DigDem
Digital møteportal for folkevalgte organer
Dette skal/kan du som sekretær gjøre i DigDem
PS: Møtesekretæren avtaler med møtelederen hvordan oppgavene under skal deles mellom dem
Før møtet:
Laste opp alle møte- og saksdokumenter fra ESA
Kontrollere, redigere og supplere sakslista (i forståelse med møteleder)
Innkalle til møte
Saksbehandle forfall og habilitetsforespørsler og generere automatisk innkalling av vararepresentant
Legge inn innstilling
Kontrollere, redigere og ordne voteringsorden i hver enkelt sak (i forståelse med møteleder)
Redigere innsendte forslag (i forståelse med forslagsstiller)
Lage og dele notater (for eksempel kjøreplan for møtet, lenker til presentasjoner ol.)
Publisere viktige meldinger, felles lenker og skjemaer på politikernes "min side"
Spesielt for bystyret:
12. Når innstillingen legges inn - ta med saksordfører øverst
13. Legge inn “andre innleggstyper” på talerlista, når dagsaktuelle saker behandles
14. Endre taletiden i forkant av interpellasjonsdebatten
15. Legger inn lenke til kjøreplanen i et notat og deler notatet med ordfører
Under møtet:
Starte og avslutte et møte. Velge om det skal være fysisk eller digitalt møte (etter avtale med møteleder)
Starte og avslutte møtevisning på storskjerm og monitorer
Se fullstendig oversikt over oppmøte og forfall. Ajourføre oversikten fortløpende
Se sakslista. Ajorføre saklista ved endringer
Se oversikt over habilitetsvurderinger som er foretatt (kortversjonen). Ajourføre oversikten ved endringer
Åpne og stenge talelisten
Ordne talelisten hvis nødvendig
Starte og stoppe taletiden/klokken
Kontrollere - eventuelt redigere voteringsorden i hver enkelt sak : Flytte, dele opp eller legge til voteringspunkter
Starte og avslutte votering.
Etter møtet:
Legge inn voteringsresultatene i portalen der det eventuelt er gjennomført manuelle voteringer under møtet
Ta ut møterapporter og møtestatistikk