Samlet vejledning ved opstart

Overordnet:

Dagtilbudsaftalen:
Sæt dig godt ind i Dagtilbuddets bilag 1 aftale og afdelingens bilag 2 aftale.
Hvis du er i tvivl om noget, vedrørende arbejdstidsplanlægning, så prøv om du kan finde det i dagtilbudsaftalens bilag 3 eller overenskomsten for den pågældende medarbejder.
Ring gerne til Steffen, hvis du har spørgsmål.

Tilsyn:
Et nyt uvildigt tilsyn er i sin opstartsfase i Aarhus Kommune.
Det uvildige tilsyn kommer til at tage udgangspunkt i Iters (0-2 år) og Ecers (3-6 år).

Hvert andet år er der en tilsynskonsulent der laver observationer i ca. halvdelen af afdelingerne. De øvrige afdelinger få en tilsynsobservation af tilsynsteamet fra ledelsen. Tilsynsteamet i Brabrand Dagtilbud er: Steffen

Der skal laves én observation i vuggestuen og én observation i børnehaven, af 3 timer varighed fra 9-12. Således vil en integreret institution få besøg to gange. På baggrund af observationerne og andet relevant data afholdes et anmeldt tilsynsmøde med en varighed af 3 timer.

Til et tilsynsmøde deltager som minimum den pædagogiske leder, dagtilbudslederen, en medarbejderrepræsentant og en forældrerepræsentant.
Det er op til den enkelte PL, hvem deltagerkredsen ellers indbefatter.

Læreplan:
Dagtilbuddet har en læreplan. Den findes i SharePoint.
Læreplanen for Brabrand Dagtilbud er primært udarbejdet i ledelsesteamet og er som sådan en overordnet rammebeskrivelse for det pædagogiske arbejde.

Stærkere Lærings Fællesskaber:
Professionelle læringsfællesskaber i resten af verden.

En tænkning stærkt inspireret af Ontario, Canada.
Hvis du ikke allerede er bekendt med det, vil der være nogle kurser du kan deltage i.

Vestbyindsatserne:
Som en del af helhedsindsatsen i Gellerup, deltager Brabrand dagtilbud i nogle indsatser for at imødekomme udsatheden i området.
Vestbyindsatserne dækker over en række prøvehandlinger, herunder hjemmebesøg, forældreforløb og tidlig helhedsorienteret indsats sammen med familiecentret.

Overordnet betyder det at alle familier i vores institutioner skal tilbydes et hjemmebesøg om året. Alle institutioner skal lave et forældreforløb, som består af 2-4 aftener hen over året, med et relevant oplæg.

Hjemmebesøgene fungerer i de fleste afdelinger rigtig fint, og der er opbakning til dem.
Forældreforløbene har været lidt sværere at få i gang og derfor arbejder vi pt. på at lave dem mere fælles end hver for sig.

De enkelte afdelinger planlægger deres hjemmebesøg på forskellige måder. Spørg blot dine kollegaer for inspiration.

Der er givet ekstra midler til arbejdet med hjemmebesøg og forældreforløb.

Fora:
Ledelsesmøder:
Et dagtilbud drives af en dagtilbudsledelse, bestående af de pædagogiske ledere og en dagtilbudsleder for bordenden. På ledelsesmøder drøfter vi mange forskellige ting og sætter den overordnede ramme for dagtilbuddet.

Som pædagogisk leder har du 2 kasketter i ledelsesteamet: 1) Som repræsentant for din afdeling og 2) som repræsentant i den overordnede ledelse af hele dagtilbuddet.
Disse to kasketter har ikke altid de samme holdninger og det er en evig øvelse at perspektivere med den rigtige kasket.

Forældreråd og Bestyrelse:
Dagtilbuddet har en samlet bestyrelse, med repræsentanter for de afdelinger, der har valgt en repræsentant. Steffen er bestyrelsens sekretær og Charlotte sidder med fra ledelsessiden. Medarbejderne har også mulighed for at vælge 3 repræsentanter.

