¿Sabías que una mala gestión del inventario puede causar pérdidas de hasta el 10% en ingresos anuales?
Según The Inventory Management Report de Wasp Barcode Technologies, una de las principales causas de estas pérdidas es no realizar una toma de inventario periódica y precisa. A pesar de esto, muchas empresas postergan este proceso o lo realizan de forma improvisada, sin seguir un protocolo claro.
En este artículo aprenderás cómo hacer una toma de inventario, por qué es esencial para cualquier tipo de organización y cuáles son las herramientas, buenas prácticas y metodologías que puedes aplicar para obtener resultados fiables, especialmente si eres una pyme o manejas almacenes de productos físicos.
La toma de inventario es el proceso de verificación física y documental del stock o activos de una empresa. Su objetivo es garantizar que lo que aparece en los registros coincide con la realidad. Esto puede abarcar:
Inventarios de productos terminados
Materia prima o insumos
Equipos, mobiliario o activos fijos
Bienes en tránsito o consignación
Una toma de inventario efectiva permite tomar decisiones basadas en datos reales, mejorar la logística, reducir mermas y prevenir fraudes.
La toma de inventario no solo sirve para tener “orden”, sino que representa una fuente de información clave para:
Controlar pérdidas y robos
Tomar decisiones de compra
Evitar quiebres de stock
Cumplir con auditorías contables o tributarias
Optimizar el uso de recursos y espacios
Empresas como Matrix Consulting SAC, especializadas en servicios de inventarios y tasaciones en Perú, destacan que una buena toma de inventario puede mejorar hasta en un 40% la precisión de los balances financieros en el primer año.
1. PLANIFICACIÓN
Define con claridad:
Qué unidades o almacenes se inventariarán
Fechas y horarios
Roles del equipo
Herramientas a usar
Métodos de conteo (manual, digital, por escaneo)
2. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Organiza tu inventario por categorías: tipo de producto, ubicación, código SKU, lote, etc. Esto facilita el conteo y reduce errores.
3. ETIQUETADO Y CODIFICACIÓN
Usa etiquetas visibles con códigos de barras o QR. Si trabajas con activos fijos, incluye placas metálicas o RFID.
4. CONTEO FÍSICO
Realiza el conteo por cuadrillas, evitando interrupciones. Se recomienda un sistema de doble conteo para comparar resultados.
5. VALIDACIÓN Y CONCILIACIÓN
Compara los datos físicos con los registros digitales. Identifica diferencias, mermas, robos o errores administrativos.
6. INFORME FINAL
Genera un reporte con los hallazgos, observaciones y recomendaciones. Este documento servirá para ajustar balances y sistemas ERP.
Inventario de existencias o mercadería:
Usado en tiendas, almacenes, distribuidores o fábricas.
Inventario de activos fijos:
Equipos, vehículos, muebles, computadoras y demás bienes registrados en el activo contable.
Inventario cíclico:
Pequeñas auditorías frecuentes de distintas secciones del inventario (en vez de una sola toma general).
Inventario inicial:
Se realiza al comenzar un negocio o nuevo proyecto.
Inventario fiscal o legal:
Exigido por entidades tributarias o durante procesos de auditoría.
No tener un protocolo definido
No capacitar al personal
Realizar conteo con operaciones activas
Usar hojas manuales sin respaldo
No registrar las observaciones de campo
Postergar la conciliación de resultados
Estos errores, aunque parezcan menores, pueden costar miles de soles o comprometer procesos contables críticos.
Hoy en día, la tecnología permite llevar inventarios con mayor precisión y velocidad. Algunas herramientas útiles son:
Lectores de código de barras o RFID
Plataformas de gestión de inventario como Zoho Inventory, Softland, SAP, etc.
Aplicaciones móviles de conteo integradas con sistemas ERP
Alquiler de equipos y software para inventarios masivos (Matrix Consulting ofrece este servicio en Lima y otras regiones del Perú)
El uso de tecnología reduce los errores humanos en un 70% y acelera el proceso hasta un 60% en comparación con métodos tradicionales.
Con sede en Lima, Matrix Consulting SAC es una empresa con amplia trayectoria en toma de inventarios, tasaciones y control patrimonial. Cuenta con certificaciones ISO 9001, 14001 y 45001, y ha sido reconocida como empresa socialmente responsable por GRI.
Entre sus servicios destacan:
Inventario de activos fijos
Inventario de existencias
Valuación IFRS y NIC
Tasaciones técnicas y financieras
Informes técnicos de mermas
¿Con qué frecuencia debo hacer una toma de inventario?
Depende del giro del negocio. En retail, se recomienda hacerlo mensualmente. Para activos fijos, anualmente es suficiente.
¿Qué pasa si encuentro diferencias entre lo físico y lo registrado?
Debes registrar las diferencias en un informe técnico de mermas y corregir tu sistema contable. Puede requerirse una auditoría.
¿Puedo hacer el inventario sin detener mis operaciones?
Sí, pero es más propenso a errores. Lo ideal es hacerlo fuera del horario operativo o con equipos separados por zonas.
¿Cuánto tiempo demora una toma de inventario?
Varía según el tamaño del almacén y los recursos disponibles. Con herramientas adecuadas, puede reducirse hasta en un 50%.
¿Qué ventajas tiene tercerizar este servicio?
Obtienes precisión, rapidez y cumplimiento normativo sin cargar a tu personal interno. Además, se utilizan tecnologías avanzadas sin necesidad de comprarlas.
Conclusión
Una toma de inventario bien estructurada es clave para reducir pérdidas, mejorar la precisión operativa y fortalecer la toma de decisiones estratégicas. Estudios demuestran que hasta un 10% de los ingresos anuales pueden perderse por una gestión ineficiente del inventario. La solución está en aplicar una metodología clara, apoyarse en herramientas tecnológicas como lectores de códigos, sistemas ERP y etiquetas RFID, y contar con profesionales capacitados.
En este escenario, Matrix Consulting SAC destaca como aliado estratégico en Perú, ofreciendo servicios especializados y alineados con estándares internacionales. Su experiencia garantiza resultados confiables para pymes, corporaciones y entidades públicas que buscan un control patrimonial eficiente, moderno y sostenible.