Plikter og rettigheter

Retningslinjer for melding om forfall til politiske møter i Trondheim

Besluttet på gruppeledermøtet i Trondheim bystyre 17.3.2014 og 13.05.2019

I tråd med tidligere praksis, varsler man om forfall til møter så snart det foreligger gyldig forfallsgrunn. Forfall skal senest meldes innen tirsdag kl 0900 i bystyreuka (møte på torsdag). Dersom fristen ikke overholdes vil bystyresekretariatet kontakte gruppeleder som innkaller vara. Ved sykdom gjelder ikke fristen over.

Følgende retningslinjer gjelder for melding og behandling av forfall til politiske møter

• Den som har forfall til møte i et politisk organ skal selv melde fra om dette. Melding skal skje i så god tid som mulig av hensyn til innkalling av varamedlemmer, og at disse skal få rimelig tid til forberedelse.

• Forfall skal meldes i den digitale møteportalen DigDem

• Bystyresekretariatet kaller inn varamedlem så lenge fristen nevnt over er overholdt

• Følgende fire forfallsgrunner godtas: sykdom, velferd, bortreist eller presserende arbeid. En av disse skal oppgis. Ved forfallsgrunnene velferd, bortreist eller presserende arbeid skal det gis en nærmere beskrivelse/begrunnelse. Se for øvrig utdypingen under (kriterier og rutiner for de enkelte forfallsgrunnene)

• Disse bestemmelsene gjelder også for varamedlemmer som blir innkalt, men som ikke kan møte

• Ved hasteinnkallinger kan det vises større fleksibilitet i vurdering av forfall enn for møter i henhold til oppsatt møteplan

Kriterier og rutiner for de enkelte forfallsgrunnene

Sykdom

Melding pr epost anses som tilstrekkelig. Det er ikke nødvendig med sykmelding fra lege eller ytterligere spesifisering av sykdommen.

Velferd

Bestemmelsen gjelder såkalt ”sterke velferdsgrunner”. Som eksempler kan nevnes barnepass og tilsvarende omsorg for pleietrengende familiemedlemmer eller andre nærstående. Egne barns skoleavslutning og tilsvarende kan også godkjennes.

Vi minner om at godtgjøringsreglementet har en bestemmelse om dekning av utgifter til omsorgsarbeid, for eksempel barnepass. I begrunnelsen bør det derfor fremgå hvorfor dette ikke er et alternativ.

Bortreist

Bestemmelsen gjelder når særlig lang reisetid eller reiseavstand gjør det uforholdsmessig belastende å dra til Trondheim for å delta i ett enkelt møte. Vi minner om at godtgjøringsreglementet har en bestemmelse om dekning av reisekostnader for bystyremedlemmer som oppholder seg utenbys. I begrunnelsen skal det derfor fremgå reisetid eller andre forhold som gjør det ”uforholdsmessig belastende” å komme seg til møtet.

Presserende arbeid

Denne årsaken skal, som det framgår av begrepet, bare brukes i helt presserende tilfeller. Kommuneloven fastslår at ”arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer”. Melding om forfall grunnet presserende arbeid må derfor være godt begrunnet og meldt i god tid før møtet slik at det kan vurderes i forkant.