Se vor descrie procedurile generale în finanțările nerambursabile, ca elemente orientative. Procedurile specifice diferă de la o linie de finanțare la alta, motiv pentru care se recomandă utilizarea serviciilor consultanților pentru finanțări.

Pasul 1: Ideea de afaceri.

De aici pleacă totul, pentru că liniile de fonduri nerambursabile au fost create pentru finanțarea unor idei de afaceri, nu invers.  Un proiect care nu pornește de la o idee fezabilă și este făcut doar pentru că există bani este cheia insuccesului.

Pasul 2: Identificarea liniei de finanțare

Așa cum am arătat mai sus, liniile de finanțare diferă în funcție de domeniul de activitate, tipul beneficiarilor, locul de derulare a proiectului.

Programul Național de Dezvoltare Rurală (PNDR) finanțează afaceri în domeniul agriculturii indiferent de locația investiției (mediul urban, mediul rural) sau afaceri non-agricoleîn mediul rural, în comune sau sate aparținătoare de comune.

Programul Național pentru Pescuit și Afaceri Maritime (POPAM) finanțează afaceri în domeniul pescuitului și acvaculturii, cercetare în domeniu, precum și afaceri conexe, de diversificare a activității persoanelor implicate în pescuit, cum ar fi restaurante pescărești și agrement.

Programul Operațional Capital Uman (POCU) abordează antreprenoriatul ca soluție de stimulare a ocupării forței de muncă și reducere a sărăciei. Aici banii europeni intervin de la începutul activității antreprenoriale, de la cursurile de profil, workshopuri și terminând cu acordarea de micro-granturi și asistență în realizarea și implementarea planului de afaceri. De obicei (dar nu exclusiv), în aceste cazuri beneficiarul este o structură asociativă (asociatie, patronat, camera de comerț, etc.), iar banii ajung la firme sau la persoane fizice prin subprograme gestionate de acestea.

Programul Operațional Regional (POR) finanțează IMM-uri și în special microîntreprinderi în mediul urban (orașe sau sate aparținătoare de orașe), în sectoare non-agricole, precum și huburi pentru startupuri. O axa nouă este finanțarea entităților de transfer tehnologic, cele care își propun să preia rezultatele inovatoare a unei cercetări (invenție, inovație) și să le transforme în afaceri.

Programul Operațional Competitivitate (POC) finanțează IMM-uri, startupuri și firme spin-off în domeniile cercetării, inovării, IT etc. Valoarea tehnologică și transferul de tehnologie joacă un rol important, fiind complementar cu POR în acest sens.

Programele de finanțare din fonduri naționale pentru IMM-uri - au la bază fondurile de la bugetul de stat și acordă ajutoare nerambursabile pentru investiții și accesul la piețele internaționale.

Pasul 3: Eligibilitatea solicitantului

Programele enumerate anterior au în componență axe prioritare cu linii de finanțare distincte, măsuri, submăsuri, pe domenii de intervenție.

Pentru aceste componente se anunță cu o anumită periodicitate (de regulă, anual, dar pot fi și mai dese și mai rare) apeluri de proiecte (call-uri). Fiecare astfel de apel de proiecte are câte un ghid al solicitantului sau procedură de implementare în care sunt trecute condițiile de accesare, eligibilitatea solicitanților și a cheltuielilor etc.

În aceste ghiduri specifice (care trebuie coroborate și cu ghidurile generale) se indică exact solicitanții eligibili, principalele condiții fiind:

• dacă sunt microîntreprinderi, întreprinderi mici, mijlocii;

• dacă sunt start-upuri sau firme cu mai mare experiență, vechimea maximă sau minimă a firmelor;

• dacă sunt în mediul rural, urban, în anumite regiuni de dezvolare

• codurile CAEN.

• situația financiară a firmelor, pentru firmele vechi fiind esențială în cele mai multe cazuri existența profitului

Pasul 4: Eligibilitatea activităților și cheltuielilor

Tot în ghiduri se specifică sumele acordate, intensitatea finanțării (și aportul propriu) și eligibilitatea cheltuielilor.

