Møte 2001.02.27

Møteinnkallingen

Referat fra møtet på Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) tirsdag 27. februar 2001, kl. 14-16.

Tilstede: Jon Harry Brevig (FD), Elizabeth Fjeldstad (NHO), Kari Lorentzen (FNI), Undis Aarbakke Hope (NBI), Katarina Einarsen Enne (FO), Gerny Langvik (FO), Anne Marit Skattum (Jernbaneverket. Norsk jernbanemuseum), Antje Rapmund (AFI), og Anne Rogstad (RBT).

Tema for møtet var evaluering av tidsskriftsamlinger og budsjettstyring. 

Hovedbibliotekar på AFI, Antje Rapmund, var møtevert og innleder. Antje har sin siste arbeidsdag på AFI 28. februar for å begynne i ny stilling som forsker og leder av biblioteket ved Norsk institutt for studier av forskning og utdanning (NIFU). 

1. Evaluering av tidsskriftsamlingen ved AFI

Antje har i løpet av januar/februar i år gjennomført en spørreundersøkelse om tidsskriftbruken blant AFIs ansatte. Noe av hensikten var å avdekke tidsskriftenes impact factor, dvs. tidsskriftsamlingens faglige tyngde. Abonnerer AFI på de riktige tidsskriftene?

· Spørreundersøkelsen omfattet både betalte abonnementer og gratis abonnementer.

· De ansatte ble bedt om å angi bruken av hvert enkelt tidsskrift: leste de det regelmessig, av og til eller aldri? De ble også spurt om de hadde eget/personlig abonnement på noen av tidsskriftene. 

· Antje foretok en sitatanalyse for alle AFIs utgivelser for årene 1999 og 2000. Alle artikler av AFI-ansatte/-forskere i bøker, seriepublikasjoner, hovedfagsoppgaver og Dr.gradsavhandlinger ble gjennomgått med hensyn til hvilke siteringer/referanser forskerne viste til i artiklene sine, mao. hvilke tidsskrifter siteres/refereres det til. Det viste seg at forskerne har tendens til å sitere de samme forfatterne og tidsskriftartiklene. Tidsskriftene siteringene var hentet fra ble sjekket mot AFIs

tidsskriftsamling. 

· Det ble undersøkt hvor ofte AFIs engelsk- og tyskspråklige tidsskrifter er sitert i ISI-basen. Resultatet ble vurdert i forhold til tidsskriftets pris. 

· Alle abonnementspriser ble sjekket og oppdatert.

Antje gjennomgikk så den bibliometriske metoden hun hadde anvendt i behandlingen av tallmaterialet fra undersøkelsen.

Vekting av tidsskriftene:

AFI-ansatte vektet hver tidsskrifttittel i hht. egen bruk: 

· Leses/brukes regelmessig - vekttall 2 

· Leses/brukes av og til - vekttall 1 

· Leses/brukes aldri - vekttall 0 

All bruk ble talt opp og multiplisert med vekttallet. Høyest mulige score for bruk av tidsskrift var 66, dvs.: brukes regelmessig (vekttall 2) x 33 besvarte spørreskjemaer - dette ble selvsagt ikke oppnådd av noe tidsskrift. 

Noen resultater fra spørreundersøkelsen:

· Av 50 ansatte besvarte 33 spørreskjemaet.

· Høyest oppnådde score var 34 og gjaldt en avis. Avisene er mye lest, men ikke referert til. Man antar at forskerne bruker

avisartikler som bakgrunnsstoff.

· Noen tidsskrifter blir brukt av veldig få forskere, men artiklene blir ofte sitert til.

Bibliotekutvalget ved AFI er ansvarlig for oppfølging av undersøkelsen. En konsekvens er at flere tidsskriftabonnementer sies opp.

Siden Antje slutter på AFI, vil resultatene fra undersøkelsen være et uvurderlig hjelpemiddel for den nye bibliotekaren.

Momenter fra etterfølgende diskusjon:

Etter Antjes innlegg var ordet fritt, og fra diskusjonen kan nevnes: 

· Synliggjøring av pris for forskere og ledelse er viktig. Hvis fagavdelingene betaler abonnementer, blir de mer restriktive i hva de tillater seg å abonnere på.

· Viktig at biblioteket verner om de mer generelle tidsskriftabonnementene fordi fagavdelingene ikke føler ansvar for disse.

· Elektroniske tidsskrifter - mye gjenstår før man får akseptable priser. Det er viktig å kunne velge titler og slippe å abonnere på et helt forlags portefølje. Hva med elektroniske arkiv? I dag leveres som regel en CD-ROM med det innholdet man har abonnert på. Er dette en sikker og god nok løsning? De kontrakts- og opphavsrettslige forholdene ble det også stilt

spørsmål om. Emnet el-tidsskrifter er så stort at det antakelig bør tas opp i eget møte.

2. Budsjettstyring

Da vi etter pausen kom til dette punktet på dagsorden, var tiden knapp. 

Antje fortalte at på AFI bruker biblioteket Mikromarc 2, og hun har innført innkjøpsmodulen til budsjettkontroll. Det viste seg at praksis for budsjettkontroll varierte ved de ulike bibliotekene, noen klarte seg med regneark i Excel, andre støttet seg til eierinstitusjonens sentrale regnskapssystem med fakturakopier i biblioteket i tillegg. 

Det ble diskusjon rundt bruken av kredittkort som betalingsmiddel ved innkjøp til biblioteket. Anbefalingen var klar: Anskaff et såkalt "Corporate Card" (bedriftskort) i ditt eget navn fra American Express.

Ved statsinstitusjoner betaler arbeidsgiver årsavgiften. På AFI-biblioteket har Amex-kort vært brukt i flere år ved innkjøp over Internett, uten noen form for uhell eller misbruk. Når faktura kommer, kontrolleres den og leveres til regnskap for betaling. 

OBS: Unngå å handle med betalingskort, dvs. kort som er knyttet direkte til en konto. Da er det du/eieren som må ta støyten hvis kortet feilbelastes, i motsetning til feilbelastning av kredittkort, der kortselskapet står ansvarlig.

Møtet ble avsluttet kl. 16:00.

Referent: Anne Rogstad, 12. mars 2001