Småbib-møte 16.02.2016 hos advokatfirmaet Wiersholm            Utskriftsvennlig versjon                         

Tema for møtet var flytting av bibliotek. Noen har nylig flyttet, andre skal flytte.

Vertskapet ved Susanne Mysen (Wiersholm) ønsket de 12 fremmøtte velkommen.

Etter en presentasjonsrunde rundt bordet, fortalte Susanne, Berit Hagen Ese (Politidirektoratet) og Else Ishaug (NORAD) om sine erfaringer.

Flyttetips

Planlegging

    ·         Start opp i god tid!!! Wiersholm hadde halvannet år, NORAD noe mindre.    

    ·         Kasser / rydd i samlingen. Start gjerne med en gang, og i alle fall et år i forveien. Det skal gjøres innimellom alt annet…    

    ·         Kall inn bøker fra lånere («La oss hjelpe deg med pakkingen og flytte bøkene for deg!») og spør samtidig om materialet bør kasseres. 

                    Det kan også være man har nyere utgaver. Vurder også om bøkene som flyttes (både mag. og åpne) skal få RFID-brikker.

    ·         Ta ut lister fra biblioteksystemet og angi statusen – tapt, kassert etc. Mye lettere å oppdatere biblioteksystemet etterpå.

    ·         Bøker som magasineres kan merkes med teip (f.eks. grå) istedenfor sølvtusj el.l. Det gjør det mye lettere å se. Hvis alle eksemplarene 

                    settes i magasin, sett M foran signaturen i posten. Hvis ett er på hyllen og resten i magasinet, angi på eksemplarnivå.

    ·         Kontakt gjerne Depotbiblioteket og hør om de vil ha noe av det som kasseres. De tar også imot noe utenlandsk litteratur.

    ·         Lage gjerne et festlig pyntet juletre av de kasserte bøkene.

    ·         NORAD hadde også loppemarked (MED vaffelsteking!); det var stor suksess.

    ·         Husk å merke bøkene ordentlig med KASSERT osv. – ellers kan det hende at man får dem i retur.

    ·         Bøker skal som regel som restavfall, pga. boklimet og annet. Hør evt. med moderinstitusjonen om de har andre ordninger.

                    Riksrevisjonen hadde en ‘kvern’ som tok ALT, også bøker.

    ·         De som innreder bygget, vet sjelden hvilke behov et bibliotek har. Ta initiativ; inviter dem på et tidlig tidspunkt i prosessen, 

                    og «tegn og fortell». Dette viser profesjonalitet hos biblioteket.

    ·         Det finnes flere skrifter om arealberegninger. Statsbygg har utarbeidet retningslinjer for planlegging av fag- og forskningsbiblioteker                                 i samarbeid med RBT (se link under). Vær OBS på forskjellen på hylle, reol og seksjon.

    ·         Hvis det påstås at man ikke trenger et magasin – JO DET GJØR MAN. Særlig hvis (når?) publikumslokalene krymper.

                    Alternativet er å scanne magasinlitteraturen…

    ·         BS Eurobib (tidligere Biblioteksentralen) har egen interiørarkitekt. Hvis man ikke får midler til å engasjere, prøv med en 

                    gratis konsulenttime og få råd. Besøk gjerne utstillingene deres for å ‘klå’ på hyller etc.

    ·         Dra på ekskursjon til andre som nylig har flyttet; få tips (gode og dårlige erfaringer!) om hyller, markering, lys etc.

    ·         Ta også hensyn til universell utforming av de nye lokalene. Det finnes retningslinjer.

    ·         Mål opp de nye lokalene ordentlig. Er det f.eks. samme avstand mellom alle søylene?

    ·         Belysning er kjempeviktig! Hvis hyllene flyttes i etterkant, kan lyset flyttes etter? Hyller på langs og lysstoffrør på tvers er 

                    ikke noe sjakktrekk…

    ·         Kartlegg antall hyller (IKKE bare hyllemetre) nå og på nysted. En ‘hyllemeter’ er definert til 90 cm hos de fleste produsenter.

                    Husk å beregne tilvekstplass!

    ·         Skranken (i sin tradisjonelle forstand) kan bli borte. Flere produsenter har en såkalt ‘servicedesk’ hvor man kan møte låneren.

                    Disse fås i forskjellige høyder. Da er det fint med f.eks. et dreibart podium, så man kan dele skjermen sin med låneren.

    ·         Sett av plass til spesialmaterialet som et bibliotek har; bokreparasjonsutstyr etc. Det tar plass, og må stå et sted det også.

                    Særlig hvis skranken forsvinner!

    ·         Skilting: Husk å vurdere/teste hyllemerking og skilting I SITT NATURLIGE MILJØ (vertikalt på hyllene, ikke liggende på et godt

                    belyst bord) – med belysning etc. Hvis mulig bør dette utsettes til etter flyttingen.

