FAQ

Pelupusan adalah proses membatalkan tanggungjawab Custodian dan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) serta mengeluarkan Aset Alih (Harta Modal & Inventori) yang dibeli melalui peruntukan UiTM dari segi fizikal dan daftar Aset Alih berkenaan daripada Fakulti/Bahagian/Unit dan dari Sisitem FAIS.

Tuan/puan perlu mengisi borang pelupusan : 

a. KEW.PA UiTM-16

b. KEW.PA UiTM -17(1)

c. KEW.PA UiTM -17(2)

Borang yang telah lengkap perlu dikemukakan kepada Unit Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari.

Aset Alih yang berada di bawah jagaan tuan/puan akan diperiksa oleh Pegawai Pemeriksa Pelupusan secara fizikal serta memberikan syor pelupusan kepada Jawatankuasa Pelupusan. Dalam tempoh berkenaan, tuan/puan perlu memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan tersebut tidak hilang, dialihkan atau dimusnahkan.

Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) terdiri daripada kakitangan UiTM yang telah dilantik oleh Rektor bagi satu tempoh tertentu yang tidak terlibat dengan aset berkenaan dan bukan daripada staf Unit Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari. Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) bertanggungjawab memberikan syor kepada Jawatankuasa Pelupusan samada untuk melulus atau tidak meluluskan permohonan berkenaan.

Barang-barang pelupusan tidak boleh dimusnahkan atau dipindahkan sehingga mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Pelupusan.

Verifikasi aset dilaksanakan selaras dengan Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2018 - Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM  mukasurat 15, para 4.0 menerangkan tujuan Verifikasi aset adalah untuk:

1.     Mengetahui keadaan harta dan prestasinya;

2.     Mempastikan setiap harta mempunyai daftar / rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

3.     Mempastikan setiap harta berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

Pegawai Pemverifikasi Aset merupakan staf UiTM yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM bagi satu tempoh tertentu untuk memeriksa dan mengesahkan sesuatu aset sepertimana yang dinyatakan dalam Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2018 - Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM (Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan) mukasurat 15, para 4.3

• Mulai tahun 2021, Verifikasi aset dilaksanakan oleh Custodian yang akan dilantik sebagai Pegawai Pemverifikasi 1 di Sistem Fine Portal UiTM dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi ke 2 PTJ yang sama gred jawatan “22” dan ke atas.

Ia bermaksud untuk memasti dan mengesahkan keadaan fizikal harta berkenaan sama ada: 

o dalam keadaan yang baik atau telah rosak

o masih digunakan atau telah/tidak digunakan

o tiada di lokasi yang telah didaftarkan samada hilang atau dipindahkan

(i) Harta yang telah rosak dan masih diperlukan hendaklah dibaiki semula, dokumentasinya adalah seperti berikut:

Isi Borang KEW.PA UiTM -9 > Permohonan Perolehan untuk pembaikan > Isi Borang KEW.PA UiTM -14 dan simpan di dalam fail aset. 

(ii) Manakala harta yang telah rosak dan tidak diperlukan lagi hendaklah dilupus dengan mengisi borang KEW.PA UiTM -17(1), KEW.PA UiTM -17(2) dan juga borang KEW.PA UiTM-16

(iii) Bagi harta yang tidak digunakan/ diperlukan, jika masih elok disyorkan untuk dipindahkan kepada Fakulti/Bahagian/Unit/ Kampus lain yang memerlukan. Sila hubungi Pejabat Bendahari jika proses ini ingin dilaksanakan.

Maksudnya setiap Aset Alih yang dibeli perlu mempunyai rekod maklumat harta seperti nama harta, no. siri, jenama, model, lokasi harta, nama pengguna (custodian). Oleh itu, verifikasi yang dijalankan bertujuan untuk memastikan rekod-rekod berkenaan adalah tepat dan sentiasa dikemaskini.

Fizikal harta berkenaan mestilah berada di lokasi yang telah direkodkan di dalam daftar. Jika tiada, ianya boleh dikategorikan sebagai HILANG.

