Utvikling og støttetjenester

Innledning

Utvikling og støttetjenestene ledes av områdedirektør for organisasjon og områdedirektør for økonomi og finans. Området omfatter totalt 9 enheter. Enhetene har en viktig rolle i arbeidet med å oppdatere og modernisere organisasjonen, tilpasse gamle prosedyrer og regler til nye krav og forventninger og til teknologiske endringer. Området ivaretar oppgaver i spennet fra rene interne støttetjenester for kommunens strategiske ledelse og kommunens 208 enheter, til direkte innbyggertjenester som omfatter blant annet håndtering av innsynskrav og skranketjenester.

Arbeidsmiljøenheten

Arbeidsmiljøenheten er Trondheim kommunes bedriftshelsetjeneste, samt strategisk og operativt kompetansemiljø innen HMS og arbeidsmiljøarbeid. Som bedriftshelsetjeneste har vi en fri og uavhengig stilling, og også taushetsplikt om individuelle forhold.

.For å kunne gi kunnskapsbasert råd og veiledning har vi bredt sammensatt kompetanse. Alle i organisasjonen kan kontakte oss, både ledere, arbeidstakere, arbeidsmiljøutvalg og øvrig vernetjeneste

I Trondheim kommune forventes det at ledere på alle nivå tar ansvar for arbeidsmiljøarbeid og sykefraværsforebygging. Arbeidsmiljø handler om hvordan man planlegger, organiserer og gjennomfører arbeidet og omfatter fysiske, kjemiske, biologiske, ergonomiske, og psykososiale forhold. Se arbeidstilsynets modell

Enhet for kommunikasjon, administrasjon og innbyggerkontakt

Vi håndterer et bredt sett av oppgaver tilknyttet blant annet lønn, regnskap og saksbehandling for Kommunedirektøren, service til innbygger, produksjon av kommunens ID-kort og ulike typer kommunikasjonstjenester til kommunedirektør, områdedirektører og kommunens drøyt 200 enheter. Vi bidrar også i oppfølging av alle enhetsledere, og fungerer i tillegg som støtte for Kommunedirektøren ved kriser og beredskap.

IT tjenesten

IT-tjenesten skal sørge for at Trondheim kommunes enheter har tilgang til gode IKT-tjenester slik at de får gjort jobben sin overfor innbyggerne, og at virksomheten generelt gjøres istand til å modernisere den samlede tjenesteproduksjon. Vi leverer tjenester innenfor følgende områder:

• Systemutvikling, integrasjonstjenester

• IT arkitektur og sikkerhet

• Nettverk, kommunikasjon og telefoni

• Digitale arbeidsflater

• Skybaserte samhandlings, arbeidsflyt og publiseringsløsninger

• IT-brukerhjelp

• Brukeradministrasjon

• Prosjektledelse

• IT avtaleinngåelse og oppfølging

• Tjenesteoppfølging (tjenesteforvaltning, tjenesteeierskap)

• Rådgivning i valg av IKT-løsninger og i anskaffelsesprosesser

Kommuneadvokaten

Kommuneadvokaten er et selvstendig advokatkontor med 10 ansatte hvorav 8 advokater, som har Trondheim kommune som hovedklient. Kommuneadvokaten skal være uavhengig av kommunens øvrige virksomhet og inngår ikke i kommunens forvaltningslinje eller beslutningsprosesser. Kommuneadvokaten yter rettshjelp til kommunen i form av rådgivning og prosessoppdrag, på linje med den bistand private advokater yter sine klienter. Kommunedirektøren har i Rettsinstruks for Trondheim kommune besluttet at alle enheter i kommunen har rett og plikt til å benytte Kommuneadvokaten ved behov for advokatbistand. Retten til advokatbistand innebærer at det er etterspørselen fra kommunens enheter som til enhver tid styrer Kommuneadvokatens oppdragsmengde og type oppdrag. I takt med økende rettsliggjøring innen alle deler av kommunens virksomhet, oppleves kommunens behov for advokattjenester stigende.

Personaltjenesten

Personaltjenesten er et kompetansesenter for personalarbeid og fungerer som en utviklings- og støttetjeneste for kommunedirektøren og kommunens ledere. Personaltjenesten skal bistå alle ledere og deres støttefunksjoner slik at gjeldende lov- og avtaleverk, retningslinjer og rutiner følges.

Vi veileder på følgende områder:

• råd og veiledning i juridiske og arbeidsrettslige spørsmål

• bistå i personalsaker og konflikthåndtering

• oppsigelsessaker

• sykefraværsarbeid på individuelt og strategisk nivå

• skriver og følger opp politiske saker innenfor våre fagområder

• opplæring og kursing for kommunens ledere innenfor våre fagområder

• opprette og revidere rutiner og retningslinjer i kvaliteket

• tjenesteforvalter i deler av HR-portalen

• tjenesteforvalter for TQM

• tjenesteforvalter KS-læring

• bistå og lage opplæringsplaner i alle kommunens tjenesteområder

• rekrutteringsstøtte fra A-Å

• “Ung i jobb” - KIT - Det interne arbeidsmarked

Personaltjenesten er Trondheim kommunes opplæringskontor

• tilsetting

• oppfølging og kvalitetssikring

• utvikling innen fagopplæringsområdet

• skrive og følge opp politiske vedtak

• økonomiforvaltning av tilskudd og lønn knyttet til lærlingene på vegne av hele kommunen

Hele organisasjonen bruker våre tjenester og Personaltjenesten har derfor en stor portefølje av saker.