Selve flytteprosessen

    ·       Det er lurt å lage et Excel-ark over hyllene på gammelt og nytt sted: hva skal hvor?

    ·       Sett klistrelapper på hyllene på gammelt og nytt sted - flytte hyllenr 1 til 1, 2 til 2, 3 til 67, 4 til 59 etc. Det er ikke gitt at

                    rekkefølgen er samme på gammelt som nytt sted.

    ·       Vær tilstede både ved nedpakking og oppakking (gjerne en på hvert sted). Og man MÅ være nøye og pirkete, ellers kan det fort bli rot.

    ·       Flyttefolkene må kunne norsk. De må også få krystallklar beskjed om hvordan de skal pakke ned og sette opp. Forklar nøye og

                    å dem til å vise at de har forstått! Bøkene skal stå i samme rekkefølge på hyllene på det gamle og det nye stedet. 

                    En selvfølge for bibliotekarer, men ikke for alle andre.

    ·       Ved bruk av esker:

                    o   Sett klistrelapp på kortsiden av esken (ikke på toppen): Kan da leses ved stabling

                    o   Ikke pakk for tunge esker

                    o   Pakk 1 eske pr hylle - selv om det bare blir 2 bøker i esken! (Eneste unntak er hvis esken blir for tung; da kan man dele.

                            I så fall må det merkes: Eske 1av 2 for hylle xx, Eske 2 av 2 for hylle xx.). Dette gjør oppakkingen veldig mye enklere.

    ·       Ved bruk av kasser / bur:

                    o   Spør om flyttefolkene har erfaring med å flytte bibliotek / arkiv. Hvis ikke, kan de fort komme til å pakke ned og 

                            sette opp feil.. Spør gjerne tidlig, slik at man kan planlegge rundt svaret.

Etterarbeide

    ·        Planlegg en ordentlig innvielse / åpning / åpen dag. Det fortjener biblioteket! Hvis regelverket på arbeidsplassen tillater det: 

                    server gjerne champagne!

    ·        Lag gjerne et kart over det nye biblioteket. Det gjør det lettere for brukerne å orientere seg (selv om skiltingen burde gjøre 

                    kartet overflødig)

    ·       Vent en stund med å merke hyllene på det nye stedet; det må gjerne gå seg til litt. Det kan tenkes at ting må flyttes på.

                    Test merkingen i sitt naturlige miljø, og husk belysning.

Referanser:

Hvor skal bokskapet stå? : et småskrift om bibliotek og innredning / Martha Lundesgaard (1992)

http://www.nb.no/nbsok/nb/8e9eb1cd0676bdea36507222e633f327#0

 Nye biblioteklokaler : planlegging - bygging - flytting – samlokalisering  (1997)

http://www.nb.no/nbsok/nb/8e2e3779b303b9145cd5786df3d2a14a?index=1#0

Veileder for planlegging av fag- og forskningsbibliotek : høringsutkast (1999)

http://www-bib.hive.no/info/laringssenter/RBT-veileder.pdf

BS Eurobib har flere linker:

http://www.bseurobib.no/Innredningstjenesten/Generell-informasjon

http://www.bseurobib.no/Innredningstjenesten/Areal-og-kapasitetsbehov

http://bseurobib.no/Brosjyrer

Det ble også tid til litt «Eventuelt»:

Høsting og arkivering av nettsider i Norge

Ved kommunesammenslåinger, bedriftsfusjoneringer etc. kan mye og viktig informasjon forsvinne når nettsidene legges om, noe som kan ha forvaltningsmessige konsekvenser.

Nasjonalbiblioteket har høstet nettsider siden midten av 90-tallet – etter hvert på konsesjon fra Datatilsynet. Endring i

Lov om plikavlevering (2016) tillater høsting uten å spørre først. Materialet er ikke offentlig tilgjengelig (som en Wayback machine),

kun etter søknad. Det var snakk om at det kan bli tilgjengelig siste del av 2016, søkbart på nettadresse.

Hvem bruker hva?

Ad hoc-kurset i EndNote var en stor suksess. Det kom forslag om å gjøre dette for flere systemer, f.eks. OneNote.

IMDI bruker det til sin interne rutinehåndbok «Bibliotekets rutiner». Veldig nyttig når man er flere enn én – og kanskje har

sommerhjelp / praktikant. Siden dette er i Microsoft-familien er det enkelt å sende e-poster dit med egen knapp i Outlook.

OneNote er et utmerket verktøy for oss som skal følge opp bestillinger, purringer, budsjett og mer til.

Er noen interessert i workshop el.l. på dette?

Hva med andre idéer til lure ting?

Flere har erfaring med Sharepoint. Jotun skal innføre det.

Referent: Kari Cotton, Jotun