Pindah Lokasi bermaksud berlaku sesuatu perpindahan aset atau inventori daripada lokasi asal ke lokasi baru samada di dalam bangunan yang sama atau berlainan. Persetujuan antara pemilik asal dan pemilik baru perlu wujud sebelum pindahan aset atau inventori berlaku. 

BORANG PINDAH HARTA ANTARA CAWANGAN

Pindah Lokasi bertujuan memindahkan tanggungjawab pemilikan aset alih daripada pemilik asal kepada pemilik baru yang ingin menggunakan aset alih tersebut. Borang Perpindahan  / Penerimaan Aset Alih (Lampiran B6) yang telah lengkap diisi dan disahkan oleh Ketua PTJ perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari untuk proses pertukaran tanggungjawab.

Pemilik asal (Custodian) perlu membuat catatan pengeluaran aset atau inventori di buku rekod stoknya manakala pihak penerima (Custodian baru) perlu membuat catatan masuk ke dalam buku rekod stoknya. Ini bermakna aset atau inventori berkenaan tidak lagi wujud di lokasi asal tetapi akan wujud di lokasi baru.

Pemilik baru (Custodian) perlu bertanggungjawab terhadap pengurusan aset atau inventori berkenaan, sama ada untuk proses pembaikan, laporan atau surcaj kehilangan serta pelupusan, jika berkaitan. Semua rekod pemilikan aset atau inventori akan disimpan di Pejabat Bendahari.

Custodian baru perlu bertanggungjawab terhadap aset alih berkenaan dan terpulang kepada Custodian asal sama ada untuk menerimanya semula atau tidak. Jika diterima, proses pindah lokasi dan juga Custodian perlu dilakukan semula.

Harta sumbangan adalah apa-apa barangan, kelengkapan atau peralatan yang disumbang oleh Kerajaan, syarikat atau individu kepada UiTM. Pihak Pengurusan Tertinggi UiTM akan membuat keputusan untuk menerima atau menolak pemberian/sumbangan tersebut.

Dokumen keputusan daripada JKE/MEU dan LPU untuk kelulusan penerimaan harta sumbangan mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa bersama dengan maklumat lengkap aset diperlukan untuk merekodkan sesuatu harta sumbangan. Rujuk Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2018 - Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM (Pendaftaran) mukasurat 8, para 4.1.3 (ii) dan juga Pekeliling Bendahari Bil. 6 tahun 2016.

Tuan/puan perlu membuat laporan Polis Bantuan UiTM /PDRM dengan segera/ 24jam daripada tarikh kehilangan. Kemukakan Laporan awal kehilangan - KEW.PA.UiTM.28 (Lampiran J) ke Pejabat Bendahari dalam tempoh 2 hari daripada tarikh laporan polis dibuat. Sila rujuk Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2018 - Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM (Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan) mukasurat 35 & 36, para 3.1 & 3.2

Pemohon perlu mengisi borang permohonan pengeluaran barang-barang stor melalui muat turun borang di laman web dan email ke Unit Pengurusan harta benda.  Setelah diluluskan bawa buku pengeluaran yang telah ditandatangani oleh Ketua Bahagian/Unit masing-masing   dihantar   ke Unit Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari dan pada masa yang sama barang boleh dikeluarkan/diambil.  Senarai barang beserta kod item yang boleh dipohon juga boleh dirujuk di laman sesawang disenaraikan bersama borang permohonan dan cara untuk mengisi borang permohonan.

BORANG PEMESANAN - PENGELUARAN BARANG 

Staf UiTM bertaraf tetap dan kontrak dan telah menandatangani Integrity Pact “Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Urusan Perolehan Universiti Teknologi MARA” 

Hanya syarikat yang telah berdaftar sebagai vendor UiTM sahaja yang boleh dibuat pelawaan. Bagi vendor yang belum berdaftar hendaklah berdaftar sebagai vendor UiTM terlebih dahulu. Lihat Panduan Pendaftaran Vendor di FAQ vendor/syarikat/pembekal. 

