Garis Panduan Permohonan

Garis panduan ini disediakan bertujuan untuk memberikan panduan dan rujukan kepada pemohon dari jabatan/PTJ/fakulti berkenaan tatacara pengurusan permohonan pembelian peralatan ICT dan multimedia di Universiti Teknologi Malaysia (UTM). 

Permohonan semakan spesifikasi teknikal peralatan ICT/multimedia di UTM perlu melalui Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT UTM bagi pembelian peralatan bernilai RM20,000 dan ke atas. Pemohon yang mengemukakan spesifikasi teknikal kepada jawatankuasa ini akan membuat pertimbangan dan kelulusan spesifikasi sebelum pembelian dilaksanakan di jabatan masing-masing. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengarah UTMDigital merangkap Ketua Pegawai Digital (CDO) UTM dan dianggotai oleh ahli jawatankuasa dari bidang kepakaran ICT dan multimedia yang akan membantu dalam membuat semakan dan penilaian spesifikasi. 

Bagi pembelian peralatan ICT/multimedia yang bernilai RM20,000 dan ke bawah, proses semakan akan dilaksanakan secara edaran yang akan diselaraskan oleh pihak Sekretariat Mesyuarat dengan ahli jawatankuasa mengikut bidang kepakaran masing-masing. Selain itu, bagi perolehan perisian berlesen semakan permohonan akan dibuat bagi memastikan perisian yang ingin dibeli tidak bertindih dengan perisian berlesen yang telah disediakan secara berpusat oleh UTMDigital. Memorandum Kelulusan bagi perolehan perisian akan dikeluarkan bagi menyokong proses pembelian. 

1. Pemohon perlu melengkapkan permohonan secara dalam talian di pautan:  https://sites.google.com/utm.my/jtict/permohonan

2. Kertas kerja perlu disediakan dan dikemukakan semasa menghantar permohonan bagi perolehan perkhidmatan berdasarkan perkhidmatan dan peralatan ICT/multimedia dan perisian seperti berikut: 

• Perisian yang melebihi harga RM20,000.

• Perkhidmatan cloud.

• Perkakasan ICT yang berharga RM50,000 - RM499,000.

• Kategori permohonan kurang RM500,000 kandungan kertas kerja perlu mengambil kira permasalahan semasa, objektif penyelesaian masalah, data-data sokongan, keperluan latihan dan Transfer Of Training (TOT).

• Semua kategori permohonan yang melebihi RM500,000 perlu mengikut format kertas kerja JPICT KPT di pautan [ muat turun kertas kerja ]

3. Pemohon boleh menggunakan templat Jadual Penentuan Spesifikasi Teknikal bagi nilai perolehan melebihi RM50,000 dan ke atas yang perlu melalui proses Iklan Sebutharga / Tender. [ Muat turun borang di sini ]

1. Pemohon perlu menyediakan kajian pasaran bagi memastikan spesifikasi yang dikehendaki adalah mengikut teknologi semasa yang terkini dan sesuai dengan keperluan penggunaan yang diperlukan.

2. Untuk melancarkan proses penyediaan spesifikasi, pemohon boleh mendapatkan perundingan dari staf ICT samada di jabatan/PTJ/fakulti atau boleh merujuk terus dengan pihak Sekretariat di Jabatan perkhidmatan Digital (UTMDigital) berkaitan kesesuaian teknologi, cadangan spesifikasi teknikal yang standard, harga yang besesuaian dengan jenis peralatan ICT dan mendapatkan cadangan sebutharga dari pembangun/pembekal.

1. Terdapat 3 kategori bagi pembelian komputer desktop atau komputer riba iaitu: 

• Spesifikasi rendah - untuk penggunaan biasa di pejabat bagi urusan pengkeranian harian. 

• Spesifikasi sederhana - untuk penggunaan di makmal, penyelidikan dan kerja-kerja yang melibatkan teknikal dan saintifik.

• Spesifikasi tinggi - untuk pemprosesan data, kerja-kerja produksi multimedia dan rekabentuk grafik, simulasi teknologi atau rendering. 

2. Pembelian perisian, terdapat dua jenis perisian iaitu perisian sistem (System Software) dan perisian aplikasi berlesen (Application Software).

• Perisian sistem ialah perisian yang diperlukan untuk menjalankan sesuatu perkakasan. Contoh: OS, firewall.

• Perisian aplikasi berlesen pula adalah perisian yang boleh digunakan pada mana-mana komputer dan kebiasaanya digunakan oleh pelbagai pengguna. Contoh: SPSS, nVIVO, Matlab, Antivirus

• Kaedah pembelian perisian ialah secara perpetual atau secara langganan tahunan.

