Son aquellos desplazamientos que realiza un miembro de la comunidad académica (profesores y estudiantes) mientras estén vinculados a la Universidad con el objetivo de realizar proyectos, estancias (docentes) o pasantías (estudiantes) de investigación o para la presentación de resultados de los proyectos de investigación en eventos académicos o científicos.

Sí, los visitantes extranjeros que realizan movilidad para participar en actividades académicas no regulares seminarios, conferencias, simposios, exposiciones, cursos, prácticas estudiantiles, eventos científicos, eventos artísticos, eventos culturales, eventos deportivos y demás actividades académicas que se realicen en la Universidad Nacional de Colombia, deben registrarse siguiendo las normativas emitidas por las autoridades migratorias.

Para ello, la Universidad emitió los lineamientos a seguir en la Circular 03 de 2023 de la Rectoría.

Sí. Estos apoyos se otorgan mediante convocatorias publicadas por las diferentes dependencias. Antes de aplicar, el estudiante o docente interesado debe verificar si cumple los requisitos exigidos por la convocatoria correspondiente. Puede consultar los términos de las convocatorias en los siguientes enlaces:

• Convocatoria Nacional para el Apoyo a la Movilidad Internacional de la Universidad Nacional de Colombia 2022-2024

• Programa de Movilidad de Investigación de la Facultad de Ingeniería

• Convocatorias de Movilidad Dirección de Relaciones Exteriores

• Programa de Bienestar de Sede para participación en Eventos Académicos Estudiantiles

Cada convocatoria establece los montos de apoyo de acuerdo con la disponibilidad presupuestal, estos montos están supeditados a lo dispuesto en la Resolución de Rectoría 1566 de 2009 y los lineamientos para la escala de viáticos y gastos de viaje emitidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Una vez el estudiante es notificado de la aprobación del apoyo económico, debe acercarse a la Secretaría de la Dirección de Área Curricular a la que pertenece, donde le indicarán la documentación que debe aportar. Dependiendo del monto y la destinación del apoyo otorgado, se procede a realizar la orden de compra de tiquetes aéreos, pago de inscripción y el desembolso de los viáticos y gastos de viaje.

Las formas de ejecutar el apoyo son:

• Orden de Compra de tiquetes (ODC): se hace cuando el valor apoyado por la Universidad cubre el 100% del valor del tiquete. En este caso, la Facultad realiza la orden de compra de los tiquetes aéreos y se los envía al beneficiario del apoyo vía correo electrónico. Para ello, se debe seguir el proceso para adquirir un bien, o servicio.

• Resolución de Autorización de Gasto (RAG): también conocida como “avance”, se utiliza para proceder con la compra de tiquetes de vuelo en los casos en los que el apoyo otorgado cubre menos del 100% del valor del tiquete. También es a través de esta modalidad que se ejecuta el apoyo para los costos de inscripción y demás gastos de viaje (hospedaje, alimentación, transporte dentro del lugar de la movilidad, etc.). Para ello, se realiza el proceso para formalizar autorizaciones para avances.

• Una vez aprobado el apoyo económico el Docente recibe en su correo electrónico un Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), el cual debe enviar a su respectivo Departamento solicitando que se le tramite la Resolución de Comisión ante la Decanatura (ver ejemplo de solicitud de comisión), hay que tener en cuenta que la emisión de Resoluciones de Comisión debe cumplir con ciertos plazos (ver Circular 06 de 2023).

• Cuando tenga la Resolución de Comisión el Docente de acercarse a la Secretaría de del Departamento a la que pertenece, donde le indicarán la documentación que debe aportar y el procedimiento para realizar una Resolución de Avance.

Las formas de ejecutar el apoyo son:

• Orden de Compra de tiquetes (ODC): se hace cuando el valor apoyado por la Universidad cubre el 100% del valor del tiquete. En este caso, la Facultad realiza la orden de compra de los tiquetes aéreos y se los envía al beneficiario del apoyo vía correo electrónico. Para ello, se debe seguir el proceso para adquirir un bien, o servicio.

• Resolución de Autorización de Gasto (RAG): también conocida como “avance”, se utiliza para proceder con la compra de tiquetes de vuelo en los casos en los que el apoyo otorgado cubre menos del 100% del valor del tiquete. También es a través de esta modalidad que se ejecuta el apoyo para los costos de inscripción y demás gastos de viaje (hospedaje, alimentación, transporte dentro del lugar de la movilidad, etc.). Para ello, se realiza el proceso para formalizar autorizaciones para avances.

Sí. Una vez finalizada la movilidad, de acuerdo a las fechas estipuladas en la resolución de avance (RAG) u orden de compra de los tiquetes, se debe radicar en la Unidad Administrativa la documentación que comprueba que se cumplieron los objetivos para los cuales se otorgó el apoyo. Para ello, debe tener en cuenta que las facturas aportadas deben estar a nombre de la Universidad Nacional de Colombia. Se debe aportar además copia del certificado emitido por la entidad organizadora del evento o la entidad receptora de la pasantía, que permita validar que la actividad para la cual se otorgó el apoyo se llevó a cabo satisfactoriamente.

Las facturas y recibos se deben radicar en original y se relacionan en el formato Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios, el cual se descarga de la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Para los gastos en los cuales el prestador del servicio (restaurantes, tren, bus, hostal, etc.) no genera la factura a nombre de la Universidad, se debe diligenciar y radicar el formato Declaración explícita Otros conceptos - Para uno o más de un beneficiario si el apoyo fue para un estudiante o el formato Declaración explícita para viáticos de funcionarios docentes y administrativos si el apoyo fue para un docente.

Se debe tener en cuenta que el estudiante debe consignar el 3.5% por concepto de retención en la fuente de los gastos otorgados para viáticos y gastos de viaje, que superan los $800.000 y que no se soportan con factura a nombre de la Universidad.