Hurtig-guide til Aula på bosteder
Denne vejledning er skabt til at hjælpe jer med de mest centrale administrative opgaver i jeres hverdag på bostedet. Som medarbejdere er det vigtigt, at I har styr på, hvem der er knyttet til jeres institution, og hvem der har de rette rettigheder.
Vigtigt før I starter: Den af jeres ansatte der skal være tilknyttet barnet i Aula skal oprettes i skolen administrative system inden I går videre i denne vejledning. Det gøres via kontoret på skolen.
Administrative opgaver kan udelukkende udføres via en browser (f.eks. Chrome, Edge eller Safari) på en computer.
Administrationsmodulet er ikke tilgængeligt i Aula-appen. Når I logger ind, skal I sikre jer, at farven i Aula er grøn, hvilket bekræfter, at I er logget ind med jeres medarbejderprofil. Hvis I også er forældre til et barn på en skole, der bruger Aula, får I muligheden for at vælge hvem I logger ind som. Forældre eller OTP.
1. Tilføj ansatte og børn i Aula
Når I skal knytte nye medarbejdere eller børn til jeres bosted, oprettes de som det, Aula kalder Officielt Tilknyttede Personer (OTP). Følg disse trin:
Log ind i Aula via en browser.
Find Topbar (menuen øverst) og klik på Administration.
Vælg fanen Brugere.
I søgefeltet fremsøger I personen via enten CPR-nummer eller UniLogin.
Når personen fremgår, klikker I på knappen Tilføj for at oprette tilknytningen til jeres bosted.
Bemærk: Personer med navnebeskyttelse kan udelukkende findes via deres UniLogin. For at beskytte deres identitet vil hverken navn eller foto være synligt i søgeresultatet, før I har klikket på tilføj og dermed bekræftet tilknytningen.
Pro-tip til institutionsfilteret: Hvis I er tilknyttet flere forskellige bosteder, skal I altid tjekke Institutionsfilteret i topbaren. Sørg for, at det korrekte bosted er valgt, før I tilføjer eller fjerner brugere, så ændringerne lander det rigtige sted.
2. Tildel administratorrettigheder
Hvis en kollega skal hjælpe med de administrative opgaver på bostedet, kan I tildele vedkommende administratorrettigheder:
Naviger til Administration > Brugere i topbaren.
Find den relevante medarbejder i jeres brugerliste.
Sæt et flueben i kolonnen 'Administrator' ud for medarbejderens navn. Rettighederne træder i kraft med det samme.
3. Fjern ansatte og børn
Når en medarbejder stopper, eller et barn (OTP) ikke længere bor hos jer, skal tilknytningen afsluttes i Aula:
Find personen i jeres brugeroversigt under Administration > Brugere.
Klik på skraldespandsikonet ud for personens navn.
Ekspert-info: Når I klikker på skraldespanden, sletter I udelukkende linket mellem personen og jeres bosted. I sletter ikke personens UniLogin eller deres Aula-profil andre steder (f.eks. på deres skole). Det er derfor helt sikkert at fjerne brugere, når de ikke længere er hos jer.
Vigtig information Det er udelukkende bostedets eget ansvar at give besked til barnets skole eller dagtilbud, når der sker ændringer i jeres brugerliste. Selvom I fjerner en person i jeres egen Aula-administration, skal de øvrige involverede instanser altid have direkte besked ad de officielle kanaler.
Uddybende vejledning med skærmbilleder findes her (Start på side 205) LINK