Q&A

Biro Administrasi Akademik adalah unit pelayanan kampus yang memberikan layanan terkait hal akademik. Unit ini dikenal juga dengan singkatan BAAK.

BAAK melayani hal-hal yang ada di menu Formulir. Selain itu, BAAK juga melayani berikut :

1. pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) sementara

2. pengurusan KTM asli yang hilang atau rusak

3. perbaikan data mahasiswa yang salah di Sistem Informasi Akademik dan/atau DIKTI

4. legalisir akreditasi universitas dan/atau program studi

5. verifikasi ijazah

Hari pelayanan Senin - Jum'at (kecuali hari libur) jam 08.00 - 16.00

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu yang berguna sebagai identitas mahasiswa selama menjadi mahasiswa aktif di UPY. Terdapat dua jenis KTM, yaitu KTM asli dan KTM sementara. KTM ini berisi informasi umum terkait mahasiswa, seperti Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) dan Nama.

Perbedaan mendasar dari KTM asli dan KTM sementara adalah pada KTM sementara terdapat masa berlaku yang jika sudah habis mahasiswa perlu melakukan pembuatan KTM sementara yang baru. Sedangkan KTM asli berlaku selama masih aktif (belum lulus / tidak mengundurkan diri / tidak pindah kuliah / tidak dikeluarkan / belum habis masa studi) menjadi mahasiswa UPY.

Persyaratan berikut dibawa langsung ke BAAK :

1. Fotocopy KTP yang ditambahkan keterangan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM)

2. Foto berwarna, ukuran 2x3, bebas rapi

Kartu Rencana Studi (KRS) adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti perkuliahannya selama satu semester. KRS ini diisi di awal semester sesuai dengan jadwal yang diinfokan kepada mahasiswa pada pengumuman registrasi tiap semesternya.

1. Lakukan pembayaran awal semester sesuai informasi dari Biro Administrasi Keuangan (BAKU).

2. Setelah melakukan pembayaran awal semester, mahasiswa akan mendapatkan pin. Pin tersebut dimintakan validasi ke Dosen Pembimbing Akademik (PA). Jika pembayaran dilakukan langsung di bank, pin akan ada di slip bukti bayar. Jika pembayaran dilakukan dengan pengantar dari BAKU, maka pin akan diberikan oleh BAKU setelah slip bukti bayar diserahkan ke BAKU.

3. Mahasiswa melakukan bimbingan dengan Dosen Pembimbing Akademik (PA) terkait mata kuliah yang perlu diambil pada semester yang berjalan.

4. Login ke Sistem Informasi Akademik dengan username adalah NPM dan password adalah pin yang telah divalidasi.

5. Setelah berhasil login, klik menu KRS lalu pilih menu Isi/Ubah KRS.

6. Klik Tambah Data untuk memilih mata kuliah.

7. Setelah mata kuliah ditemukan, klik tanda panah yang ada di sebelah kanan tiap-tiap mata kuliah untuk menginputkan ke KRS.

8. Setelah semua mata kuliah yang diperlukan sudah diinput, klik tombol SIMPAN. Jika akan mencetak / mengunduh file KRS, klik PDF.

Mengacu pada jadwal pengisian KRS yang ada di pengumuman registrasi, bila masih dalam masa pengisian KRS, maka mahasiswa dapat langsung menghapus yang salah dengan klik tombol X (silang) di sebelah kanan mata kuliah dan menambahkan mata kuliah yang benar, maupun menambah atau menghapus mata kuliah bila diperlukan. Namun, jika masa pengisian KRS sudah habis, maka mahasiswa dapat melakukan perubahan KRS pada masa KPRS yang telah ditentukan di pengumuman registrasi.

Mahasiswa dapat melakukan pengajuan Terlambat KRS yang perlu persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan diketahui oleh Ketua Program Studi (Kaprodi). Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir.

Mahasiswa dapat melakukan pengajuan Perubahan KRS yang perlu persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan diketahui oleh Ketua Program Studi (Kaprodi). Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir.

