Работа в архивах

Работа в читальных залах архивов.

Приводим ссылку и полный текст документа Госархива РФ о порядке работы в читальных залах архивов. Знание этих правил поможет вам при общении с архивными работниками, особенно в региональных архивах.

Самый обсуждаемый вопрос по этой работе это вопрос копирования документов. Соответствующий пункт правил был изменен по решению Верховного суда Российской Федерации от 28.03.2016 г. Это изменение отражено в примечании к документу (см. самый конец документа - выделил цветом).

Источник: http://statearchive.ru/391#3112

Порядок использования архивных документов в читальных залах

Государственного архива Российской Федерации

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальных залах ГА РФ (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 г. № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах ГА РФ.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читальных залов архива, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с утвержденным Прейскурантом работ и услуг, выполняемых (оказываемых) Федеральным казенным учреждением "Государственный архив Российской Федерации" на платной основе (далее - Прейскурант).

1.6. Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства.

II. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЕ ЗАЛЫ

2.1. Пользователь допускается для работы в читальные залы на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архива на необходимый пользователю срок, но не более одного года, с оформлением пропуска в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.3. Все пользователи знакомятся с настоящим Порядком и заполняют анкету установленного образца (приложение № 1) в электронном формате, затем подписывают анкету и предъявляют паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.4. Оформление пропуска в читальные залы осуществляется сотрудниками читальных залов и режимного отдела. Пользователь предъявляет пропуск представителю полиции, осуществляющему дежурство, вместе с документом, удостоверяющим личность (паспорт).

III. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

3.1. Пользователь, работающий в читальных залах архива, вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами из фондов Научной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читальных залов, порядке и условиях предоставления архивом услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

• • • до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из фондов государственных органов, учреждений СССР, РСФСР и РФ (либо не более одного дела объемом свыше 1500 листов) или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объемом свыше 500 листов);

    • до 10 единиц хранения электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца; подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы Научной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальных залах, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей (аппараты для просмотра микрофильмов (микрофиш), компьютерами для работы с БД "Электронные описи ГА РФ") и другими электронными ресурсами архива.

3.1.10. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, документов и о сроках, в течение которых дела, документы могут быть ему предоставлены.

3.1.11. Делать выписки из представленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним (за исключением копирования) собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей и не нарушает требований пожарной безопасности.***

3.1.13. Пользоваться оборудованием читальных залов, предназначенным для работы пользователей.

3.1.14. Получать платные услуги в соответствии с Прейскурантом архива.

3.1.15. Вносить в читальный зал и выносить без оформления пропуска предметы письма, машинописный и печатный текст, гранки научной работы, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

Внос и вынос копий архивных документов с проставленным на них архивным шифром, печатных изданий оформляются специальным пропуском.

3.1.16. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.17. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива или оставить запись в Книге отзывов и предложений.

3.1.18. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов ГА РФ для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.19. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива, Федеральное архивное агентство, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200x300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.14, 3.1.15.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200x300 мм.

3.2.6. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.14, 3.1.15.

3.2.7. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в требовании за получение каждого из них.

3.2.8. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов в деле, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.9. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.10. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.2.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы Научной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.12. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, электронными документами и автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.13. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.14. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листа). Пользователь несет полную ответственность за точность воспроизведения и/или цитирования документов ГА РФ, а также за их интерпретацию.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.18. Нести ответственность за использование сведений, составляющих личную и семейную тайну гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу безопасности гражданина, могущих нанести ущерб его чести и достоинству в соответствии с законодательством Российской Федерации (см. приложение № 2).

IV. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЗОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА.

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователю на основании заполненных бланков заказов (требований) в бумажном и/или электронном виде.

4.2. Дела, документы и копии фонда пользования выдаются в течение 2 рабочих дней с момента подачи требования. Прием заявок осуществляется до 16.00.

Описи, хранящиеся в читальном зале, выдаются при обращении.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме особо ценных документов), продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ.

4.3. При наличии фонда пользования в виде микроформ и/или электронных копий подлинные документы в читальные залы не выдаются.

4.4. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.4.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытыми дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время), писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.4.2. Пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами или другими режущими предметами.

4.4.3. Вносить изменения в тексты дел, документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.5. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

• • • • их плохого физического состояния;

      • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

      • необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

      • выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

      • экспонирования заказанных материалов на выставке;

      • выдачи их другому пользователю.

При этом пользователь информируется о сроках возможной выдачи дел, документов.

V. ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗУ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ.

5.1. По заказу пользователя в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, электронные образы документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователем на специальном бланке (приложение № 3) и передаются сотруднику читального зала.

5.3. Не принимаются заказы на копирование дел, документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

5.4. Вопрос о копировании дел и документов, требующих расшивки или реставрации, решается Комиссией архива по обеспечению сохранности документов в каждом конкретном случае.

5.5. Копирование документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, производится в установленном законом порядке.

5.6. Копирование техническими средствами пользователей производится в исключительных случаях (отсутствие у архива технических возможностей) с разрешения руководства в отдельном помещении и под контролем специально назначенного сотрудника.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

5.7. Копии документов оформляются в установленном порядке и выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку, а также пересылаются почтой по указанным адресам.

5.8. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются на общих основаниях.

Приложение 1. Анкета исследователя, работающего в читальном зале.

Приложение 2. Примерный перечень сведений, составляющих личную и семейную тайну гражданина.

Приложение 3. Заявление на изготовление копий документов.

*** Примечание к п.3.1.12. В связи с решением Верховного суда Российской Федерации от 28.03.2016 в пункт 3.1.12. "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ", утвержденного приказом Минкульта России от 03.06.2013 г., внесены изменения.

Пункт 3.1.12. действует в следующей редакции: «Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей».