Processus de fonctionnement

Après établissement du programme opératoire dans les services

1. Le chef de service ou l’enseignant coordinateur désigne les malades à inclure dans l’observatoire.
2. Les résidents créent sur l’application informatique le patient et la ou les fiches organe correspondant(s).
3. Le responsable administratif (major ou secrétaire)
   1. fait signer le fiche de non-opposition par le chef de service
   2. met dans les dossiers cliniques des patients les fiches papier de l’observatoire.
   3. ajoute les patients au registre observatoire du service, en précisant le “code patient” et le “code fiche” générés par l’application.

Avant l’intervention chirurgicale

1. Les résidents remplissent les données pré-opératoires sur la fiche papier.
2. Les résidents prennent en photo les documents source (liste à préciser), en utilisant l’application fournie par Stratance, en mettant sur chaque document le “code fiche” généré par l’application.

Le jour de l’intervention chirurgicale

1. Le chirurgien responsable vérifie le remplissage de la fiche papier.
2. Les résidents remplissent les données opératoires après l’intervention, sous la supervision du chirurgien responsable.

Après l’intervention

1. Les résidents remplissent les données postopératoires.
2. Les résidents envoient une photo du compte-rendu opératoire via l’application dédiée, en mentionnant le le “code fiche” généré par l’application.

Durant le staff Observatoire (ou des sortants)

1. Le chef de service et/ou par l’enseignant coordinateur, en accord avec les chirurgiens du service, vérifient les fiches papiers des patients.
2. Les résidents prennent en photo des fiches papiers sont (avec le code patient généré par l’application), via l’application fournie par Stratance.
3. Le responsable administratif archive les fiches papiers, avec une copie du compte rendu opératoire, dans le registre dédié.
4. Les comptes rendus histologiques des pièces opératoires sont vus systématiquement. Elles sont prises en photo (avec le code patient généré par l’application), via l’application fournie par Stratance.
5. Le responsable administratif archive une copie des comptes rendus histologiques des pièces opératoires dans le registre dédié.

Personnes ressource

Chef de service

• Est le responsable du bon fonctionnement de l’étude dans le service.
• Désigne l’enseignant coordinateur et le responsable administratif de l’observatoire dans le service.
• Assure le suivi des process décrits ci-dessus.

Enseignant coordinateur

• Désigne les patients à inclure dans l’observatoire.
• Assure le suivi des process par l’équipe du service.
• Dirige avec le chef de service la réunion hebdomadaire dédiée à l’observatoire.
• Règle les problèmes organisationnels dans le service en rapport avec l’observatoire.
• Répond aux requêtes émises par Stratance.

Enseignants du service

• Vérifient le remplissage des fiches papier par les résidents.
• Valident, avec les autres membres de l’équipe, les fiches papier lors des réunions observatoire.

Résidents

• Créent le patient sur l’application web.
• Remplissent les fiches papiers de l’observatoire.
• Prennent en photo des documents source via l’application fournie par Stratance.
• Répondent aux requêtes de Stratance, quand ils sont sollicités par le responsable administratif de l’observatoire dans le service.

Responsable administratif

• Est désigné par le chef de service (Infirmier Major ou Secrétaire).
• Met le cachet IRC (avec numéro de patient et numéro de fiche) sur les dossiers de patients inclus et leur billet de sortie.
• Met les fiches papiers dans les dossiers des patients inclus.
• Tiens le registre des patients inclus selon le modèle “Inclusion”.
• Met en relation Stratance avec les médecins du service en cas de requête émise.
• Assure l’archivage des fiches papiers avec le compte-rendu opératoire et compte rendu histologique.

Stratance

• Assure l’anonymisation et l’archivage des photos des documents source envoyés par les résidents du service.
• Assure le remplissage de l’application informatique (à partir des photos des fiches papier).
• Vérifie la validité des informations des fiches papier par rapport aux données source.
• Assure le remplissage des données histologiques et des données suivi (fiche suivi).

Modalités de suivi

En consultation

• Les fiches suivi de l’Observatoire doivent être disponibles dans les salles de consultation.
• Les médecins en consultation remplissent une fiche suivi pour chaque patient inclus dans l’observatoire qui vient consulter.
• A la fin de la consultation, le médecin prend en photo la fiche via l’application Dropbox fournie par Stratance.
• L’équipe de Stratance assure le remplissage des données sur l’application web.

Suivi par Stratance

• L’équipe Stratance effectue une relance téléphonique des patients inclus après l'intervention chirurgicale, à 1 mois, 3 mois, 6 mois puis tous les six mois jusqu’à la fin de l’étude.
• Avant d’appeler, l’équipe Stratance doit s’assurer que le patient n’est pas décédé (dans l’application web).
• L’objectif de cet appel est de savoir
  • Si le patient est encore vivant.
  • La date de la dernière consultation à l’hôpital.
• L’équipe Stratance doit alerter le médecin responsable, du service ou le patient a été pris en charge, si le patient est décédé ou si le patient ne s’est pas présenté en consultation depuis plus de 6 mois.