I hver afdeling skal der vælges et forældreråd. I nogle afdelinger har det ikke været muligt at finde repræsentanter og derfor har de ikke et forældreråd.
Forældrerådet har ingen formel kompetence, men bestyrelsen kan i nogle tilfælde give kompetencen videre til forældrerådet.

Forældrerådet er forældrenes talerør til institutionen og ledelsen. Forældrerådet behandler kun sager som er af repræsentativ karakter for den samlede forældregruppe. Forældrerådet har en forretningsorden, hvor du kan finde oplysninger om aftalerne i din institution. Det er som udgangspunkt dig som PL, der udarbejder dagsorden (evt. i samarbejde med formanden) og indkalder til møderne.

Læringssamtaler:
Læringssamtalen er en årlig begivenhed, hvor dagtilbuddets ledelse mødes med børn og unge chefen, samt nogle konsulenter fra PUF. Der kan også være deltagelse af forældre og medarbejderrepræsentanter.

Læringssamtalen har fokus på den fælles læring i dagtilbuddet og på børnenes udbytte af vores arbejde. Det er en stramt struktureret samtale der har en varighed af to timer.

Trivselsmøder:
Hvis et barn mistrives, eller i øvrigt viser tegn på forsinket udvikling mv. er det muligt at aftale med forældrene at I sammen deltager i et trivselsmøde, hvor vores PPR-konsulenter er deltagende.
Der skal udfyldes en formular, som sendes til Steffen og til PPR forud for mødet. Den findes i SharePoint.

Der kan være ventetid til at komme på trivselsmøde og derefter ventetid, hvis PPR skal komme ud og se på barnet. Det er derfor en god tommelfingerregel at tænke i tidlig indsats. Det er dog altid en vurdering om TS er den rigtige vej, som regel afprøver man forskellige tiltag i afdelingen forinden.

PPR er i gang med at ændre deres praksis, så de får mulighed for at komme tættere på børn og medarbejdere. I den forbindelse ønsker de at vi i højere grad benytter os af anmodninger om sparring end deciderede indstillinger.

Fælles i dagtilbuddet:
OL-dage i Viben:
Viben står for 2 OL-dage for de kommende skolebørn i løbet af foråret. Her dyster børnegrupperne i nogle sjove aktiviteter.

Sommeroptog:
Viben står for sommeroptog, som afholdes en formiddag i juni.

Lukkedage:
Lukkedage er noget bestyrelsen beslutter. I Brabrand Dagtilbud er vi vant til at have Lukkedage i løbet af året. Som regel har vi lukkedage i de tre dage op til påske, Kristi Himmelfartsfredag, Grundlovsdag, uge 29 og 30 samt mellem jul og nytår.

Der er lavet et rul for de pædagogiske ledere, i forhold til hvem der har vagten. Dette kan findes i SharePoint.

Når man som pædagogisk leder har vagten, har man ledelse af medarbejderne, ligesom man, som udgangspunkt, er vært for nødpasningen i institutionen.

Dagtilbudslederen skriver ud omkring lukkedagene og afdelingerne har til ansvar at følge op.
Når der er fællespasning, er institutionerne lukket. Dog kan vi som udgangspunkt aldrig nægte at passe et barn også selvom forældrene kommer efter tidsfristen. Det beror derfor på god dialog og oplysning om vigtigheden af rettidig tilmelding.

Samarbejdspartnere:
Administrationen:
Det er administrationen der tager sig af tastning af engangsydelser, timeløn, samt oprettelse af nye medarbejdere mv. Det er også det administrative fællesskab som understøtter vores økonomiarbejde, med løbende opfølgninger.

Det er administrationen som sender regninger videre i dit workflow i RI. Har du spørgsmål af administrativ karakter, kan du henvende dig til Jannie (Administration) eller Flemming (Økonomi).

Teknisk Service:
Det er teknisk service der afhjælper større og mindre håndværks opgaver i institutionerne. Vi benytter MainManager til oprettelse af opgaver. Vi kan ikke vide på forhånd hvornår de løser opgaverne, eller i hvilken rækkefølge. Rammen er dog at opgaverne, som udgangspunkt, skal være løst inden for 14 dage.