PANDUAN UNTUK MENYEMAK STATUS VENDOR (SYARIKAT/PEMBEKAL) 

Tidak perlu Pesanan Jabatan (LO) sekiranya:

 ·         Bekalan yang dibenarkan sahaja bernilai RM1,000.00 dan ke bawah, atau (perlu isi & hantar Lampiran A)

 ·         Perkhidmatan bernilai RM5,000.00 dan ke bawah (perlu isi & hantar Lampiran A)

Walau bagaimanapun, sekiranya ada permintaan daripada pihak vendor untuk menyediakan LO, proses pengeluaran LO boleh dilakukan seperti biasa.

Pengecualian bagi perolehan tanpa pesanan jabatan boleh dirujuk di perkara 11.0, Pekeliling Bendahari Bil. 4/2012

Pastikan tuan/puan mempunyai akses dengan melayari https://myepplus.uitm.edu.my/ep/login. Sekiranya tiada akses, sila emel nama penuh,nombor staf dan bahagian/fakulti kepada moderator farawaheda@uitm.edu.my 

a. Untuk memudahkan PTJ menetapkan Anggaran Jabatan (AJ) sesuatu perolehan.

b. Pelawaan kepada vendor tempatan melalui surat dan emel, menyertakan senarai spesifikasi barang / perkhidmatan mengikut format ditetapkan.

• Contoh Lampiran 2A PB Bil 4 Tahun 2012 

• Contoh Lampiran 2B PB Bil 4 Tahun 2012 

Pembelian Terus - Perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM 50,000 setahun bagi setiap jenis item.

Sebut Harga Rasmi - Perolehan bekalan / perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 dan bagi perolehan kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM500,000.00.

Tender - Perolehan bekalan/ kerja-kerja/ perkhidmatan yang nilainya melebihi RM500,000.00.

            Jenis Perolehan & Nilai Jumlah minimum sebut harga 

Bekalan bernilai sehingga RM10,000 Satu (1) sebut harga 

Bekalan bernilai melebihi RM10,000 hingga RM50,000 Dua (2) sebut harga 

Perkhidmatan bernilai sehingga RM20,000 Satu (1) sebut harga                 

Perkhidmatanbernilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 Dua (2) sebut harga 

Pesanan Tempatan akan diserahkan kepada vendor menggunakan dua (2) kaedah sahaja iaitu secara serahan tangan atau pun pos berdaftar kepada vendor. 

Tuan/puan perlu mendapatkan maklumbalas daripada vendor berkenaan kelewatan serahan bekalan/ perkhidmatan. Vendor pula perlu memberikan surat justifikasi kelewatan dan juga permohonan lanjutan tempoh serahan kepada tuan/puan atau mengisi Borang Lewat Serah Tuntutan.

Tindakan tuan/puan selepas menerima surat berkenaan adalah seperti berikut:

· Mengisi Borang Maklumbalas bagi permohonan perlanjutan tempoh serahan bekalan/ perkhidmatan bagi perolehan Sebutharga Rasmi yang nilai tawarannya kurang daripada RM50,000.00

 · Bagi Sebutharga yang nilai tawarannya melebihi RM50,000, permohonan lanjutan tempoh serahan daripada vendor perlu dihantar kepada  

  Jawatankuasa Sebutharga Rasmi UiTM Cawangan Pahang.

Setiap Unit/ Bahagian perlu dengan seberapa segera melengkapkan Borang Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan dalam tempoh 7 hari selepas pesanan dan dokumen berkaitan lengkap diterima daripada pihak vendor. Ini adalah berdasarkan Pekeliling Naib Canselor Bilangan 13 Tahun 2007. 

Pengurusan UiTM boleh mengenakan surcaj di bawah Arahan Perbendaharaan 59 kepada kakitangan yang telah membuat urusan perolehan tanpa LO.

