Yfirlit og kynning:

Undanfarin ár hefur staðið yfir þróun, hönnun og smíði á þessum hugbúnaði sem tekur til flestra þátta reksturs lítils og meðaslstórra gististaða / hótels. Að þessarri vinnu kom fjölbreyttur hópur allt frá stjórnendum, eigendum, rekstraraðilum, almennum starfsmönnum, forriturum og öðru hugbúnaðarfólki. Beitt er fjölbreyttum lausnum við nálgun á verkefnið þar sem nýjasta tækni er nýtt til hins ítrasta til að ná fram sem bestri virkni og afköstum. Unnið er með mikið magn gagna sem til staðar eru í hverju fyrirtæki og þeim breytt í verðmæti með nýrri nálgun sem gerir alla stjórnun og stýringu markvissa og einfalda. Kerfið sjálft er hannað sem ein heild þar sem allar hugbúnaðarlausnirnar eru tengdar saman til þess að kalla fram mismunandir sviðsmyndir. Einnig er hægt að velja og virkja ákveðna hluta kerfisins sem gefur þá afmarkaða virkni á ákveðnum sviðum. read more.....

Stór hluti þeirra fyrirtækja sem sérhæfa sig í þjónustu við ferðamenn eru lítil og meðalstór fyrirtæki sem byggð hafa verið upp frá grunni af eigendum sínum. Flest þessara fyrirtækja eiga það sameiginlegt að eigendur eru drifkrafturinn og ganga í öll verk sem þarf að vinna hverju sinni þannig að hlutirnir gangi og markmiðum sé náð. Algengt er að sólahringarnir dugi ekki á álagstímum. Eitt af þeim verkefnum sem vill oft mæta afgangi er áætlanargerð, greiningarvinna ýmiskonar sem leiðir í ljós hvort afkoman sé ásættanleg og sú mikla vinna sem lögð er í hlutina á hverjum degi standi í raun undir þeim væntingum sem til er ætlast þegar upp er staðið.


Rekstrarleg mistök og glötuð tækifæri er eitthvað sem mikilvægt er að koma í veg fyrir. Skipulag og yfirsýn er forsenda þess að hægt sé að bregðast við með réttum hætti ef eitthvað er að fara úrskeiðis í rekstrinum. Til að þetta sé gerlegt þarf að vera til í fyrirtækinu sterk stjórnun og skýr yfirsýn. Það að hafa alltaf aðgengi að tölulegum staðreyndum í rauntíma og greiningu ýmiskonar tiltæka, gefur stjórnendum það forskot sem þarf og eykur líkur til að réttra ákvarðanir verði teknar á réttum tímapunktum. Stjórnendur þurfa stöðugt að taka afstöðu og ákvarðanir til ótal atriða tengt rekstrinum, rangar ákvarðanir sem teknar eru út frá tilfinningu en ekki staðreyndum geta haft langvarandi neikvæðar afleiðingar og kosta ótrúlega orku, tíma og fjármuni að vinna til baka, glötuð tækifæri eru sóun á verðmætum.


Við þau sem að þessu kerfi stöndum höfum staðið í þessum sporum við uppbyggingu, stjórn og stýringu hótels okkar. Eftir ítarlega greiningu og tilraunir var ákveðið að fara út í smíði og hönnun alhliða kerfis sem spannaði sem flesta þætti reksturs venjulegs hótels. Þær kröfur sem settar voru fram í upphafi voru að betri nýtingu á mannskap, stjórnun og stýring verði markvissari, auðveldara verði að virkja og þjálfa nýja starfsmenn til verka, fyrirtækið verði sveigjanlegra í breytilegu rekstrarumhverfi og rekstrarleg markmið verði tryggð.


Flest þeirra markmiða sem sett voru í upphafi hafa náðst og gott betur. Með tilkomu notkunar kerfisins jukust afköst margfalt, öll vinnan varð auðveldari og markvissari, gæði jukust, mistökum fækkaði sem skilaði sér beint í betri afkomu. Almenn líðan starfsmanna batnaði. verkferlar urðu skýrari, traust á stjórnendur jókst, auðveldara að grípa inní og afstýra mistökum þar sem rekstrarlegar upplýsingar og staðreyndir eru ávallt aðgengilegar við ákvarðanartöku.


Verðlagning:


Í kerfinu er nú í boði eru mismunandi aðgangar sem hægt er að virkja hvern fyrir sig eða saman.

