Nesta unidade temática, você vai aprender

• O que é a gestão financeira e qual sua importância;

• A entender melhor as finanças de uma empresa;

• A compreender a diferença entre análise, controle e planejamento financeiro;

• A compreender como funciona o fluxo de caixa, mapeamento de ativos e passivos, custos fixos e variáveis, orçamento, controle de estoque, formação de preço e capital de giro;

• A como calcular o valor do seu atendimento em Fisioterapia;

• A identificar os principais problemas da gestão financeira no setor da saúde.

O QUE É GESTÃO FINANCEIRA?

A gestão financeira é essencial para o sucesso de um negócio, pois ela fornece recursos para que a empresa possa operar. Em uma sociedade competitiva e financeirizada, é ainda mais importante que as organizações controlem suas finanças para gerar lucro e/ou se manterem no mercado.

Para entender melhor as finanças de uma empresa de forma ampla, é necessário compreender a estrutura organizacional do setor financeiro. A Figura 1 mostra um modelo de divisão de departamentos do setor financeiro de uma grande empresa. É importante destacar que em grandes empresas, o setor financeiro é geralmente mais complexo e conta com diversos departamentos, como tesouraria, contabilidade, planejamento financeiro, entre outros.

Já em pequenas empresas, o setor financeiro tende a ser mais enxuto, sendo responsável principalmente pelas contas a pagar e receber. A contabilidade, por sua vez, é frequentemente terceirizada para escritórios contábeis, que geralmente emitem apenas o DARF para o pagamento de impostos.

Estudos mostram que as principais dificuldades enfrentadas pelas empresas no primeiro ano de atividade estão relacionadas à falta de capital, inadimplência e impostos, que são responsabilidades da gestão financeira. Portanto, um bom planejamento financeiro é crucial para a sobrevivência e sucesso de um negócio. Para superar essas dificuldades, é importante que as empresas iniciantes invistam em educação financeira, consultoria especializada e em tecnologias de gestão financeira, que possam ajudar a simplificar e automatizar processos, aumentando a eficiência e a precisão do gerenciamento financeiro.

ANÁLISE, CONTROLE E PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Análise, controle e planejamento financeiro são fundamentais para o sucesso de qualquer organização. Esses processos permitem que as empresas compreendam sua situação financeira atual, estabeleçam metas claras e implementem estratégias para alcançá-las.

A análise financeira envolve a coleta e a interpretação de informações financeiras relevantes para a organização. Isso inclui dados sobre receitas, despesas, lucros e fluxo de caixa. A análise financeira é importante porque ajuda a identificar áreas de oportunidade e ameaças financeiras. Isso permite que a empresa ajuste suas atividades para maximizar os lucros e minimizar as perdas.

O controle financeiro envolve o monitoramento constante das atividades financeiras da organização. Isso inclui o acompanhamento de receitas e despesas, a elaboração de orçamentos e o estabelecimento de metas financeiras. Esse controle permite que a empresa mantenha uma visão clara da sua situação financeira e isso ajuda a identificar problemas financeiros antes que se tornem grandes problemas, permitindo que a empresa tome medidas corretivas.

O planejamento financeiro envolve a criação de um plano de longo prazo para as atividades financeiras da organização, o que inclui o estabelecimento de metas financeiras claras, a alocação de recursos financeiros e a implementação de estratégias para alcançar essas metas. O planejamento financeiro é importante porque permite que a empresa alcance seus objetivos de longo prazo de forma consistente e eficiente.

Para realizar uma análise financeira adequada, é necessário coletar informações precisas e confiáveis. Isso pode ser feito através da implementação de um sistema contábil eficiente e da elaboração de relatórios financeiros regulares. Para o controle financeiro, é importante estabelecer políticas e procedimentos claros para a gestão de receitas e despesas. Isso inclui a criação de orçamentos detalhados e o acompanhamento constante das atividades financeiras da organização.

Para começar o planejamento financeiro, é preciso alinhá-lo ao planejamento estratégico, em especial à perspectiva financeira definida no Balanced Scorecard (BSC), além das metas e indicadores para essa perspectiva, como os OKRs (Objetivos e Resultados Chave) e KPIs (Indicadores Chave de Desempenho).

