1. Solicitud de evento

• El área organizadora deberá completar un formulario digital con la información general del evento (fecha, horario, tipo de evento, número de asistentes, etc.).

• Con base en la información proporcionada, se clasificará el evento en una de las dos categorías:

  • Eventos estratégicos

  • Eventos de gestión simplificada

2. Clasificación del evento y seguimiento

Eventos estratégicos

Estos eventos requieren un seguimiento más especializado y coordinación con diversas áreas de apoyo. El flujo de trabajo será el siguiente:

1. Análisis de viabilidad: se revisará la factibilidad del evento en términos de fecha, horario, recinto y necesidades específicas.

2. Reunión con el área organizadora: se llevará a cabo una sesión virtual para revisar detalles mediante un checklist digital.

3. Coordinación con áreas de apoyo: se compartirá la información con los departamentos correspondientes con el objetivo de brindar los apoyos que correspondan.

4. Seguimiento estructurado: se brindará acompañamiento en la planificación, ejecución y evaluación del evento, asegurando que todas las áreas de servicio contacten y/o indiquen a los usuarios los pasos a seguir para acceder al apoyo.

5. Retroalimentación y cierre: se evaluará el evento para detectar áreas de mejora y optimizar el proceso.

Eventos de gestión simplificada

Estos eventos no requieren un apoyo y/o seguimiento especializado, por lo que el proceso será más ágil:

1. Recepción de la solicitud: se analizará la factibilidad del evento.

2. Acuse de recibo: se enviará un correo confirmando la recepción de la solicitud.

3. Recomendaciones: se incluirán sugerencias específicas para la organización del evento.

4. Material de apoyo: se adjuntará una infografía con lineamientos generales, herramientas y canales de comunicación que pudieran abonar en la planeación y ejecución del evento.

3. Ejecución y monitoreo del evento

• Para los eventos estratégicos, se dará seguimiento continuo y se coordinarán esfuerzos entre las áreas involucradas hasta el día del evento.

• Para los eventos de gestión simplificada, el área organizadora será responsable de cumplir con las recomendaciones proporcionadas.

Para cualquiera de los dos supuestos anteriores se contará con un solo canal de comunicación para resolver dudas generales o comunicar algún cambio eventos@upaep.mx

Invitamos a todos a consultar las nuevas políticas en el portal de colaboradores: upaep.mx/colaboradores > Reglas y procedimientos > Lineamientos y procedimientos para gestión de eventos