Opstår der en akut situation kan man ringe direkte til Henri.

Aarhus Ejendomme:
Alt efter institutionens stand og vedligehold, kan man have mere eller mindre kontakt med Aarhus Ejendomme. Større vedligeholdsopgaver eller reparationer af den udvendige del/skallen af institutionen er Aarhus ejendommes ansvar. Spørg teknisk service, hvis du er i tvivl om hvem der har ansvaret og hvem du kan kontakte.

Pladsanvisningen:
Det er pladsanvisningen der anviser plads til nye børn. Det er primært Charlotte Østergaard Petersen, som er vores pladsanviser i Brabrand Dagtilbud. Det kan være fint at have et løbende samarbejde med Charlotte omkring børneindtag.

PPR:
I Dagtilbud Hasle har vi to konsulenter, der er primært tilknyttet til os.
Nadia, som er Psykolog og Karen, som er tale/høre konsulent.
De deltager f.eks. i trivselsmøder og er også tilgængelige hvis man har brug for sparring.

Samarbejdet vedr. enkelte børn, starter som udgangspunkt ved et trivselsmøde.

Sundhedsplejersken:
Alle afdelinger har en sundhedsplejerske tilknyttet. Spørg Steffen hvem der er din.
I afdelingen har vi 4 timer årligt, som vi kan benytte som vi vil. Nogle afdelinger bruger timerne andre gør ikke.
Sundhedsplejersken er familiernes første møde med det kommunale system. I få og enkelte tilfælde kan der være et samarbejde omkring en familie, hvor sundhedsplejersken deltager.

Sundhedsplejersken laver desuden DSA erklæringer på børnene. Men vuggestuerne skal være særligt opmærksom på om de er lavet og om de er lavet korrekt.

IT-support:
Ved behov for hjælp til noget IT-relateret kan du ringe til de lokale team på 41 84 09 99 eller til servicedesken på 89 40 11 11.
De skal bruge din AZ-ident, for at hjælpe dig.

Medarbejdere skal selv ringe til IT-supporten, da de helst vil hjælpe de nødstedte direkte.
I dagtilbuddet har vi også Martin, som man altid kan ringe til: 24 59 27 40.

Systemer:
LIS:
LedelsesInformationsSystem. Det er her du kan finde de data og informationer, som du har behov for som leder. Syge/fravær, børneoptag, arbejdsmiljø, økonomi, grafisk lis, mv. findes her.
Du kan ikke ”ødelægge” noget i systemet, så klik lidt rundt og ring til en ven, hvis du farer vild.

Nem Økonomi:
Få adgang via LIS.
Det er her du holder dig ajour på budgettet. I samarbejde med Steffen har du ansvaret for din afdelings budget. I dagligdagen er det dig der råder over det, men ved indkøb af større karakter er det godt at inddrage Steffen. Du finder selv balancen i samarbejdet.
Flemming fra administrationen løser opgaven med opdateringer af NØ, hvis du har behov for hjælp til et overblik, er Flemming altid villig til at hjælpe.

Truetrade og indkøbsaftaler:
Det er vores indkøbssystem. Der er ret nemt at bruge.
Udover at bestille varer, kan vi også søge indkøbsaftalerne frem.
Man kan gemme indkøbslister i systemet, men i perioder skifter varenumrene så meget at det næsten ikke kan betale sig.

Som hovedregel skal vi benytte kommunens indkøbsaftaler når vi køber ind.
Du kan søge genvejen frem på AarhusIntra. Læg den gerne i favoritlinjen.

KMD/RI:
En af de systemer vi bruger mest.
Du finder systemet, hvis du åbner Edge og derefter åbner en ny fane.

Her taster vi fravær/nærvær, godkender regninger, finder lønsedler, får adgang til personalemapper mv.
Det er svært at beskrive arbejdsgangene på skrift, så ring til en ven, når du sidder med det og bliver i tvivl.