Setiap Unit/ Bahagian perlu menyerahkan dokumen berikut ke Pejabat Bendahari sebaik sahaja proses GRN Bekalan selesai dilakukan:

1.     Delivery Order (DO) (letterhead syarikat)

2.     Borang Penilaian Prestasi Syarikat.

1. Syarikat tuan/puan mestilah berdaftar dengan Suruhanjaya Sekuriti Malaysia (SSM) dan mempunyai akaun bank syarikat.

2. Syarat-syarat lain mengikut jenis perniagaan vendor seperti pengkhususan dan kod bidang.

1. Berdaftar sebagai vendor UiTM (Panduan)

2. Membeli token keselamatan untuk transakasi secara elektronik iaitu Public Key Infrastructure (PKI) berjumlah RM400.00 Pembelian PKI bertujuan  untuk mengaktifkan proses penyertaan iklan dan penghantaran tawaran dalam sistem Fineprocurement Plus.

Sehingga September 2021, masih terdapat Pesanan Jabatan (LO) secara manual bergantung kepada jenis pembelian oleh pihak UiTM.

Tuan/puan boleh menghubungi bahagian khidmat pelanggan untuk bantuan teknikal seperti berikut:

KHIDMAT PELANGGAN POSDIGICERT

TEL: 03-8000 800 8008

EMEL: customercare@posdigicert.com.my

ISNIN - JUMAAT (9.00 pagi hingga 5.00 petang)

Disertakan panduan vendor menghantar tawaran (Panduan) 

Notis Hantaran hendaklah dijana dalam sistem Fineprocurement Plus setelah barang/perkhidmatan telah siap dihantar lengkap dan siap ujilari kepada PTJ di UiTM.

     1. Login Sistem Fineprocurement Plus

     2. Ke menu eperkhidmatan

3. Ke menu Notis Penghantaran

4. Penyediaan Notis Penghantaran

Disertakan panduan vendor menghantar inbois (Panduan) 

PB 3/80 (Pindaan 1/2002) ialah permohonan peruntukan daripada Pegawai Pengawal Peruntukan iaitu Rektor bagi Kampus Jengka dan Penolong Rektor bagi Kampus Raub 

Tuan/Puan boleh rujuk di : i-Claim

PTJ perlu membuat permohonan kepada Ketua Pejabat Bendahari untuk mengeluarkan satu Salinan yang diperakui “Benar Dari Salinan Asal”

Kadar bayaran honorarium untuk penceramah program adalah berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil 2/2005 seperti berikut:

KADAR BAYARAN SAGUHATI

Boleh dibayar sekiranya disertakan surat pindaan nama penceramah dan mendapat kelulusan Ketua PTJ / Ketua Bahagian (HEA/HEP)

Dokumen lengkap bayaran tempahan makanan adalah seperti berikut:

• Borang PB 3/80

• Borang Pengesahan Kerja/Perkhidmatan yang lengkap

• Inbois Asal dan ada cop terima PTJ

• Borang Keraian Rasmi

• Surat Kelulusan/Emel Jemputan

• Senarai nama staf/ jemputan 

Merujuk Pekeliling Naib Canselor UiTM Bil 22 Tahun 2010, kadar maksimum adalah seperti berikut:

• Minum pagi - RM4.00

• Makan tengahari - RM6.00

• Minum petang - RM3.00

Keraian Rasmi Pejabat dipohon dengan mengisi Borang Keraian Rasmi dan dimajukan kepada Rektor untuk mendapatkan kelulusan satu minggu (7 hari) sebelum tarikh program.

   Tidak perlu. Borang Permohonan Keraian Rasmi digunapakai untuk perbelanjaan dari peruntukan Kumpulan Wang Pengurusan sahaja

   Pendahuluan Pelbagai ialah pinjaman wang bagi sesuatu aktiviti yang terancang di universiti.

   Seorang staf tetap/kontrak (dalam tempoh tidak kurang dari 6 bulan perkhidmatan) layak untuk memohon pendahuluan pelbagai.