Aici se specifică ce dacă cheltuielile cu echipamentele trebuie să aibă un anumit procent in investiție, dacă se acoperă chiriile, salariile, investiții necorporale, brevete etc.

Suplimentar eligibilității cheltuielilor, majoritatea programelor definesc activități eligibile, fapt care presupune că, suplimentar analizei eligibilității cheltuielilor, se va analiza eligibilitatea proiectului în sine și modul cum acesta răspunde cerințelor de dezvoltare ale companiei și cerințelor programului de finanțare.

Pasul 5: Planul de afaceri.

Întocmirea planului de afaceri sau a memoriului justificativ este estențială pentru finanțările nerambursabile.

În acest document sunt descrise:

⦁ esența afacerii, modelul de business, cum va face afacerea bani,

⦁ obiectivele de crestere într-o perioadă de timp dată,

⦁ numărul de angajați,

⦁ analiza SWOT (puncte tari, puncte slabe, oportunități, amenințări),

⦁ activități necesare implemetării proiectului

⦁ cheltuielile eligibile și neeligibile

⦁ analiza pieței

⦁ produsele și serviciile aduse în piață

⦁ proiecțiile financiare ale afacerii

⦁ justificarea finanțării - cum îl ajută pe beneficiar finanțarea, de ce este necesară,

⦁ etc.

În funcție de tipul de program planul de afaceri poate fi extrem de simplificat sau de elaborat, de obicei cerințele mai simple fiind în cadrul proiectelor elaborate pentru accesarea de fonduri guvernamentale.

Pasul 6: Documentația anexată planului de afaceri și cererii de finanțare

Planurile de afaceri împreună cu alte documente cerute în Ghiduri, proceduri și legislație constituie un dosar pe care solicitanții îl depun împreună cu cererea de finanțare la autoritatea de management pentru finanțările respective. De obicei principala piesă a acestui dosar este cererea de finanțare, iar anexe sunt documentele care dovedesc respectarea cerințelor de eligibilitate și de selecție a proiectului de către beneficiar. (oferte de preț, certificate, etc)

Pasul 7: Depunerea cereii de finanțare

Cererea de finațare și celelalte documente necesare se depun în intervalul de timp specificat la apelul de proiecte, de regulă în format electronic pe:

⦁ site-ul afir.info - pentru PNDR

⦁    MySMIS 2014 -pentru POC, POR, POP și POCU (în cazul POCU depun proiecte organizațiile care gestioneaza schemele de grant, iar beneficiarii finali sunt inclusi în aceste proiecte prin diverse mecanisme de selecție).

⦁ Site-ul aippimm.ro - pentru programele naționale pentru IMM.

Pasul 8. Semnarea Contractului de finanțare - contractarea

Proiectele depuse sunt evalate la autoritățile de management sau la organismele intermediare cărora acestea le-au delegat anumite competențe, de către evaluatori interni sau externi.

În urma evaluărilor, un număr de proiecte sunt selectate la finanțare, în ordinea punctajelor obținute.

Titularii proiectelor câștigătoare semnează contractele de finanțare cu autoritățile de management și încep de implementarea proiectului. Procesul de contractare presupune furnizarea unui nou set de documente care să certifice respectarea criteriilor solicitate de finanțator.

Pasul 9: Implementarea proiectului.

În acest complex proces, beneficiarul finanțării nerambursabile  trebuie să desfășoare toate activitățile prevăzute în proiect, să facă investițiile anunțate, în condițiile și cu rezultatele pe care și le-a asumat în planul de afaceri și în proiect.

Acest proces presupune două etape importante: realizarea achizițiilor și a cererilor de rambursare, existând deseori situația când suplimentar acestor activități apare necesitatea de modificări de soluție tehnică.

Pe perioada de implementare a proiectului și până la final, beneficiarul își poate primi fondurile nerambursabile.

Pasul 10: Monitorizarea

La unele linii de finanțare, perioada de monitorizare poate dura și 3 ani după finalizarea proiectului, timp în care afacerea trebuie să funcționeze, să mențină locurile de muncă pe care și le-a asumat, să exploateze achipamentele achiziționate cu banii nerambursabili.

În caz contrar, beneficiarul riscă retragerea fondurilor nerambursbile primite anterior.