Mahasiswa dapat mengajukan cuti dengan syarat sudah aktif mengikuti perkuliahan pada 2 semester awal dan pengajuan mendapatkan persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan diketahui oleh Ketua Program Studi (Kaprodi). Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir dan hanya dapat diajukan pada masa registrasi awal semester dengan batas maksimal saat masa KPRS. Kemudian, BAAK akan memberikan surat keterangan cuti.

Sekali pengajuan cuti hanya berlaku selama 1 semester saja. Cuti ini dapat diperpanjang yang juga berlaku selama 1 semester dengan mengajukan cuti kembali. Setelah menjalani cuti selama 2 semester berturut-turut, maka pada semester berikutnya mahasiswa diharuskan untuk aktif berkuliah lagi sebelum bisa mengajukan cuti kembali. Selama masa studi, mahasiswa hanya diperbolehkan cuti maksimal 4 semester.

Mahasiswa dapat melakukan pengajuan Aktif Kembali setelah pengajuan mendapatkan persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan diketahui oleh Ketua Program Studi (Kaprodi). Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir. Kemudian, BAAK akan memberikan surat keterangan aktif kembali. Selain itu, mahasiswa juga perlu melakukan registrasi awal semester.

Beda. Pengajuan aktif kembali digunakan oleh mahasiswa yang selesai cuti. Sedangkan surat keterangan aktif kuliah untuk menerangkan bahwa mahasiswa aktif berkuliah. Surat keterangan aktif kuliah dapat diminta di program studi yang bersangkutan.

Pengajuan pindah kuliah memiliki syarat sudah aktif mengikuti perkuliahan pada 2 semester awal. Sedangkan bagi mahasiswa yang belum memenuhi syarat tersebut, hanya bisa mengajukan pengunduran diri. Pengajuan juga perlu mendapatkan persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan diketahui oleh Ketua Program Studi (Kaprodi). Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir. Kemudian, BAAK akan memberikan surat keterangan.

Sebagai tambahan, mahasiswa yang mengajukan pindah kuliah dan menyelesaikan segala tanggungan administrasi, akan mendapatkan transkrip nilai.

Bisa. Jika mahasiswa membutuhkan SKL, mahasiswa dapat mengajukan permohonan SKL setelah mengumpulkan berkas yudisium. Pengajuan tersebut akan diproses setelah BAAK menerima SK Yudisium. Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir.

Ijazah asli beserta transkrip nilai dan kelengkapan lainnya akan diberikan setelah wisuda dilaksanakan. Jika ada keperluan menggunakan ijazah sebelum wisuda, mahasiswa dapat mengajukan permohonan fotocopy ijazah. Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir.

Di fakultas yang bersangkutan.

Bisa. Sertifikat akreditasi program studi dapat difotocopy dan dibawa ke fakultas yang bersangkutan. Namun, untuk sertifikat akreditasi universitas hanya dapat dilegalisir di BAAK.

Bila di ijazah terdapat dua keterangan, yaitu Nomor Seri dan PIN, maka nomor ijazah adalah yang PIN (Penomoran Ijazah Nasional). Jika hanya ada Nomor Seri, maka itulah nomor ijazahnya. Alumni juga dapat mengecek nomor ijazahnya di halaman situs PDDIKTI.

Bisa. Mahasiswa pindahan/transfer perlu berkonsultasi dengan program studi terkait konversi nilai segera setelah masuk kuliah. Setelah mendapatkan lembar konversi nilai, mahasiswa membawanya ke BAKU untuk melakukan pembayaran SKS yang diakui. Setelah membayar, lembar konversi nilai dan bukti bayar difotocopy kemudian dikumpulkan ke BAAK untuk diinputkan di sistem akademik.

Tidak bisa. BAAK hanya bisa menerbitkan surat keterangan saja setelah adanya pengajuan. Formulir pengajuan dapat diunduh di menu Formulir.

Alumni bisa menghubungi atau datang langsung ke BAAK. Jika alumni adalah lulusan sebelum 2002, maka untuk verifikasi, BAAK akan menerbitkan surat keterangan.