Cómo crear formularios de Google

Formularios de Google te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente.

Formularios de Google puede conectarse a hojas de cálculo de Hojas de cálculo de Google. Si hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las respuestas se enviarán automáticamente a la hoja de cálculo. De no ser así, los usuarios pueden verlas en la página "Resumen de respuestas", accesible desde el menú "Respuestas".

Puedes crear un formulario desde Drive o a partir de una hoja de cálculo existente.

Cómo crear un formulario desde Drive:

1. Ve a Drive en drive.google.com.

2. En la nueva versión de Drive, haz clic en Nuevo en la esquina superior izquierda, coloca el cursor sobre Más y elige Formularios de Google. En la versión clásica de Drive, haz clic en el botón Crear en la esquina superior izquierda y luego en Formulario.

3. En la plantilla de formulario que se abre, puedes añadir todas las preguntas que quieras. También puedes organizar el formulario añadiendo encabezados y dividiéndolo en varias páginas. Obtén más información sobre cómo editar formularios.

4. Si quieres que los encuestados vean una barra de progreso que les indique qué proporción del formulario han completado, marca la casilla "Mostrar barra de progreso en la parte inferior de las páginas del formulario".

Cómo crear un formulario a partir de una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google:

1. Mientras trabajas con una hoja de cálculo, haz clic en el menú Insertar y selecciona Formulario.

2. Aparecerá un mensaje en la parte superior de la página que indica que se ha creado un nuevo formulario.

• Editar: para modificar un elemento existente, solo tienes que hacer clic en el botón Editar que hay a la derecha de la pregunta que quieres cambiar.

• Duplicar: para duplicar un elemento, haz clic en el botón Duplicar que hay a la derecha de la pregunta que quieres duplicar.

• Eliminar: para eliminar un elemento, haz clic en el botón Eliminar que hay a la derecha de la pregunta que quieres eliminar.

Orden aleatorio de preguntas y respuestas

Orden aleatorio de preguntas

Si quieres que los encuestados vean las preguntas de una sección o una página del formulario en orden aleatorio, marca la casilla junto a Orden de preguntas aleatorio en la sección "Configuración del formulario" situada en la parte superior del formulario. Las imágenes y los vídeos del formulario también se ordenarán de forma aleatoria junto con las preguntas.

Orden aleatorio de respuestas

Si quieres que los encuestados vean las opciones de respuesta para una pregunta en un orden aleatorio, haz clic en Avanzada en el campo de pregunta y activa la casilla junto a "Orden de opciones aleatorio". Esta opción funciona con los siguientes tipos de pregunta:

• Tipo test

• Casillas de verificación

• Elegir de una lista

• Cuadrícula (mostrará "Ordenar las filas aleatoriamente" en vez de "Ordenar las opciones aleatoriamente")

Las preguntas y respuestas solo se ordenarán aleatoriamente una vez por dirección de correo electrónico. Si compartes tu formulario con una dirección de grupo, todos los miembros del grupo verán el mismo orden aleatorio. Para que cada miembro de un grupo vea un orden aleatorio distinto, debes enviar el formulario a cada uno de manera individualizada.

Cómo enviar un formulario a los encuestados

Cuando hayas terminado el formulario, puedes compartirlo por correo electrónico o en los medios sociales. Basta con hacer clic en el botón azul Enviar formulario de la parte inferior del formulario o en la esquina superior derecha de la ventana del navegador. Puedes compartir un enlace al formulario o puedes incluir nombres, direcciones de correo electrónico y grupos en el campo Añadir personas. Haz clic en el botón Listo, y las personas que hayas añadido recibirán un mensaje de correo electrónico que les dirigirá a tu formulario.

Cómo insertar un formulario en un sitio web o un blog

Si quieres insertar un formulario en un sitio web o un blog, haz clic en el botón Enviar formulario que aparece al final de formulario y selecciona la opción Insertar. Otra opción es ir al menú Archivo y seleccionar Insertar. Entonces puedes pegar el HTML generado en tu sitio o blog.

Cómo enviar un formulario con una URL corta

Si quieres obtener una URL para tu formulario que sea más fácil de compartir, puedes crear rápidamente una URL corta en Formularios.

1. Crea un formulario.

2. Haz clic en Enviar formulario en la esquina superior derecha.

3. Marca la casilla junto a "URL corta". Desactiva la casilla para volver a la URL original.

La URL del formulario se acortará automáticamente a una URL con el formato goo.gl/forms y podrás añadir la URL a un correo electrónico copiando y pegando en enlace.