Öllum aðgöngum fylgir stjórnborð þar sem stjórnandinn fær fullan aðgang, getur stjórnað allri uppsetningu og virkni. Einnig fylgir með öflugt kennslukerfi þar sem skýrir út á einfaldan hátt virkni og uppsetningu kerfisins sem auðveldar og einfaldar alla notkun.

Innifalið í verði:

  • Frír reynslutími í 30 daga

  • *Grunnverð er mánaðar afnotagjald af virkjuðum aðgangi ásamt reglulegum uppfærslum og viðhaldi á kerfinu.

  • **Verð fyrir hverja einingu /herbergi er mánaðargjald fyrir tengingu, hýsingu og gagnavinnslu sem virkjuð er fyrir hverja einingu hverju sinni.

  • Ótakmarkaður fjöldi notenda

  • Öll verð eru án vsk

Reiknivél

- setjið inn fjölda herbergja og veljið aðganga -

Tekju- og rekstrargreinin í rauntíma

Lýsing:


Með aðgangi að aaCave tekju- og rekstrarstjórnunnar kerfinu fæst skýr yfirsýn yfir stöðu fyrirtækisins hverju sinni sem birtist notanda í rauntíma með örfáum smellum. Einnig eru ýmsar lykiltölur aðgengilegar frá fyrri tímabilum sem dýpka skilninginn á rekstrinum, auðvelda alla greiningarvinnu og skerpa línurnar þannig að hámarks framlegð verði náð.

Þegar kerfið hefur verið tengt viðkomandi fyritæki og réttar forsendur settar inn er hægt að kalla fram fjölda sviðsmynda, allt frá lærdómi síðustu ára til áætlana næstu 12 - 24 mánuði miðað við hinar ýmsu forsendur og áætlanir. Kerfið byggir alla vinnslu á bókunnarstöðu viðkomandi hótels hverju sinni sem uppfærist sjálvirkt reglulega svo og þeim útgjaldaliðum sem stýrast beint eða óbeint af bókunarstöðunni hverju sinni. Að geta kallað fram rekstrarstöðu fyrirtækisins hvenær sem er með einföldum hætti gefur stjórnendum mikið forskot til réttra ákvarðanna hverju sinni.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 6.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 300.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Sjálvirk verðstýring:

Lýsing:

AaCave hótelstjórnunarkerfið bíður upp á sjálvirka verðstýringu miðað við bókunarstöðu hverju sinni ásamt öðrum forsendum sem valdar eru. Þegar verðstýring hefur verið virkjuð fær notandinn fullt vald yfir verðlagningu mismunandi herbergja / íbúða, yfirsýn yfir nýtingu og aðrar nytsamar upplýsngar sem stuðla að skýrri yfirsýn og fullri stjórn á tekjuflæði hótelsins.

Fljótlegt og einfalt er að breyta verðum miðað við hinar ýmsu forsendur sem liggja fyrir hverju sinni. Hægt er að láta kerfið vakta bókunarstöðuna og breyta sjálvirkt verðum eftir fyrirfram gefnum forsendum í þeim tilgangi að hámarka nýtingu og afkomu hverju sinni. Eitt það mikilvægasta í hverju fyrirtæki er að stjórnendur hafi fullt vald á verðlagningu og tekjuflæði. Mikilvægt er að stjórnendur hvers fyrirtækis hafi fullt vald og verðleggi sína vöru og þjónustu út frá eigin forsendum, sjálvirk verðstýring og greining er mikilvægur þáttur í þeirri nálgun.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 3.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 150.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Sjálvirk innskráning:

Lýsing:

Í breyttu umherfi er möguleikar á sjálvirkri og snertilausri innritun orðin hluti þeirra þjónustu sem gestir gera kröfu um. "Self check-in" kerfi aaCave bíður upp á notendavæna og einfalda lausn tengt innskráningu, upplýsingagjöf og aðgangstýringum fyrir gesti. Eftir að bókun hefur verið gerð fær gestur sendan aðgang að sérsniðni gagnvirkri síðu með þeim upplýsingum sem gefur viðkomandi fulla stjórn og yfirsýn yfir þá hluti sem hann þarf meðan á dvöl stendur s.s. aðgangskóða að þeim dyrum sem þarf, gagnleg kort, pöntun á ýmissi aukaþjónustu og öðru sem hjálpar til við að gera dvölina þægilega.

