Kanaler for dialog med innbyggerne
Kontakt og dialog med innbyggerne er en vesentlig del av din ombudsrolle. Dere er valgt av folket og skal ivareta kontakten med byens befolkning på en god måte. Ombudsrollen dreier seg om hvordan man ivaretar innbyggernes synspunkter og interesser. Ombudsrollen handler om den folkevalgte som bindeledd mellom bystyret og innbyggerne og ulike måter denne kontakten kan ivaretas på.
For å synliggjøre det åpne demokrati benyttes i stor grad kommunens hjemmeside. På hjemmesiden finnes oversikt over alle valgte representanter i bystyret med kontaktinformasjon.
Åpne møter
Alle møter i alle bystyrets organer er i utgangspunktet åpne for publikum. Møtene, eller deler av møtene, kan helt unntaksvis lukkes dersom det foreligger saker eller saksdokument som er unntatt offentlighet. Det er utvalget selv som vedtar å lukke deler av eller hele møtet. Kontrollutvalget og klagenemdens møter er som regel lukket på grunn av lovbestemt taushetsplikt.
Tilgjengelige saks- og møtedokumenter
Møteplaner for de ulike utvalgene vedtas hver høst for hele kommende år, og ligger tilgjengelig på kommunens innsynsportal. Sakskart og alle saksdokumenter legges ut på kommunens nettsider ca en uke før det aktuelle møtet.
Kontaktinformasjon
På kommunens innsynsportal finnes oversikter over e-post og telefonnummer til alle representanter og vararepresentanter.
Utsendinger
Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for bystyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Ordføreren avgjør når utsendingene skal mottas. Alle gruppelederne innkalles til møte. Varaordfører leder møte, ved hans/hennes fravær velges det av og blant gruppelederne en til å lede møte. Utvalget hører på det som utsendingene har å føre fram, og tar imot eventuelt skriftlig materiale. Lederen i utvalget gir bystyret melding om saken i forbindelse med konstitueringen av bystyremøtet dersom saken har direkte relevans til sakskartet i bystyret eller gjelder dagsaktuelle spørsmål. Øvrige spørsmål bringes til bystyrets medlemmer direkte fra den enkelte gruppeleder. Bystyrets reglement § 4.17.
Innbyggerforslag
Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet. Kommunestyret plikter selv å ta stilling til forslaget hvis minst to prosent av innbyggerne står bak det. Likevel er 300 underskrifter i kommunen alltid tilstrekkelig. Kommunestyret skal selv ta stilling til om det aktuelle forslaget gjelder kommunens eller virksomhet.
Kommunestyret skal selv ta stilling til forslaget senest seks måneder etter at det er fremmet. Denne tidsfristen gjelder ikke hvis forslaget blir henvist til behandling i forbindelse med en pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Forslagsstillerne skal informeres om vedtak som treffes, og om tiltak som gjennomføres som følge av forslaget.
I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag med samme innhold som et tidligere innbyggerforslag. Det kan heller ikke fremmes innbyggerforslag med samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret eller fylkestinget i løpet av valgperioden. Kommunestyret skal selv ta stilling til om et forslag kan fremmes.
Et forslag som er fremmet etter reglene i denne paragrafen, og som blir nedstemt i kommunestyret eller fylkestinget, kan bare påklages dersom forvaltningsloven eller annen lov gir klagerett.
Kommunale råd
Bystyret har opprettet fem forskjellige kommunale råd, hvor tre av dem er lovpålagte (kommuneloven § 5-12). De lovpålagte rådene er Trondheim eldreråd, Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Ungdommens bystyre. I tillegg har Bystyret opprettet et mangfoldsråd og et studentråd.
Rådene er etablert for å sikre de gruppene de representerer innflytelse i saker som angår dem. De fem kommunale rådene har også en viktig rolle som møteplass og arena for dialog og utveksling av informasjon. Rådene representerer et stort antall lag, foreninger, organisasjoner og skoler som på denne måten sikres en ”kanal” inn til kommunens administrasjon og til Bystyret.
Alle rådene har månedlige møter. I møtene deltar også representanter fra kommunedirektøren og politikere.
For å styrke rådenes rolle, og deres muligheter til å øve innflytelse, har Bystyret bestemt at sakene skal oversendes rådene tidlig i beslutningsprosessen, allerede når kommunedirektøren utreder saken.