Por exemplo, na perspectiva financeira do BSC, pode-se estabelecer o objetivo de aumentar o faturamento em 20% e reduzir custos em 7%, sendo estes os OKRs (objetivos), através dos indicadores de inadimplência e custos administrativos que podem ser os KPIs (como chego lá).

Dentre os diversos subtemas que compõem a gestão financeira, destacam-se: fluxo de caixa, mapeamento de ativos e passivos, custos fixos e variáveis, orçamento, controle de estoque, formação de preço e capital de giro. Vamos conhecer mais sobre cada um desses temas e compreender como eles podem contribuir para o controle e o planejamento das finanças de sua empresa.

• MAPEAMENTO DE ATIVOS E PASSIVOS: para garantir que nossa estratégia seja bem sucedida, é importante que façamos um mapeamento de nossos ativos e passivos. O ativo é tudo o que a empresa possui de valor, como bens, créditos e direitos, enquanto o passivo é o que a empresa deve, como gastos e despesas.

Para mapear nossos ativos, podemos utilizar um controle como o apresentado na Figura 2, que é um inventário mensal de ativos. Esse controle nos ajuda a identificar quais são as principais fontes de valor da empresa para que possamos gerenciá-las de forma mais eficiente.

Da mesma forma, é importante mapear nossos passivos, como apresentado na Figura 3. Quando temos mais passivo do que ativo, significa que a empresa está em desequilíbrio. Esse mapeamento nos ajuda a identificar como o dinheiro está entrando e como estamos gastando, para que possamos fazer ajustes e buscar o reequilíbrio da empresa.

Em uma clínica de fisioterapia, os ativos podem incluir equipamentos como camas, macas, aparelhos de fisioterapia, além de estoques de materiais de consumo, como cremes e medicamentos. Já os passivos podem ser representados pelas obrigações financeiras da clínica, como aluguel do espaço, pagamento de funcionários e fornecedores e impostos.

Um exemplo prático de mapeamento de ativo e passivo em uma clínica de fisioterapia seria listar todos os equipamentos e materiais disponíveis na clínica, bem como as suas respectivas quantidades e valores. Em seguida, seria preciso listar todas as obrigações financeiras da clínica, como aluguel, salários e impostos, além de atribuir um valor a cada uma delas. Com essas informações, seria possível calcular o patrimônio líquido da clínica, que é a diferença entre o valor total dos ativos e o valor total dos passivos. Isso permitiria aos gestores da clínica ter uma visão clara da situação financeira da empresa e tomar decisões mais informadas sobre investimentos e gastos.

• FLUXO DE CAIXA: é uma ferramenta financeira que ajuda a controlar as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa ou organização. Ele permite que os gestores tenham uma visão clara do dinheiro que entra e sai da empresa, ajudando-os a tomar decisões financeiras mais informadas.

Porém, a maior dificuldade na implantação do fluxo de caixa é a falta de organização e disciplina dos empresários. É necessário ter documentação para todas as saídas e entradas, o que pode ser trabalhoso se a empresa não tiver um bom sistema de registro de suas transações financeiras. Para empresas com muitas movimentações, é recomendável que o fluxo de caixa seja feito diariamente para que as informações sejam mais precisas.

Na prática, o fluxo de caixa pode ser utilizado por uma clínica de fisioterapia para monitorar suas finanças diárias e mensais, incluindo o pagamento de salários, fornecedores, aluguel e outros custos operacionais. Também pode ajudar a prever a receita futura com base no número de pacientes agendados e nos serviços prestados. Isso permite que a clínica tome decisões informadas sobre investimentos futuros, como a compra de novos equipamentos ou a contratação de mais fisioterapeutas, para atender à crescente demanda de pacientes.

• CUSTOS FIXOS E VARIÁVEIS: os custos fixos e variáveis são termos utilizados na gestão financeira de uma empresa para classificar seus gastos. Custos fixos são aqueles que não mudam, independentemente da quantidade de produção, vendas ou serviços realizados, enquanto custos variáveis são aqueles que variam de acordo com esses fatores.