Configuración de la página de confirmación

Antes de enviar el formulario, puedes elegir las acciones que los usuarios pueden realizar después de enviar sus respuestas. Esta configuración se encuentra al final del formulario:

• Mostrar enlace para enviar otra respuesta: permite a los usuarios enviar cuantas respuestas de formulario quieran.

• Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario: los encuestados tendrán acceso a un resumen de respuestas.

• Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas: permite a los encuestados cambiar sus respuestas del formulario.

Para cambiar el mensaje de confirmación que verán los usuarios, escribe tu propio mensaje en el cuadro "Mensaje de confirmación".

Elegir un destino para las respuestas del formulario

Una vez que hayas enviado el formulario, Formularios de Google empezará a recopilar las respuestas que recibas. Se te pedirá que elijas cómo almacenar estas respuestas. (Nota: puedes definir esta opción en cualquier momento durante la edición del formulario haciendo clic en el botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de tareas.)

Puedes optar por enviar las respuestas a una hoja de cálculo o por guardarlas solo en Formularios de Google. Si las guardas en una hoja de cálculo, podrás ver las respuestas individuales a medida que se reciban. Si decides almacenarlas en Formularios, podrás ver un resumen de todas las respuestas que has recibido, y también podrás descargar las respuestas como un archivo CSV.

Guardar las respuestas en una hoja de cálculo

Puedes guardar las respuestas de tu formulario en una hoja de cálculo nueva o existente.

1. Abre el formulario.

2. Haz clic en Seleccionar destino de las respuestas en la barra de herramientas.

3. Para ver las respuestas en una hoja de cálculo nueva, selecciona el botón de opción junto a "Nueva hoja de cálculo" y asigna un nombre a la hoja de cálculo. Para ver las respuestas en una hoja de cálculo existente, selecciona el botón de opción junto a "Nueva hoja en una hoja de cálculo existente" y elige una de las hojas de cálculo.

4. Haz clic en Crear.

Cuando elijas guardar las respuestas del formulario en una hoja de cálculo, el botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de herramientas se convertirá en el botón Ver respuestas. Haz clic en este botón para ver tu hoja de cálculo. También encontrarás la hoja de cálculo en Drive.

Si quieres que las respuestas de todos tus formularios se recopilen en una nueva hoja de cálculo en el futuro, no olvides activar la casilla junto a "Crear siempre una hoja de cálculo nueva".

Una hoja de cálculo solo puede recoger las respuestas de un formulario al mismo tiempo a menos que hayas cambiado a la nueva versión de Hojas de cálculo de Google, que permite guardar las respuestas de varios formularios en una misma hoja de cálculo.

Ten en cuenta que las respuestas enviadas a una hoja de cálculo son básicamente una copia de tus respuestas y que se trata de un proceso unidireccional, es decir, del formulario a la hoja de cálculo, pero no de la hoja de cálculo al formulario. Dicho de otro modo, si modificas una respuesta en la hoja de cálculo, no se modifica la respuesta original, que aparecerá en la vista de resumen y en el archivo CSV descargado.

Guardar las respuestas solo en Formularios de Google

Si no quieres que las respuestas se envíen a una hoja de cálculo, haz clic en el botón Guardar respuestas solo en formularios. Después, para acceder a las respuestas que se hayan recopilado, haz clic en el menú Archivo, selecciona Descargar como y haz clic en Valores separados por comas.

Guardar las respuestas en Formularios de Google es la mejor opción si tienes previsto recibir mucho tráfico o un gran número de respuestas, ya que las hojas de cálculo aceptan valores de respuesta solo en las primeras 400.000 celdas. La vista de resumen del formulario, al igual que los resultados que descargues como archivo CSV, siempre incluirán todas las respuestas del formulario que se envíen aunque se supere dicho límite.

Cambiar el destino de las respuestas

Si has elegido una hoja de cálculo para guardar las respuestas del formulario, puedes cambiar este destino en cualquier momento haciendo clic en el menú Respuestas en Formularios de Google y seleccionando Cambiar destino de las respuestas. Se te dirigirá de nuevo al cuadro de diálogo "Cambiar destino de las respuestas", donde puedes crear una nueva hoja de cálculo o enviar las respuestas a otra hoja de cálculo existente.

Desvincular una hoja de cálculo de respuestas

También puedes optar por desvincular tu formulario de una hoja de cálculo en cualquier momento haciendo clic en el menú Respuestas en Formularios de Google y seleccionando Desenlazar formulario. La hoja de cálculo dejará de recibir nuevas respuestas, mientras que estas se seguirán almacenando en Formularios, donde estarán disponibles como resumen en tiempo real o como archivo CSV. Puedes volver a vincular el formulario a una hoja de cálculo en cualquier momento sin que se pierda o elimine ninguna respuesta.