Regnskapstjenesten

Vi har ansvaret for at regnskapet i kommunen gir et riktig bilde av den økonomiske aktiviteten gjennom året og ved årets slutt. Vi forvalter økonomiske bestemmelser knyttet til regnskapet og har et ansvar for at gjennomgående prosesser innen vårt ansvarsområde fungerer effektivt og har god kvalitet. Vi ser på det som viktig å dele informasjon og drive Informasjon og opplæring innen våre ansvarsområder. Vi veileder og gir råd på de samme områdene. Vårt ansvarsområde er:

• Behandling av inngående faktura og oppfølging av henvendelser fra leverandører og enheter

• Behandling av utgående faktura og oppfølging av henvendelser fra innbyggere og næringsliv.

• Refusjonssøknader til NAV og behandling av refusjoner fra NAV

• Innbetalinger til kommunen

• Forvaltning av banktjenester

• Avstemming av balansekontoer

• Oppfølging og kontroll av regnskapet

• Regnskapsavleggelsen

• Merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon

Tolketjenesten

Tolketjenesten er den kommunale tolke- og oversettelsestjenesten i Trondheim. Tolketjenesten formidler og utfører tolke- og oversettelsestjenester og bidrar dermed til at andre enheter overholder sin lovpålagte informasjons- og veiledningsplikt overfor minoritetsspråklige innbyggere, jfr. Forvaltningsloven §11, §16, §17 samt diverse særlover.

Alle enheter i kommunen kan benytte enhetens tolke- og oversetterfaglige kompetanse.

Tolketjenesten arrangerer kurs i Kommunikasjon via tolk for faggrupper og enheter i Trondheim kommune.

Økonomitjenesten

Økonomitjenesten bistår og veileder enhetene i Trondheim kommune slik at de oppnår rett lønn og bærekraftig økonomistyring og arbeidstidsplanlegging. Vi kjører lønna for hele organisasjonen og fordeler budsjettene i samarbeid med Finansstaben. Våre ansatte er rådgivende, veiledende og støttende i forhold til økonomirelaterte saksområder, lønn og arbeidstidsplanlegging.

Tjenester:

• Økonomisk rådgivning

• Fordeler enhetsbudsjettene

• Bistå organisasjonen med økonomistyring slik at merforbruk unngås

• Støtter fagstab i HØP-arbeidet og andre økonomiske beregninger

• Trondheim kommunes sentrale fagkompetanse innenfor lønn

• Trondheim kommunes sentrale fagkompetanse innenfor arbeidstidsplanlegging

• Kursing, veiledning og opplæring innenfor lønn, økonomi og arbeidstidsplanlegging

• Analyse og prosjektoppgaver

• Utvikling av styringsverktøy

• Tjenesteforvalter GAT (turnus) og LIFT (økonomistyring/budsjett)

Trondheim byarkiv

Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til innbyggernes rettsvern, demokratisk kontroll, og fortsatt tillit til det offentlige gjennom å sikre og gjøre dokumentasjon tilgjengelig. Slik gir vi også grunnlag for en bedre forvaltning og kunnskap om samfunnets utvikling

Byarkivet er delegert myndighet etter lov om arkiv, og har det overordnede ansvar for arkiv i Trondheim kommune.

Vi leverer tjenester til innbyggere, næringsliv, media, forskere og enheter/ medarbeidere internt i kommunen. Våre tjenester omfatter:

• Forvaltning av innsynsportal/ postliste

• Innsyn til innbyggere,næringsliv og media iht offentleglova og forvaltningsloven

• Fremfinning av eldre dokumentasjon for kommunens saksbehandlere

• Forvaltning og utvikling av kommunens sak- og arkivsystem

(TKsak, TKelevmappe, TK-arkiv)

Veiledning av enheter og medarbeidere vedr dokumentasjonsplikt og bevaringsvurderinger

• Vi kartlegger og vurderer eksisterende systemer, og lager arkivuttrekk fra fagsystem for langtidsbevaring

• Vi bistår prosjekter ved anskaffelse/ utvikling av nye løsninger for å sikre dokumentasjon

• Ordning av mottatte papirarkiv

• Mediakonvertering

• Arkivformidling

• Lesesal

• Registrering av post for enheter med avtale

Hovedtrekk

• Lønn/godtgjøring utgjør 63 prosent av brutto utgiftsbudsjett.

• Driftsutgifter utgjør 31 prosent av brutto utgiftsbudsjett. Den største utgiftsposten her er driftskostnader knyttet til kommunens IT systemer.

• Overføringer til andre utgjør 6 prosent av brutto utgiftsbudsjett. Dette omfatter blant annet lærlinger og Det Interne arbeidsmarkedet.

• Lærlinger og IT system omfatter også de største inntektspostene.