KMD-institution:
Her findes der oplysninger om forældre og børn.
Det er her vi knytter børn og voksne til deres respektive stuer i Aula.
Gå via dette link: https://institution.kmd.dk/ à Kommunens adgangsstyring

Institutionen skal søges frem i søgefeltet.
I pladsydelser findes børnene. Hvis man trykker på CPR nummeret, kommer forældrenes oplysninger frem.
I pladsstyring, kan medarbejderne findes.

Aula:
Vores primære kommunikationsplatform både internt og eksternt.

Der er et par fælles aftaler i dagtilbuddet som er værd at kende:
1) Hvis vi skal skrive til mange forældre, bruger vi opslag i stedet for beskeder
2) Når vi opretter opslag, bruger vi ikke kommentarfunktionen

I administrationsmodulet kan du hente fremmødelister, opsætte komme/gå skærmen, mv.
Der findes mange gode vejledninger på Aarhusintra.

Mine Apps:
Medarbjederne skal taste sygedage, ferie mv. i denne app.
Timelønnede bruger appen til at indberette timer. Når vi laver tilgang på en ny timelønnet, så skal du udlevere en kort vejledning til brug af appen.

Get Organized:
Vores journaliseringsmodul, hvor vi gemmer referater og andet materialer både i børnesager og ift. afdelingens drift, såsom afdelingsmøder mv. Det er lige i opstartsfasen pt. og derfor vil du skulle implementere systemet sammen med personalet.

AarhusIntra:
Her kan du følge med i den overordnede kommunikation fra forvaltningen.
Det er også her du kan søge alverdens ting frem, når du mangler svar på noget.
I nogle tilfælde skal man søge ret specifikt. Så ring gerne til en ven, hvis ikke du kan finde det du skal bruge, så kan det være du kan blive ledt på sporet.

Hjernen og Hjertet:
Dette er primært et redskab for pædagogerne.
Dog skal du have et kendskab til det, da du skal kunne hjælpe og vejlede.
Desuden kan systemet bruges til at skrive fokuspunkter og handleplaner, som du dermed kan følge med i og følge op på sammen med medarbejderne.

Emply:
Rekrutteringsplatform, hvor man opretter stillingsopslag og modtager ansøgninger. Her kan du rate kandidaterne og sende masse afslag mv. Systemet er relativt intuitivt og når før man kender til funktionerne er det en god hjælp i ansættelsesprocesser. Du finder link til emply via søgefunktionen på AarhusIntra.

Drift:
Fuldtids/deltidsmodul:
I Aarhus kommune har forældrene mulighed for at tilvælge et deltidsmodul.

Når man har deltidsmodul kan man råde over 50 timer fordelt på en 14 dages periode.
Hvis et barn ikke møder med regelmæssige tider, skal forældrene hver 14. dag, melde nye mødetider ind. Institutionen har kun åbent i det tidsrum forældrene har meldt ind.

Det anbefales at gøre det meget tydeligt for nye og gamle forældre, at vi holder skarpt øje med om deltidsmodulet bliver overholdt.

Børnehave/skoleudsættelse:
Hvis et vuggestuebarn skal børnehaveudsættes, skal der laves en særaftale. Særaftalen skal bevilliges af PPR. Find mere viden på AarhusIntra.

Hvis et børnehavebarn skal skoleudsættes, foregår det i en aftale mellem distriktskolen, forældre og institution. Formelt skal forældre eller institution ansøge med vedlagt handleplan for udsættelsen og skolen skal så bevillige det. 

Sparringsmøder:
Alle pædagogiske ledere skal afholde sparring med, som minimum, de medarbejdere der har kontaktbørn. Sparringerne skal afholdes 4 gange om året, og kan lægges i medarbejdernes forberedelsestid. Der findes en skabelon til en dagsorden i SharePoint.

Arbejdsmiljø:
Som leder er du arbejdsmiljøleder og dermed overordnet ansvarlig for arbejdsmiljøet og sikkerheden på arbejdspladsen. Arbejdsmiljøarbejdet er omfattende og der kan hentes viden på AMBU online, som kan søges frem via AarhusIntra.