Þegar uppsetningu í kerfinu er lokið og self check-in síðan virkjuð gengur öll vinnsla sjálvirk fyrir sig þ.e.a.s. þegar bókun kemur inn í kerfið fer bakvinnsla af stað og til verða sérsniðnar upplýsingar í kerfinu sem eiga við umræddan gest sem er síðan deilt til viðkomandi með sjálvirkum hætti. Auðvelt er að deila þessum upplýsingum til væntanlegra gesta í "welcome" tölvupósti sem sendur er sjálvirkt, einnig getur gestur nálgast þessar perónulegu upplýsingar með því að setja inn nafn og bókunarnúmer inn í innskráningar form og birtist þá allar upplýsingar um viðkomandi bókun þar sem gestur getur innskráð sig rafrænt. Með þessu viðmóti er auðvelt að setja upp sjálvirkt innskráningarkerfi t.d. í móttöku hótelsins þar sem gesturinn getur skráð sig inn og fengið aðgang að þeim hlutum sem tengjast bókun hans. Með kerfinu fylgir stjórnborð þar sem stjórnandi getur stjórnað með einföldum hætti þegar kerfið er sett upp í upphafi og þeim upplýsingum, myndböndum, lyklakkóðum og öðru sem ákveðið er að virkja og deila til væntanlegra gesta. Að því loknu gengur öll vinna sjálvirk fyrir sig og lyklakóðar og annað sem nauðsynlegt er virkjast sjálkrafa miðað við bókun hverju sinni án frekari aðkomu starfsmanna.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 4.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 200.-

*Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma

Öll verð eru án vsk.

Heimasíða með bókunarvél:

Lýsing:

Í kerfinu er auðvelt að setja upp heimasíðu með bókunarvél sem tengd er við hótelkerfi viðkomandi hótels. Bókunarvélin er af fullkomnustu gerð, opnar og lokar herbergjum miðað við bókunarstöðu og gefur skýra yfirsýn um verð og herbergi eða íbúðir sem eru lausar og í boði. Notandaviðmótið er einfalt og skýrt og auðskilið þar sem hægt er að bóka herbergi eða íbúð "online" með örfáum smellum. Full tenging er við aaCave hótel stjórnunarkerfið sem gefur ýmsa möguleika s.s. setja fram tilboð með einföldum hætti, birta sérverð valda daga eða tímabil, virkja afsláttarkóða auk fjölda annarra möguleika sem hjálpa til við að auka beinar bókanir og gefa stjórnanda fullt vald yfir virkni síðunar hverju sinni.

Stjórnun og notendaviðmót:

Mikilvægt er að hægt sé að breyta og laga heimasíðuna hverju sinni að aðstæðum og breyta nauðsynlegum upplýsingum. Í kerfinu eru þessar aðgerðir mjög einfaldar og auðvelt að setja inn myndir, texta eða það sem þarf hverju sinni. Innbyggt er í stjórnborð heimasíðunnar öflugt tæki sem gefur mikin sveigjanleika tengt tilboðsgerð og sérverðum ýmiskonar. Með þessa möguleika fær heimasíðan nýja nálgun og nýtist sem öflugt tæki til markaðsetningar og laðar að viðskiptavini með sérverðum og tilboðum sem notandinn getur sett upp með einföldum hætti.

Bókunarvélin sem fylgir heimasíðunni er tengd við hótelkerfið og aaCave kerfið þaðan sem öllum verðum, framboð og framsetning er stjórnað. Auðvelt er að fella bókunarvélina inn í núverandi heimasíðu hótelsins ef vilji stendur til þess.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 4.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 200.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Greining / teljari heimasíðu:

Lýsing:

Í kerfinu er greiningartól tengt heimasíðunni þar sem hægt er að fá dýpri innsýn inn í virkni síðunnar. Í þessu kerfi er hægt að ná út ýmsum notadrjúgum upplýsingum með skýrum og einföldum hætti. Í markaðssetningu og keyrslu herferða á samfélagsmiðlum er frumskilyrði að hægt sé að greina með einföldum hætti árangur herferðarinnar.