Os custos fixos fornecem uma base de despesas que a empresa deve pagar, independentemente de sua atividade comercial. Isso inclui despesas como aluguel, salários fixos dos funcionários, contas de luz e água e seguro. Por outro lado, os custos variáveis estão diretamente relacionados com o volume de produção, vendas e serviços. Isso inclui despesas como matéria-prima, comissões de vendas e embalagem. À medida que a empresa produz ou vende mais, seus custos variáveis aumentam e vice-versa.

Um exemplo prático de custos fixos e variáveis em uma clínica de fisioterapia seria o aluguel do espaço e os salários dos funcionários como custos fixos. Já os custos variáveis poderiam incluir gastos com equipamentos de fisioterapia, materiais de consumo (como toalhas e lençóis) e despesas com marketing. 

Ao compreender os custos fixos e variáveis de sua clínica de fisioterapia, você pode tomar decisões mais informadas sobre como gerenciar suas despesas e maximizar seus lucros. Por exemplo, se você souber que seus custos fixos são altos, poderá tentar reduzi-los renegociando o aluguel ou cortando despesas desnecessárias. Já se você souber que seus custos variáveis são altos, poderá tentar aumentar suas vendas para cobrir essas despesas extras. O mais indicado é ter custos fixos reduzidos e garantir que os custos variáveis cresçam proporcionalmente ao faturamento. A partir dessa análise, é possível identificar oportunidades para diminuir os custos, o que também serve como base para estabelecer os preços dos serviços.

• ORÇAMENTO: o orçamento empresarial consiste em uma previsão dos recursos financeiros que serão necessários para realizar as atividades da empresa em um determinado período, geralmente um ano.

Na prática, o orçamento empresarial pode ser elaborado de diversas formas, dependendo do tamanho e complexidade da empresa. Em uma clínica de fisioterapia, por exemplo, pode-se começar com uma projeção das receitas esperadas para o período, considerando o número de pacientes atendidos, o valor médio das consultas e o período de tempo em que serão realizadas. 

A partir dessa projeção de receitas, pode-se elaborar uma planilha de gastos, que inclui todos os custos fixos (aluguel, salários, luz, água, telefone etc.) e variáveis (materiais de consumo, equipamentos, despesas com marketing etc.) que a clínica terá no período. A diferença entre as receitas e os gastos representa o lucro esperado para o período.

Com base nesses dados, você pode tomar decisões estratégicas, como investir em novos equipamentos, contratar mais profissionais ou expandir sua atuação para outras regiões. Também é possível monitorar a evolução do orçamento ao longo do período, comparando as projeções com os resultados reais e fazer ajustes para manter a saúde financeira da empresa. 

Em resumo, o orçamento empresarial é uma ferramenta essencial para a gestão financeira de qualquer empresa, permitindo um planejamento mais eficiente e uma tomada de decisões mais consciente.

Na clínica de fisioterapia, ele pode ajudar a manter a saúde financeira do negócio e a oferecer um serviço de qualidade aos pacientes.

• CONTROLE DE ESTOQUE: o controle de estoque empresarial é um processo essencial para empresas de todos os tamanhos e setores, incluindo clínicas de fisioterapia. Ele consiste em monitorar e gerenciar a quantidade de produtos, materiais e equipamentos que a empresa possui em estoque, bem como suas entradas e saídas.

O objetivo principal do controle de estoque é garantir que a empresa tenha sempre os itens necessários para atender às demandas dos clientes e evitar situações de escassez ou excesso de produtos. Além disso, o controle de estoque também ajuda a reduzir desperdícios, evitar perdas e otimizar os custos da empresa.

Considerando essas informações, podemos afirmar que controle de estoque é um processo fundamental para garantir a eficiência e a rentabilidade de uma empresa. Ele ajuda a gerenciar os recursos da empresa de forma mais inteligente e aprimorar a qualidade do atendimento aos clientes.

• FORMAÇÃO DE PREÇO: em linhas gerais, consiste em definir quanto um produto ou serviço deve custar para que a empresa possa cobrir seus custos e obter lucro.