AMG er et møde mellem arbejdsmiljørepræsentant og PL. Det kan anbefales at holde systematiske møder, ca. 4 gange om året. Derudover kan der i perioder være behov for mere. Det er en god idé at dele arbejdsmiljøopgaverne med AMR’eren, men husk at det i sidste ende er dig der er ansvarlig for at tingene er udført. Din AMR er: Iben Dit første AMG er: d. 11.09, kl. 12-14.

Procedurer ved nye børn:
Når vi modtager indmeldelser på nye børn, sender vi et velkomstbrev, sammen med velkomstpjecer for afdelingen og dagtilbuddet. (Ca. en måned før opstart)
Forældrenes mail finder vi i KMD-institution.

Når vi laver velkomstbrev, skal du samtidig huske at få opdateret indtagslisten og børneoverblikket.

Derudover skal du samle en lille velkomstfolder til personalet, med de relevante dokumenter, samt et telefonnummer til forældrene.

Mødeplaner:
Den nye arbejdstidsaftale gør at vi ift. timeregnskabet nu har en normperiode på et år. Det vil sige at medarbejdernes gennemsnitlige arbejdstid skal gå i nul, hen over året.

Det betyder ikke at man i praksis skal planlægge mødetider for et helt år. Mange planlægger for fire uger ad gangen, og har deadlines for hvornår medarbejderne skal komme med ønsker til næste periode.

Alle medarbejdere skal have en grundmødeplan, som de som udgangspunkt kan regne med. Når man laver mødeplan for en 4 ugers periode, kan der være noget som gør at man ændrer deres tider helt eller delvist. Her er det en god idé at få lavet en tydelig markering af de ændringer der laves, set i forhold til grundmødeplanen.

I Brabrand Dagtilbud er mødetidsplanlægningen en ledelsesopgave. Derfor er alle beslutninger om ændrede mødetider, ønsker til fridage, ønsker om at gå tidligere en dag mv. noget som skal ind forbi lederen, det er ikke kulturen at medarbejderne selv skal/må administrere dette. Er udarbejdelsen af mødeplan uddelegeret, er det stadig lederens ansvar.

Der findes et planlægningsværktøj, som i essensen er et avanceret tjenestetidsskema. Her kan du eller medarbejderne holde øje med status på normtiden og rapportere engangstillæg. I sidste ende er det dog dit ansvar som leder, at medarbejderne får deres tillæg udbetalt.

Notater:
Hvis vi skal kunne følge korrekt op på procedurer vedr. tjenestelige forhold, såsom sygdom, tjenesteforsømmelse, at møde for sent mv. er det vigtigt at lave notater, når vi har givet en instruktion.

Notater kan oprettes og i en medarbejdermappe i GO. Hvis der bliver afholdt tjenestelige samtaler hvor vi skriver referat, skal disse underskrives af både leder og medarbejder, samt arkiveres i medarbejderens personalemappe.

To faktor og Nem-id validering:
For at benytte Aarhus Kommunes systemer, er det nødvendigt med en to faktor godkendelse.
Når du modtager nye medarbejdere, skal du hjælpe med at oprette denne. Dette kan gøres via linket: http://tofaktor.aarhuskommune.dk/ (Benyt evt. inkognito browser)

Link til diverse oplysninger:

Personale – organisering (hvem skal man henvende sig til om hvad?)

Personale, Børn og Unge - AarhusIntra (aarhuskommune.dk)

Arbejdstidsaftale – trådte i kraft 1.1.2022: Dagtilbudsaftalen & FAQ

Lokalaftaler - Lokalaftaler i Børn og Unge - AarhusIntra (aarhuskommune.dk)

Senioraftaler - Seniorordning i Børn og Unge - AarhusIntra (aarhuskommune.dk)

Tidsbegrænset ansættelse - Tidsbegrænset ansættelse i Børn og Unge - AarhusIntra (aarhuskommune.dk)

Månedsløn/timeløn – Regler om timeløn

Dispensation fra uddannelseskrav - BUPL-MBU - procedure dispensationsansøgning.docx (sharepoint.com)

Personalemapper - Personalemapper - AarhusIntra (aarhuskommune.dk)