La emisión o actualización se lleva a cabo de acuerdo a las necesidades de cada proceso y es responsabilidad del dueño del mismo.

La necesidad de cambio puede surgir (sin ser limitativo) de lo siguiente:

• Resultados de auditorías

• Resultados de indicadores

• Digitalización de los procesos

• Asegurar la utilidad y pertinencia

• Cuando hayan transcurrido cinco años de haber revisado la documentación por última vez

Cada área emite o actualiza los documentos o registros que servirán como evidencia de las actividades que realizan y deben cumplir con lo dispuesto en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros GEC-PG-01

Las propuestas se reciben en el correo: sistema.gestion@utd.edu.mx o en la Dirección de Planeación y Evaluación.

El revisor se asegura de que el contenido de la propuesta esté de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros GEC-PG-01, que la información cumpla con los requisitos legales y reglamentarios aplicables y que cumpla la función para la cual fue emitido. 

Si el documento cumple con lo mencionado anteriormente, se entrega al aprobador para que tome la decisión final.

El revisor se elegirá de la siguiente manera:

• Si el documento o registro compete solo al área que lo emite, será revisado por la Coordinación de gestión de calidad o la Dirección de planeación y evaluación.

• Si el documento o registro compete a dos o más áreas, será revisado por todos los involucrados en conjunto con la Coordinación de gestión de calidad.

• Si el documento o registro es transversal (de uso general) será revisado por el Comité de calidad.

El aprobador se elegirá de la siguiente manera:

• Si el documento o registro compete solo al área que lo emite, será aprobado por la Coordinación de gestión de calidad o la Dirección de planeación y evaluación.

• Si el documento o registro compete a dos o más áreas, será aprobado por la Dirección de planeación y evaluación o el Comité de Calidad.

• Si el documento o registro es transversal (de uso general) será aprobado por el Comité de calidad.

Los documentos o registros aprobados serán agregados a la Lista de Control de Documentos y Registros GEC-RG-01 y en la carpeta de DRIVE correspondiente.

Se informará al responsable del procedimiento y a los usuarios acerca de los cambios realizados para asegurar el uso de la versión vigente.

La adecuada implementación de los documentos y registros será verificada por el responsable del procedimiento o durante los procesos de auditoría.

Los usuarios pueden consultar los documentos y registros en la carpeta de DRIVE  a través de la página del SGC y deben descargarlos para poder modificarlos.