Semana a semana

Veja, a seguir, o andamento detalhado do projeto semana a semana, desde o início do curso até o dia da entrega do trabalho e da máquina de secar roupas à CAAE.

Semana 1

Na primeira semana de aula, o professor introduziu aos alunos como seria o funcionamento da disciplina, como se daria a elaboração dos projetos e quais suas expectativas para o semestre. Dessa forma, definimos quais seriam os integrantes do grupo e escolhemos o cliente com o qual gostaríamos de trabalhar e o projeto que gostaríamos de realizar através do preenchimento do formulário aplicado pelo professor.

• Lições aprendidas:

O primeiro contato com a ideia de gestão de um projeto real nos fez perceber que teríamos desafios pela frente, o que nos motivou a escolher uma causa como a da CAAE de auxiliar crianças portadoras de câncer e outras patologias em seu tratamento, dessa forma obteríamos os conhecimentos necessários para uma boa gestão de projeto através das aulas do professor João Arantes, mas também veríamos resultados gratificantes na entrega dos alimentos à instituição.

Semana 2

Na segunda semana tivemos o feedback do professor João Arantes sobre a escolha do tema de projeto e, a partir disso, tivemos a confirmação dos objetivos e responsabilidades do grupo. A aula teórica consistiu na apresentação de diversas associações normatizadoras e exemplos de projetos que tiveram boa gestão e projetos que tiveram má gestão.

• Lições aprendidas:

Entendemos, a partir dos exemplos dados em sala, a importância de uma boa gestão de projetos, desde seu planejamento até a sua execução. Notamos que, apesar de nosso projeto ser de menor proporção, deveríamos estar atentas aos riscos para mitigá-los e fazer uma boa organização das atividades e responsabilidades.

Semana 3

Nesta semana, o professor apresentou em sala diversas formas de arrecadação de recursos, mostrou exemplos à turma de ideias bem-sucedidas, além das vantagens e desvantagens de cada estratégia. Diante disso, o grupo começou a alinhar estratégias de captação de recursos e metas a serem cumpridas para o projeto.

• Lições aprendidas:

A aula do professor João Arantes abriu nosso olhar para diversas possibilidades de captação de recursos. O que antes parecia uma atividade limitada à venda de rifas, agora nos pareceu mais diversa e possível de ser realizada dentro do apertado tempo que teríamos pela frente. Diante dos exemplos passados em sala de aula, entendemos que precisávamos, antes de tudo, ter nosso objetivo concreto para conseguirmos fazer um planejamento eficiente, o que nos levou a visitar nosso cliente e conhecer melhor suas necessidades.

Semana 4

Na quarta semana, o grupo desenvolveu algumas estratégias de captação de recursos, preparou um cronograma macro para nortear as atividades e distribuiu responsabilidades entre os integrantes da equipe. Nessa semana apresentamos ao professor e à turma de Gestão de Projetos o que tínhamos planejado até o momento.

• Lições aprendidas:

A avaliação do professor foi importantíssima para sabermos se estávamos no caminho certo, corrigirmos os erros e investirmos nos acertos. A apresentação dos outros grupos também serviu de exemplo do que poderíamos incrementar ou eliminar do nosso planejamento. Até aqui, nosso projeto estava ainda na fase de planejamento e entendemos que, se não nos apressássemos para começar a captar recursos, atrasaríamos o calendário.

Semana 5

Em sala, o professor João Arantes apresentou o que deveria ser o nosso Termo de Abertura do projeto e introduziu o Work Breakdown Structure (WBS), mostrando exemplos de outros grupos - erros e acertos - e nos fazendo entender a necessidade desses documentos. Além disso, ensinou sobre as normas de gestão de projetos e sua utilidade. Assim, durante essa semana, o grupo desenvolveu o Termo de Abertura e iniciou o WBS do nosso projeto.

• Lições aprendidas:

Entendemos que nosso planejamento não estava bem feito até aprendermos sobre o Termo de Abertura do projeto e o WBS. Vimos que todas as etapas do planejamento deveriam ser listadas, todas as atividades pontuadas e todos os passos, importâncias e demandas do projeto descritos com detalhes para que não nos perdêssemos em relação às nossas responsabilidades e necessidades do projeto. Esses documentos foram importantíssimos para fazer nosso planejamento consolidado e mais organizado.

Semana 6

Nessa semana, o professor falou com maiores detalhes sobre a estrutura do WBS. Apesar de na aula anterior ele já ter iniciado o assunto, nessa semana ele deu um exemplo prático de projeto e seu respectivo WBS, apontando erros estruturais e modelos que deram certo para aplicarmos no nosso projeto. Até esse momento, o grupo ainda não havia captado recursos devido a divergências de opinião quanto às estratégias de captação de recurso.

• Lições aprendidas

A partir dessa semana, conseguimos arrumar erros que havíamos cometido na estrutura do nosso WBS e entender que, se não tivéssemos feito as alterações necessárias, nosso projeto estava passível de erros e riscos maiores devido ao mal planejamento. Com o WBS arrumado, nosso planejamento estava excelente. O problema que enfrentávamos era interno no tangente às diferentes opiniões do grupo em relação à forma de captação de recursos.