• Bagi pembaharuan langganan perisian, pengguna perlu memastikan permohonan dibuat sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat langganan.

• Sebarang pembelian dan pembaharuan perisian perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa Perolehan ICT terlebih dahulu dan mengikut Tatacara Perolehan Universiti.

3. Lain-lain peralatan ICT adalah seperti berikut: 

• Permohonan untuk langganan pangkalan data dan cloud.

• Penyelenggaraan perkakasan ICT termasuk rangkaian (kecuali pembaharuan).

• Pembelian set audio visual yang melibatkan penggunaan bersama infrastruktur ICT rangkaian seperti penyediaan ruang mesyuarat digital di PTJ.

Peralatan yang tidak perlu dimajukan/mendapat kelulusan Jawatankuasa Teknikal ICT adalah seperti yang disenaraikan berikut: 

1. Perkakasan atau Accesories Komputer

• Pengimbas (scanner)

• RJ45 (Peralatan Rangkaian)

• Toner pencetak

• Bateri CMOS

• CD/CD-RW, DVD/DVD-RW

• Bulb projektor

• Monitor

• Tetikus (mouse)

• Keyboard

• Speaker

• Pendrive (Tanpa sistem)

• External Hard-drive

• External CD/DVD-RW

• RAM

• Power supply

• Hard-disk

• Webcam

2. Perkakasan selain komputer

• Portable amplifier wireless microphone

• Kamera Digital

• CCTV Kamera

• LED Display (Papan Kenyataan Digital)

• Telefon pintar (Smartphone)

3. Buku elektronik (e-Book) untuk kegunaan individu kecuali permohonan dari perpustakaan.

4. Peralatan dan perisian yang spesifik secara pakej bersama alat penyelidikan (embedded software).

6. Pembaharuan kontrak penyelenggaraan perkakasan ICT termasuk peralatan rangkaian.

1. Surat kelulusan bagi spesifikasi yang diterima akan dikeluarkan oleh Jawatankuasa dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Jawatankuasa Perolehan ICT diadakan.

2. Tempoh sah surat kelulusan spesfikasi yang dikeluarkan adalah seperti berikut:

• Satu (1) tahun untuk perolehan secara tender

• Enam (6) bulan untuk perolehan secara sebut harga

3. Selepas menerima surat kelulusan, pemohon perlu melaksanan proses perolehan selanjutnya di jabatan masing-masing berdasarkan tatacara perolehan Universiti.

4. Sebarang perubahan spesifikasi selepas kelulusan perlu mendapatkan kelulusan semula dengan justifikasi:

a) Peralatan/perisian mestilah setara atau teknologinya lebih baik.

b) Tiada berlaku perubahan harga.

Sekiranya perkara a dan b tidak dipenuhi, pemohon perlu membuat permohonan semula untuk spesifikasi yang baharu.

1. Garis Panduan ini terpakai untuk warga UTM yang ingin membuat permohonan pembelian peralatan ICT dan multimedia.

2. Pemakaian garis panduan ini adalah tertakluk dari semasa ke semasa dan tertakluk kepada perubahan yang dibuat oleh pihak Jawatankuasa Teknikal ICT UTM berdasarkan kepada perubahan garis panduan di peringkat Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) dan MAMPU. Justeru, garis panduan ini akan tidak terpakai/terbatal sekiranya berlaku sebarang perubahan arahan daripada pihak Pengurusan UTM.

Pekeliling dan Garis Panduan UTM: 

1. Prosedur Perolehan Berkaitan ICT dan Rangkaian Internet

Pekeliling dan Garis Panduan Perolehan ICT Kementerian Pengajian Tinggi (KPT): 

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2013 (SPP Bil. 3/2013) - Garis Panduan Mengenai Pengurusan Perolehan Information Telecommunication Technology (ICT) Kerajaan.

2. Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2015 (SPA Bil. 3/2015) – Garis Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam.

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2021 (PKPA Bil. 1/2021) – Dasar Perkhidmatan Pengkomputeran Awan Sektor Awam.

4. Surat Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2021 (SPA Bil.2/2021) – Garis Panduan Pengurusan Keselamatan Maklumat Melalui Pengkomputeran Awan (Cloud Computing) Dalam Perkhidmatan Awam.

5. Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA).

6. Kejuruteraan Sistem Aplikasi Sektor Awam (KRISA). 

7. PK 2.6 Perolehan Perkhidmatan Pengkomputeran Awan (Cloud) Sektor Awam.

8. Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian Internet.