   Tuan/Puan boleh rujuk di : i-Claim

  Jumlah pendahuluan maksimum ialah RM5,000.00 sahaja tertaklukl kepada maksimum RM3,000.00 bagi setiap satu jenis kod item. 

• Honorarium

• Makanan (Jika program diadakan di dalam kampus)

• Melebihi RM3,000.00 bagi pembelian bekalan dan perkhidmatan

Boleh. Borang permohonan pendahuluan boleh dihantar lebih dari satu dalam bulan yang sama dengan syarat pendahuluan sebelumnya telah diselesaikan melalui pelarasan pendahuluan sebelum mengemukakan permohonan yang baru.

Resit-resit perlu disahkan oleh Ketua PTJ. Tandatangan dan cop mestilah dibuat di atas resit (tidak bertindan dengan tulisan pada resit) dan bukannya pada kertas A4. Sekiranya resit terlalu kecil, memadai tandatangan dan cop terkena pada resit. Ini bagi mengelak resit yang telah disahkan oleh pegawai diganti dengan resit yang lain. 

Tuan/Puan boleh rujuk di : i-Claim

Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan yang berikutnya. Rujuk Arahan Perbendaharaan 100(a). 

Ya, Boleh. Dokumen tuntutan perjalanan yang lengkap perlu disertakan Borang Justifikasi Kelewatan Mengemukakan Tuntutan Perjalanan  PK.PBUiTM/PPK.(0).10/03 Lampiran 3 

Tidak perlu jika hanya melangkau bulan. Tetapi jika tuntutan melangkau tahun, perlu mendapatkan kelulusan Rektor.

Tidak boleh, hanya satu borang tuntutan sahaja perlu diisi oleh seorang staf untuk tempoh satu bulan tuntutan.

Elaun makan boleh dituntut sekiranya tuan/puan telah bertugas di luar kawasan lebih daripada  24 jam. Jika sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, tuan/puan hanya layak menuntut bahagian yang tidak disediakan mengikut kadar seperti berikut:

Makan pagi :       20% daripada elaun makan

Makan Tengahari :       40% daripada elaun makan

Makan Malam :       40 % daripada elaun makan

Elaun harian boleh dituntut sekiranya tuan/puan telah bertugas di luar kawasan MELEBIHI 8 jam tetapi KURANG daripada 24 jam. Kadar elaun harian ialah separuh daripada elaun makan.

KADAR ELAUN MAKAN 

KADAR ELAUN HOTEL 

KADAR ELAUN PERBATUAN

Penentuan kelas adalah bergantung kepada kadar gaji atau sukatan silinder mengikut mana yang terendah seperti berikut:

PENENTUAN KELAS PERBATUAN 

Staf UiTM perlu Login Fine Portal dan klik pada Info Bayaran. Link adalah seperti di bawah:

INFO BAYARAN KAKITANGAN

Tidak boleh. Tempahan pakej bilik seminar dan makanan di hotel tersebut perlu dibuat secara Pesanan Tempatan (LO) kerana melebihi RM5,000.00.

Nota : Perkhidmatan melebihi RM5,000.00 secara keseluruhan perlu menggunakan Pesanan Tempatan (LO)

• Pengerusi Konferensi perlu membuat permohonan secara bertulis kepada Rektor berkaitan keperluan membuka kaunter Pejabat Bendahari semasa konferensi berlangsung.

• Pihak penganjur program / konferensi perlu menyediakan sambungan Wi-Fi (Internet) yang stabil untuk kegunaan staf Pejabat Bendahari membuka kaunter pada hari konferensi. Wifi diperlukan untuk membolehkan sistem FAIS beroperasi dan cetakan resit rasmi dilakukan bagi setiap bayaran yang diterima.  

Kod majikan : 4024

Permohonan boleh dibuat melalui FinEPortal di menu :

FinEPayroll → Permohonan → Tukar Akaun Bank

Permohonan boleh dibuat melalui FinEPortal di menu :

FinEPayroll → Permohonan → Potongan Gaji

Atau

FinEPayroll → Permohonan → Pemberhentian Potongan