Semana 7

Na sétima semana, aprendemos sobre gestão de comunicação e distribuição de responsabilidade, além de o professor também introduzir o conceito da Rede PERT. Nessa semana, entramos em contato com diversos sebos para venda de livros e captação de recursos, foi feita a arte para divulgação do projeto nas redes sociais, além disso, o grupo entrou em contato com amigos para arrecadação de alimentos. Foi adquirida uma cartela de nomes para que na semana seguinte fosse iniciada a venda de uma rifa.

• Lições aprendidas

O conteúdo apresentado pelo professor em sala de aula casou perfeitamente com o momento que o grupo estava vivendo. Como nessa semana demos início, efetivamente, à captação de recursos, conseguimos fazer isso da maneira certa através da matriz de responsabilidades e início da construção da Rede PERT, através da qual entendemos quais atividades dependiam umas das outras, reconhecemos que não poderíamos extrapolar aos prazos determinados e determinamos responsáveis para cada uma das atividades.

Semana 8

Nesta semana, iniciamos a venda de uma rifa de chocolate, conseguimos doações de amigos, anunciamos e solicitamos doações de alimentos em redes sociais, fizemos a matriz de responsabilidades e a rede de atividades. O contato com os sebos se manteve para verificar qual seria a melhor opção para venda. Além disso, fizemos uma planilha para controle das doações e arrecadações de recursos financeiros para o projeto e nos preparamos para apresentar, na semana seguinte, o andamento do projeto ao professor e à turma.

• Lições aprendidas

Ao estreitar nosso contato com a Rede PERT e entender melhor sua funcionalidade e importância na gestão de um projeto, entendemos que não havíamos planejado tudo com exatidão, precisávamos melhorar em alguns pontos, detalhar melhor nosso planejamento e, assim, reduzir ainda mais os riscos. Nesse momento, estávamos atrasadas com nosso planejamento e, diante disso, nossas estratégias de captação de recurso foram se realizando simultaneamente e com caráter mais urgente. Entendemos que precisávamos estar completamente inseridas na fase de execução, caso contrário, não cumpriríamos o prazo.

Semana 9

Na nona semana, fizemos a apresentação de como estava nosso projeto para o professor e a sala. Nesse momento, havíamos arrecadado apenas 40% (aproximadamente) da nossa meta. Realizamos melhorias no nosso site, e, a partir das orientações do professor, atualizamos a rede de atividades e alguns detalhes do planejamento do projeto. Nesse momento, a venda das rifas continuava e se iniciava o contato com supermercados para solicitar doações.

• Lições aprendidas

A partir da apresentação que fizemos do nosso projeto, foi possível identificar os erros que estávamos cometendo e o que ainda era necessário modificar no nosso planejamento e execução de nossas estratégias. Além disso, conseguimos ter novas ideias a partir da apresentação dos outros projetos.

Semana 10

Nessa semana, concretizamos a venda de alguns livros no sebo e finalizamos a primeira rifa. Em sala de aula, aprendemos sobre a gestão de qualidade em projetos. O professor João Arantes deu exemplos que falharam e alguns também que foram bem sucedidos no processo de gestão de qualidade e que deveríamos prezar por isso em nosso projeto.

• Lições aprendidas

Nessa semana aprendemos que não bastava atingirmos nossa meta por um lado, mas deixar falhas em outros quesitos do projeto. Ele deveria ser inspecionado como um todo para alcançarmos o nosso objetivo e atendermos a todos os requisitos do nosso cliente. Nesse momento estávamos alavancando as arrecadações através das rifas e doações, o que nos fez entender que deveríamos manter nossos esforços daquela maneira.

Semana 11

Nessa semana, compramos e entregamos o prêmio do vencedor da primeira rifa. Também, demos início à venda da segunda rifa, cujo prêmio seria um par de ingressos ao cinema. Em sala de aula, aprendemos sobre melhoria contínua em projetos, após o processo de gestão de qualidade e de que forma esse exercício deveria ser feito.

• Lições aprendidas

A partir da aula ministrada pelo professor João Arantes, entendemos que o processo de melhoria em projetos deve ser aplicado para que se obtenha êxito. Esse processo também foi aplicável ao nosso projeto. Primeiramente resolvemos problemas internos de planejamento. Uma vez resolvidos, passamos para execução, a qual revelou novos problemas que precisavam ser sanados. Eliminados esses problemas, passaríamos para a fase de finalização e o processo de melhoria contínua continuaria a acontecer.

Semana 12

Na décima segunda semana, seguimos com a venda da segunda rifa. Além disso, recebemos uma doação do mercado Tauste em Jundiaí, que contribuiu para que chegássemos cada vez mais perto do nosso objetivo. Nessa semana, havíamos conquistado aproximadamente 90% dos recursos necessários. Em sala de aula, o professor abordou o assunto de gestão de riscos, mostrando os tipos de riscos e ensinando a estrutura que deveria ser nossa matriz de riscos.

• Lições aprendidas

Nessa semana, entendemos a importância de identificar os possíveis riscos do projeto e traçar estratégias para eliminá-los. Além disso, foi interessante perceber que os riscos podem trazer benefícios a um projeto.

Semana 13

Nessa semana, finalizamos a segunda rifa, recebemos as últimas doações, realizamos as compras nos supermercados e atacadistas com o dinheiro que havíamos conseguido e entregamos as arrecadações à cliente. Além disso, os grupos começaram a realizar as apresentações finais de seus projetos.

Semana 14