Caso não seja realizada de maneira adequada, a empresa corre o risco de perder dinheiro ou de vender seus produtos abaixo do valor de mercado. Além disso, um preço mal calculado pode prejudicar a imagem da empresa e afetar sua competitividade.

Na área da saúde, como é o caso de uma clínica de fisioterapia, a formação de preço é especialmente importante, pois envolve não apenas questões financeiras, mas também éticas. Isso porque o preço dos serviços de saúde deve considerar o Referencial Nacional de Procedimentos Fisioterapêuticos (RNPF) que estabelece os valores de referência para os honorários dos serviços prestados pelos fisioterapeutas no Brasil. 

Entretanto, para calcular o preço dos serviços de uma clínica de fisioterapia, é preciso levar em conta diversos fatores, como os custos fixos e variáveis, a concorrência, a demanda do mercado, a qualidade do serviço prestado, entre outros. O valor cobrado está intrinsecamente ligado à entrega de valor, ou seja, às vantagens percebidas pelo cliente, tais como a imagem da marca, o propósito, os produtos oferecidos, o serviço prestado e até mesmo o atendimento durante a venda ou execução do serviço. Atualmente, a precificação é determinada pela diferença entre o preço "aceito pelo mercado" e o total dos custos e despesas da empresa. Para calcular o preço do produto ou serviço, é necessário levar em consideração os seguintes fatores: custos totais, lucro líquido e fatores externos. Segue abaixo uma fórmula de como calcular o valor do seu atendimento em Fisioterapia:

Um exemplo prático de formação de preço em uma clínica de fisioterapia seria o seguinte: suponha que a clínica tenha um custo mensal de R$10.000,00 para pagar o aluguel, os salários dos funcionários, os equipamentos e demais despesas. Além disso, ela deseja obter um lucro de R$5.000,00 por mês. Considerando que a clínica realiza em média 100 atendimentos por mês, o preço de cada atendimento deveria ser de R$150,00 para cobrir os custos e obter o lucro desejado. Caso seja inviável este valor para sessão para a empresa, será necessária uma reavaliação de custos ou possibilidade de aumentar o número de atendimentos, por exemplo.

• CAPITAL DE GIRO: é um conceito financeiro muito importante para qualquer tipo de empresa. Basicamente, ele se refere aos recursos financeiros necessários para manter o funcionamento das atividades da empresa no dia a dia. Esse capital é utilizado para financiar despesas como pagamento de salários, compra de materiais e insumos, pagamento de aluguel, contas de luz e água, entre outros.

Para que uma empresa possa manter suas atividades em funcionamento é fundamental que ela tenha um capital de giro adequado. Isso significa que a empresa deve ter uma reserva de recursos financeiros para cobrir suas despesas fixas e variáveis, além de estar preparada para enfrentar eventuais imprevistos.

Um exemplo prático do uso de capital de giro em uma clínica de fisioterapia seria a substituição inesperada de um equipamento fundamental para os atendimentos. Para pagar um novo equipamento, a clínica precisa ter um capital de giro suficiente para cobrir essa despesa extra, sem comprometer as demais despesas fixas.

Para calcular o capital de giro da sua clínica, é preciso considerar os valores de contas a receber, estoque e contas a pagar. Por exemplo, se a clínica tem R$ 20.000,00 em contas a receber, R$ 4.000,00 em estoque e R$ 11.700,00 em contas a pagar, o cálculo seria:

Isso significa que a empresa precisaria de R$ 12.300,00 para manter seu capital de giro equilibrado. A falta desse equilíbrio é uma das principais razões para o fechamento de micro e pequenas empresas por má gestão desse capital, pois pode levar a problemas financeiros significativos já que deixa de cumprir suas obrigações com fornecedores e manter suas operações diárias. Se o capital de giro não for monitorado de perto, o fluxo de caixa pode ficar negativo, forçando a empresa a buscar empréstimos bancários e reduzindo sua margem de lucro.

PRINCIPAIS PROBLEMAS DA GESTÃO FINANCEIRA

A gestão financeira é um aspecto essencial para o sucesso de qualquer empresa, incluindo as empresas de saúde, como as clínicas de fisioterapia. A falta de controle e organização financeira pode resultar em perda de receita ou aumento de despesas, o que pode afetar negativamente o desempenho e a viabilidade do negócio.

