Riktlinjer
RIKTLINJER OCH REKOMMENDATIONER FÖR ANVÄNDNING AV GOOGLE WORKSPACE
Dessa riktlinjer ska följas av all personal och elever som använder sig av Google Workspace för utbildning i Täbys kommunala skolor.
Google Workspace lämpar sig för kollegialt lärande, samarbete, formativ bedömning. Google Workspace ger också möjlighet för pedagoger och elever att hantera dokument. Det som dokumenteras samt kommuniceras i Google Workspace ska ha fokus på utveckling och lärande. Det kan exempelvis röra sig om elevarbeten, pedagogernas eget arbetsmaterial såsom pedagogiska planeringar, arbetsuppgifter, veckoutvärdering, reflektioner och feedback.
I GOOGLE WORKSPACE FÅR INTE KÄNSLIGA ELLER EXTRA SKYDDSVÄRDA PERSONUPPGIFTER LAGRAS
Känsliga personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen är uppgift om hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, genetiska uppgifter, medlemskap i en fackförening och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.
Extra skyddsvärda personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen är löneuppgifter, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter, till exempel uppgifter från utvecklingssamtal, uppgifter om resultat från personlighetstester eller personlighetsprofiler, information som rör någons privata sfär, uppgifter om sociala förhållanden.
Det här är alltså inte en lagringsyta där man dokumenterar om elever varit sjuka eller något annat kring elevernas eller personalens personliga förhållanden eller uppgifter från utvecklingssamtal. Detta gäller samtliga användare och i samtliga verktyg och applikationer som finns tillgängliga via Google Workspace.
EXEMPEL PÅ OLIKA FUNKTIONER I GOOGLE WORKSPACE
Google Workspaces verktyg lämpar sig till att arbeta med till exempel pedagogisk dokumentation och formativ bedömning. Nedan kommer vi att gå igenom några av de verktyg som finns i Google Workspace och vad de kan användas för.
I formativ bedömning kan eleverna vara delaktiga i bedömningen av sitt eget lärande, och utveckla själv- och kamratbedömning. En lärare kan kommentera och ge kontinuerlig återkoppling och uppföljning direkt i det delade dokumentet. När elever involveras i bedömningsprocessen får detta goda effekter på lärandet, motivationen ökar och studieresultaten förbättras.
I Google Workspace har användarna möjlighet att ta del av varandras delade arbeten, samarbeta med hjälp av tekniken och på så sätt utveckla sitt lärande, sin kommunikation och framför allt sin kunskap. Material kan delas med en eller flera andra oberoende om de har ett användarkonto eller inte, och den som skapar ett dokument väljer om arbetet förblir privat eller om andra utvalda ska få tillgång till att redigera, kommentera eller att endast läsa. Därför är det väldigt viktigt att man noga tänker igenom sin filstruktur och vad man delar ut till vem. Du kan alltid ändra en delning om det blivit fel.
GOOGLE DRIVE - PERSONLIG LAGRINGSYTA
Google Drive är lagringsytan i Google Workspace. Där kan vi lagra alla typer av filer. De filer som vi lagrar ska användas i kärnverksamheten, dvs utbildning. De kan till exempel handla om planeringar, kollegialt lärande eller elevers utveckling i den formativa processen. Utöver detta så kan man även lagra dokumentation av mer administrativ art, till exempel mötesanteckningar.
Viktigt att dokument och filer inte innehåller känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter.
G MAIL
Gmail används endast för elever, personal använder Outlook för e-post. Den vardagliga mejlkonversationen, till exempel kontakt med vårdnadshavare, lärare, myndigheter osv ska ske i SchoolSoft eller via personalens Täby-mail.
Viktigt att kommunikationen inte innehåller känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter.
Mail inom @taby.se är krypterade.
ÖVRIG DOKUMENTATION OCH KOMMUNIKATION
Alla former av myndighetsutövning, hantering av uppgifter belagda med sekretess och mer integritetskänslig information sker i andra system. Se sidan om Personuppgiftsbehandling på taby.se/ikt för mer information.
Allt som lagras i domänen ska följa Täby kommuns riktlinjer kring fritextfält.
IUP och skriftliga omdömen - SchoolSoft
Närvarohantering - SchoolSoft
Betyg - SchoolSoft
Åtgärdsprogram - Prorenata
Anmälan om kränkande behandling - Prorenata
Google Sites - kan enbart skapas och delas ut av pedagoger och personal. Det betyder att elever endast kan komma åt de sites som personal har skapat och delat ut. Skolan väljer själv om man önskar använda funktionen.
Ett begränsat antal appar finns förinstallerade för samtliga användare. Utöver standardutbudet kan appar och tillägg från tredjepartsleverantörer installeras. Se sidan om Digitala lärresurser i Täby och Anskaffning digitala lärresurser för mer information.