Til eru fjöldi greiningartóla sem mörg hver gefa góðar upplýsingar, þau eru mis flókin og krefjast oft ákveðinnar sérþekkingar og skilnings á viðkomandi miðlum. Þetta tól er framsett með það í huga að stjórnandinn og sá sem ber ábyrgð á rekstrinum geti með einföldum hætti haft fulla yfirsýn yfir hlutina án milliliðar til samanburðar við þá sérfræðinga sem ráðnir eru til markaðstarfa hverju sinni. Sem stjórnanda fyrirtækis er nauðsynlegt að hafa ávallt skýrustu mynd af öllum hlutum sem tengjast rekstri fyrirtækisins, þetta tól gefur viðkomandi ákveðið forskot til skjótrar ákvarðanartöku tengt þessum hlutum, byggt á staðreyndum sem liggja þarna fyrir með einföldum og skýrum hætti.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 2.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 100.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Pöntunar- og lagerkerfi

Lýsing:

Mikilvægur hlutur í vel reknu fyrirtæki er að skipulag sé á lager og pötunarferlum. Hluti kerfisins er svokallað lager- og pöntunarkerfi sem auðveldar stjórnendum og starfsmönnum yfirsýn yfir lagernum, hreyfingum og pöntunum. Þær vörur sem eru settar inn í kerfið er hægt að skilgreina með skýum hætti s.s. vörunúmer, skilgreina byrgja, skanna inn mynd, staðsetja vöru og annað sem nauðsynlegt er til að fullri yfirsýn sé náð. Hægt er að setja inn ýmsar forsendur t.d. hámarks magn og lámarks magn sem sem stjórnandi ákveður að þurfi að vera til staðar af hverri vörutegund o.s.frv. Síðan er hægt að kalla fram tillögu að pöntunarlista miðað við lagerstöðu, útbúa og senda á byrgja, allt með örfáum smellum. Með þessu kerfi er auðvelt að hafa fulla yfirsýn og virkja þá starfsmenn sem er bera ábyrgð á þessum verkþáttum.

Kerfið geymir upplýsingar um lagerflæði og ber það saman við bókunarstöðu hverju sinni. Eftir því sem kerfið er lengur í notkun bætast við dýrmætar upplýsingar um flæði einstakra vöruflokka inn í kerfið miðað við bókunarstöðu. Þessar upplýsingar er síðan hægt að nýta til að kalla fram tilögu að innkaupalistum á völdum tímabilum miða við áætla bókunarstöðu hverju sinni. Það að geta kallað fram innkaupalista með örfáum smellum sem byggðir eru á nákvæmum rauntölum og áætlaðri bókunarstöðu komandi mánaðar gefur stjórnendum mikið forskot. Síðan þegar viðkomandi ábyrgðaraðili hefur yfirfarið listann er hægt að senda pantanir með sjálvirkum hætti á valda byrgja.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 2.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 100.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Vaktaplan, þrifalistar og verkskipulag

Lýsing:

Vaktaplan, og skýrt verkskipulag er mikilvægur hlekkur í stjórnun og stýringu hvers fyrirtækis. Að vera með einfalt og auðskiljanlegt fyrirkomulag þessu tengt sparar oft mikinn tíma og gerir alla vinnu markvissari.

Þróað hefur verið utanumhald um þessa hluti inn kerfinu á einfaldan og skýran hátt. Að þessarri vinnu komu starfsmenn jafnt sem stjórnendur þannig að sem best virkni fengist og tekið væri tillit til allra aðila að sem mestu leyti. Stofnaður er aðgangur fyrir hvern starfsmann, honum útdeilt vöktum og verkefnin skilgreind. Viðkomandi starfsmaður fær síðan aðgang að sínu svæði þar sem allt skipulag og og verktilhögun er skýrð út á einfaldan hátt. Þegar verksskipulag er í föstum skorðum og hver starfsmaður með fulla yfirsýn yfir sínu starfsviði verður öll stjórnun og stýring markvissarri og einfaldari sem leiðir til betri nýtingar og aukinnar framleiðni innan fyrirtækisins.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 2.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 100.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Tímaskráning, stimpilklukka og vinnuseðlar

Lýsing:

Í meðfylgjandi hugbúnaði fylgir aðgengileg tímaskráningkerfi ásamt stimpilklukku. Hægt er að skilgreina starfsmenn með ýmsum hætti, hvort starfsmaður sé í vaktavinnu- eða dag/eftirvinnu eða bakvaktar fyrirkomulagi. Með virkjun kerfisins fær starfsmaður aðgang að stimpilklukku sem hægt er að stilla inn valdar IP tölur þannig að full stýring sé á hvar hægt er að framkvæma inn- og útstimplun. Admin stjórnandinn getur alltaf breytt tímaskráningu verði einhver mistök hjá viðkomandi starfsmanni við inn- eða útkráningu. Miðað er við að launatímabil sé frá 26. hvers mánaðar til 25. næsta mánaðar. Allur launaútreikningur og yfirfærsla vinnustunda verður auðveldur og leyst með örfáum smellum þar sem viðkomandi launatímabili er halað niður á CSV skrá sem færð er yfir í launakerfið með einföldum hætti.

