Види службових документів

Джерело: наказ МОУ від 26.07.2022 №370

Акт – документ, що підтверджує факти і події, який складається кількома особами і, як правило, підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

Алгоритм – документ, в якому описано систему правил виконання процесу, що призводить до виконання певного класу завдань.

Відпускний квиток – документ встановленого зразка, що надає право військовослужбовцю під час відпустки вибувати за межі гарнізону.

Графік відпусток – документ, що визначає точний час та дати відпусток.

Директива – вид розпорядчого документа, який видається органом військового управління з метою визначення змісту та порядку реформування та розвитку Збройних Сил, їх бойової і мобілізаційної готовності, оперативної та бойової підготовки, здійснення організаційних заходів та інспектування, а також щодо підготовки та ведення бойових дій, навчання, виховання, штатної організації та з інших питань життєдіяльності Збройних Сил. Видання директив застосовується, головним чином, у системі керівництва Збройними Силами. Як правило, вони видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у Збройних Силах, з подальшим виданням відповідних наказів.

Довідка – документ, який видає структурний підрозділ на прохання заінтересованої особи і який містить ті чи інші відомості про неї (наприклад, довідка про місце проживання, довідка про місце роботи тощо). Довідка, що містить певні цифрові або інші відомості, застосовується найчастіше у взаємовідносинах між структурними підрозділами та посадовими особами. Довідку видає лише той орган, в якого є офіційні матеріали, що містять необхідні для довідки відомості. Довідка оформлюється, як правило, на спеціальному бланку і набуває значення офіційного документа з моменту підписання її повноважною службовою особою і скріплення підпису печаткою.

Довіреність – документ, за яким посадова особа передає права (повноваження) іншій особі здійснювати від імені Міноборони зафіксовані в довіреності дії.

Доповідна записка – документ інформативного характеру про певні факти, події, ситуації, що склалися, а також про стан виконання окремих завдань. Доповідна записка складається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника установи.

Заява (рапорт) – документ, який подається для реєстрації та містить офіційне повідомлення з проханням чи пропозицією. Заява подається державним службовцем або працівником Збройних Сил. Рапорт подається військовослужбовцем Збройних Сил.

Заява (як звернення громадян) – звернення громадянина з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та законодавством України його прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства або недоліки в діяльності, а також висловлення думки щодо поліпшення його діяльності.

Заявка – документ, що містить вимогу, замовлення на що-небудь.

Звіт, доповідь, донесення – документ, в якому надаються відомості про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які подаються старшому начальнику.

Звуко- та відеозаписи – електронний або фізичний носій із записом звуку або зображення.

Інструкція – документ, який детально визначає зміст та порядок застосування нормативно-правових актів вищої юридичної сили або однакової юридичної сили, а також методику правового регулюваннядіяльності Міноборони та Збройних Сил.

Концепція – документ, в якому викладено ідейний задум (спосіб розуміння) організації життєдіяльності Збройних Сил.

Методичні рекомендації – документ із визначенням послідовних, систематичних порад, вказівок, пропозицій, виконання яких виключає негативний вплив на виконання певних дій.

Наказ – основний розпорядчий документ (нормативно-правовий акт), який видається на правах єдиноначальності командиром (начальником, керівником) і містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.

Окреме доручення (доручення) – форма реалізації управлінських повноважень керівника, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання посадової особи. Доручення надається до конкретно визначеного документа.

План – документ, в якому визначаються перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність із визначенням строків виконання і виконавців.

Положення – документ, зведені норми якого визначають організацію діяльності структурного підрозділу, а також їх посадових осіб та інших осіб у визначених сферах діяльності. Порядок – документ, який встановлює механізм реалізації прав та обов’язків посадових (службових) осіб, процедуру застосування нормативноправового акта та умови провадження певної діяльності.

Посвідчення про відрядження – документ, що дається особі, яка відряджається для виконання службового доручення.

Пояснювальна записка – документ, підготовлений відповідно до вимог законодавства, що супроводжує проект нормативно-правового акта. Пояснювальна записка може також використовуватися для письмового пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків державного службовця (військовослужбовця, працівника) на вимогу його керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Правила – документ, який конкретизує норми права загального характеру з метою регулювання поведінки суб’єктів правовідносин у сфері оборони і вирішує процедурні питання.

Припис – документ із вказівкою або порадою діяти певним чином.

Програма – документ, в якому передбачається продуманий план певної роботи.

Рішення – вид документа розпорядчого характеру, що ухвалюється в колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань. Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та регулятивної. В останній визначаються конкретні завдання, виконавці та строки виконання. Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях тощо.

Розпорядження – вид розпорядчого документа, який видається Генеральним штабом з метою оперативного вирішення окремих завдань та містить визначені вказівки для розв’язання конкретних питань. Розпорядження готуються і видаються в порядку, установленому начальником Генерального штабу – Головнокомандувачем Збройних Сил України.

Службовий лист – документ, призначений для обміну інформацією між установами, органами військового управління, структурними підрозділами.

Телефонограма – термінове повідомлення, що передається адресату засобами телефонного зв’язку (текст диктується і записується).

Факсограма – паперова копія документа, що передається засобами факсимільного зв’язку (телефаксом).