi.
Operatory logiczne służą do łączenia dwóch wartości logicznych i zwracania wyniku w postaci logicznej
Not, And, Or, Xor
Operatory specjalne programu Access:
IS NULL lub IS NOT NULL — porównuje dowolną wartość z wartością NULL
Like "wzorzec" — porównuje łańcuch tekstowy z podanym wzorcem. Wzorzec może być
definiowany z użyciem symboli wieloznacznych * i ?.
Between wartość1 And wartość2 — sprawdza, czy wartość wyrażenia mieści się
w podanym zakresie wartości.
In (ciąg1, ciąg2...) — określa, czy dana wartość należy do zestawu listy wartości.
Przykłady wyrażeń
Konstruktor wyrażeń
Konstruktor wyrażeń jest narzędziem ułatwiającym tworzenie wyrażeń. Umożliwia łatwy dostęp do pól i formantów w bazie danych oraz do funkcji dostępnych w programie. Za pomocą konstruktora wyrażeń można opracowywać nowe wyrażenia lub modyfikować już istniejące.
Konstruktor można uruchamiać z większości miejsc, w których mogą być definiowane wyrażenia. Są to: właściwość formantu, właściwość pola tabeli (reguła sprawdzania poprawności, wartość domyślna), kryteria definiowane w kwerendzie, pola obliczeniowe określane w kwerendzie lub formanty w formularzu. Wszędzie tam, gdzie jest widoczny przycisk Konstruuj , można użyć konstruktora wyrażeń.
Pole wyrażenia
W górnej części konstruktora znajduje się pole wyrażenia, w którym tworzone jest wyrażenie. W polu tym można ręcznie wpisać wyrażenie lub wybrać elementy z trzech kolumn z dolnej części konstruktora i dodać je do pola wyrażeń.
Przyciski operatorów
W środkowej części konstruktora wyrażeń wyświetlane są przyciski służące do wstawiania operatorów arytmetycznych i logicznych. W celu wstawienia operatora w polu wyrażenia należy kliknąć odpowiedni przycisk.
Elementy wyrażeń
W dolnej części okna umieszczono trzy kolumny:
W lewej kolumnie znajdują się foldery zawierające listę tabel, kwerend, formularzy i raportów bazy danych, a także dostępnych funkcji wbudowanych i zdefiniowanych przez użytkownika, stałych, operatorów i typowych wyrażeń.
Środkowa kolumna zawiera listę elementów lub kategorii elementów określonych dla folderu zaznaczonego w lewej kolumnie.
Prawa kolumna zawiera listę wartości (jeśli takie istnieją) dla elementów zaznaczonych w lewej i środkowej kolumnie.