As políticas de acesso, de aquisição, de conservação e de documentação formam a política de gestão de coleções, desenvolvida institucionalmente. Uma política de gestão de coleções serve para orientar as ações sobre os objetos museológicos. Ela deve estar alinhada à missão institucional e deve ser revisada periodicamente, a sua implementação expressa o compromisso do museu com boas práticas profissionais.

Procedimento e processo

Cada uma das quatro políticas mencionadas é composta por um conjunto de procedimentos que indicam como ações específicas devem ser realizadas. Um procedimento, por sua vez, é constituído por processos relacionados entre si que informam o passo a passo para a execução de uma ação, por exemplo, a catalogação.

Política de documentação

Os procedimentos que compõem a política de documentação são, de acordo com a Diretriz SPECTRUM 4.0, o de Auditoria, o de Avaliação, o de Catalogação, o de Controle de inventário, o de Controle de localização e de movimentação, o de Documentação retrospectiva, o de Gestão de direitos, o de Saída do objeto e o de Seguros e indenização. Os procedimentos em destaque são definidos como essenciais pela referida Diretriz.[1]

Procedimento de catalogação

Como visto, o procedimento de catalogação se insere na política de documentação. Ele guia as atividades de registro da coleção que envolvem a descrição e a identificação de cada objeto museológico, de forma a possibilitar sua recuperação. Assim, registram-se as características físicas e o conteúdo representado na obra.

Recomenda-se adotar um padrão de estrutura de dados para realizar a catalogação de coleções de museus, bem como implementar padrões de valor e de conteúdo de dados para auxiliar, respectivamente, no preenchimento dos metadados e na padronização do seu formato. As decisões tomadas e as escolhas adotadas devem ser escritas, preferencialmente, em forma de processos – de maneira lógica, simples e clara –, para que a equipe do museu esteja ciente dos padrões e princípios estabelecidos e possa aplicá-los.

Igualmente importantes são a elaboração e o uso de um manual de catalogação institucional para auxiliar nesse procedimento. Um manual de catalogação contém a relação dos metadados a serem utilizados na descrição de cada obra, acompanhados de suas definições e orientações de preenchimento, ou seja, o manual explica como catalogar um objeto, de acordo com as necessidades e objetivos do museu.

Política de acesso, de aquisição e de conservação

De maneira geral, a política de acesso inclui procedimentos de empréstimo e uso de coleções. A política de aquisição define os critérios para o desenvolvimento de coleções por meio de procedimentos como o de entrada e de desincorporação. E a política de conservação envolve procedimentos como o de transporte, de gestão de riscos e de preservação. Tais políticas não fazem parte do escopo deste texto.

[1] Neste texto, utilizamos como referência a versão 4.0 da SPECTRUM. Atualmente, essa Diretriz encontra-se na versão 5.0, cujas atualizações não estão disponíveis em Português. Para mais detalhes, consulte: https://collectionstrust.org.uk/spectrum/spectrum-5/. Acesso em: 8 maio 2020.

Referências sugeridas:

COLLECTIONS TRUST. SPECTRUM 4.0: Padrão para gestão de coleções de museus do Reino Unido/Collections Trust. São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura; Associação de Amigos do Museu do Café; Pinacoteca do Estado de São Paulo, 2014. (Gestão e documentação de acervos). Tradução da obra "SPECTRUM 4.0: the UK Collections Management Standard”. Disponível em: https://issuu.com/sisem-sp/docs/spectrum_pt_net. Acesso em: 8 maio 2020.

______. SPECTRUM 4.0: the UK Collections Management Standard. Alex Dawson and Susanna Hillhouse (ed.). United Kingdom: Collections Trust, 2011. Disponível em: https://collectionstrust.org.uk/resource/the-spectrum-standard-v4-0/. Acesso em: 8 maio 2020.

SIMMONS, John E. “Collections management policies”. In: BUCK, R.; GILMORE, J. A. Museum Registration Methods. 5th. ed. Washington DC: American Association of Museums/The AAM Press, 2010. p. 23–29.

Palavras-chave: catalogação. gestão de coleções. padrão de estrutura de dados. política de documentação.