• GLOSAS: são um assunto importante a ser considerado quando se trata de gestão financeira em empresas de saúde, especialmente em clínicas e hospitais. As glosas são basicamente erros ou discrepâncias nas faturas de prestação de serviços, que podem resultar em perda de receita para a empresa. Para evitar esses problemas, é importante entender os principais tipos de glosas que podem ocorrer e tomar medidas preventivas para evitá-las. Algumas das principais glosas incluem:

Para evitá-las, devemos garantir que os procedimentos sejam corretamente codificados, documentados e enviados para a empresa de saúde ou plano de saúde do paciente. Além disso, realizar uma verificação minuciosa dos dados de atendimento e faturamento.

Comece cruzando os dados de tudo o que foi atendido com tudo o que foi faturado. Isso permitirá identificar se há alguma conta que ficou sem cobrança. Em seguida, compare o que foi faturado com o que foi pago, pois a diferença entre esses valores é a glosa. Se a glosa for muito alta, significa que você trabalhou, mas não receberá o valor correspondente. Esse processo também vale para atendimentos particulares. Certifique-se de que todos os atendimentos realizados foram registrados no caixa, de forma a evitar perdas financeiras.

• INADIMPLÊNCIA: ocorre quando os pacientes não pagam pelos serviços prestados, o que pode prejudicar o fluxo de caixa, a capacidade da clínica de manter sua operação e prestar atendimento de qualidade aos pacientes. Para evitar a inadimplência, é importante estabelecer políticas de cobrança claras e eficazes, oferecer opções de pagamento flexíveis e monitorar regularmente os pagamentos.

• FALTA DE CAPITAL DE GIRO: as clínicas que operam com convênios geralmente recebem os pagamentos após 60 dias. Isso significa que elas precisam ter um capital de giro maior para se sustentar durante esse período. Caso glosas ou inadimplência afetem o capital, uma solução momentânea pode ser renegociar prazos com fornecedores, pois ao prolongar os prazos de pagamento é possível reduzir a necessidade de capital de giro. Se a clínica estiver com um alto nível de endividamento, parcelar as dívidas pode ajudar a aliviar a pressão sobre o fluxo de caixa.

• PAGAR JUROS: o pagamento de juros é uma dívida evitável que reduz a margem de lucro da empresa, sendo uma das principais preocupações evitá-los, pois podem prejudicar significativamente as finanças da sua empresa. Para isso, é importante monitorar de perto o fluxo de caixa, realizar orçamentos realistas, priorizar pagamentos a fornecedores e credores, além de negociar prazos e condições de pagamento favoráveis. Além disso, é fundamental manter um controle rigoroso sobre as despesas da clínica, evitar gastos desnecessários e planejar investimentos a longo prazo. 

• CARGA TRIBUTÁRIA INADEQUADA: existem diferentes categorias de empresas, que variam de acordo com a natureza da atividade exercida e o número de sócios envolvidos. É essencial buscar a orientação de um contador para identificar a melhor opção e garantir a adequação às exigências legais, bem como assegurar uma carga tributária mais vantajosa. Algumas das opções disponíveis incluem Microempresa (ME), Sociedade Simples (SS) e Limitada (Ltda.) ou trabalhar como profissional autônomo. A opção Microempreendedor Individual (MEI) não é uma possibilidade para a fisioterapia.

• MISTURAR PESSOA FÍSICA E JURÍDICA: uma falha comum entre aqueles que não possuem uma gestão financeira adequada é acreditar que a conta da empresa e a do empresário são iguais. Para evitar essa confusão, é importante que o empresário estabeleça uma retirada mensal, conhecida como pró-labore, que funciona como um salário e impede que os pagamentos pessoais sejam feitos com o dinheiro da empresa. É fundamental separar as contas pessoais das empresariais, para que se possa ter uma visão clara dos lucros e despesas da clínica. 

Em suma, a gestão de finanças é um aspecto crucial da prática de fisioterapia, uma vez que pode afetar significativamente o sucesso e a sustentabilidade do negócio.