Eftir að uppsetningu er lokið og kerfið tekið í notkun er sá tími sem tekur að reikna út laun starfsmanna nánast úr sögunni þar sem hægt er að klára allan launaútreikning með nákvæmni á örfáum mínútum óháð fjölda starfsmanna.

Starfsmaður hefur síðan alltaf aðgengi að öllum vinnuskýrslum sínum ásamt öðru sem tengist starfi viðkomandi á svæði sem starfsmanninum er útdeilt, um leið og hann er stofnaður í kerfinu.


Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 2.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 100.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.

Langtímaleiga - heimasíða og stjórnborð

Lýsing:

Kerfinu fylgir hugbúnaður þar sem auðvelt er að stilla upp einstaka herbergjum / íbúðum til langtímaleigu. Eftir að kerfið hefur verið tekið í notkun opnast ýmis tækifæri þar sem stjórnendur geta kallað fram hinar ýmsu sviðsmyndir frá liðnum tímabilum, til lærdóms, eða sviðsmyndir fram í tímann byggðar á fyrirliggjandi forsendum í bland við áætlanir. Þetta auðvelda stjórnendum ýmsar mikilvægar ákvarðanartökur. Mikilvægt er að geta greint með skýrum hætti hvenær verðlagning hótelsins er ekki lengur arðbær miðað við kostnað sem þarf til að halda opnu. Þegar þessi staða er uppi eru nokkrir kostir í stöðunni, loka viðkomandi gististað, sætta sig við tap í ákveðinn tíma þar sem gengið er á eigið fé, draga úr kostnaði með því að skerða þjónustu o.s.frv. Einn af kostum í stöðunni gæti verið sambland af þessu öllu þ.e.a.s. draga úr kostnaði tengt mannahaldi, fækka þeim einingum sem eru í skammtímaleigu og bjóða hluta eininganna til langtímaleigu í tilgreindan tíma. Með þessari nálgun getur lámarksstarfsemi verið tryggð sem stendur undir föstum grunnkostnaði, fyrirtækið ekki lengur að tapa peningum, lykilstarfsmönnum tryggð afkoma og hægt að halda hluta starfseminnar gangandi.

Með þetta í huga var hannaður hugbúnaður þar sem auðvelt er að setja fram valdar einingar til langtímaleigu með auðveldum hætti. Þess hugbúnaður samanstendur af heimasíðu sem hægt er að virkja þar sem viðkomandi eignir eru settar fram og verðlagðar með skýrum hætti.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 4.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 200.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.k

Fasteigna- og hússtjórnar kerfi

Lýsing:

aaCave hugbúnaðurinn bíður upp skilvirkt fasteigna- og hússtjórnarkerfi. Þegar kerfið hefur verið virkjað getur notandinn skipulagt allt það sem tengist viðhaldi og viðgerðum á húsnæðinu. Stofnaðir eru verkþættir í kerfinu sem reglulega þarf að inna af hendi s.s. skipta út rafhlöðum í fjarstýringum, hreinsa niðurföll, afísa ískápa, skipta um perur, gera öryggisúttektir, stilla hurðir o.s.frv. Síðan þegar notandinn hefur skilgreint þá liði sem nauðsynlegt er, er valinn sá tími sem líða á milli yfirferðar t.d. hreinsa niðurföll á 7 daga fresti, skipta um rafhlöður á 365 daga fresti o. s. frv. Eftir að umræddur verkþáttur er settur í vöktun heldur kerfið utan um allt skipulag tengt þeim verkum sem nauðsynleg eru og gefur notenda viðvörun og skipuleggur tíma fyrir framkvæmd á viðkomandi verkþætti með tilliti til vakta og álags viðkomandi starfsmanna.

Með þessu kerfi er hægt að virkja svokallað fyrirbyggjandi viðhald þar sem metið er og mældur endingatími hvers hlutar og honum skipt út eða endurnýjaður áður en bilun kemur fram. Með þessari nálgun sparast fjármunir, eignir halda verðmæti sýnu og gæði þeirra þjónustu sem verið er að veita eru tryggð.

Verð:

Grunngjald fyrir notkun á kerfinu kr. 4.000 .-

Verð pr. einingu / herbergi kr. 200.-


(Gjald er fyrir áskrift og gjaldfærist mánaðarlega að loknum umsömdum reynslutíma)

Öll verð eru án vsk.