Règles de soumission

J·FR 2018 propose trois types de contributions :

(1) exposé (env. 20 min avec questions) ;

(2) poster (format A0 ou A1)

(3) flash-talk (exposé court, 5 min) ;

Lors de la soumission des contributions, il est possible d'indiquer une préférence pour un format de présentation (exposé, flash-talks ou poster).

Le comité d'organisation aura alors à charge de choisir les contributions qui seront présentées sous forme d'exposé ou de poster, en fonction des différentes thématiques. Le comité pourra proposer des présentations courtes (flash-talks) ou des posters à des propositions exposés en fonction de l'avancement des travaux et du sujet. Une demande d'exposé pourrait ainsi se voir modifiée en poster ou flash-talks, mais non l'inverse.

Long format (optionnel)

A partir de cette année, nous proposons également la possibilité aux intervenants des exposés qui le souhaitent de publier leur texte ultérieurement (20 000 signes maximum bibliographie incluse) sur un espace dédié du site web de Sciencescope.

Soumission des documents

Pour pouvoir présenter ses travaux lors de J·FR 2018 (exposé, poster ou flash talks), chaque chercheur doit d'abord soumettre en ligne deux documents (1- un résumé des travaux et; 2- une biographie à jour) via la page "Inscription et Soumission".

(Optionnel: un article publié ou en cours de publication en lien avec le "résumé des travaux" peut également être soumis en complément pour le comité d'organisation.)

1- Résumé des travaux

• De 350 mots (minimum) à une page A4 (maximum), en français (ou anglais si nécessaire), suivant le format du document modele-resume-jfr2018.docx disponible sur cette page.
• Ce Résumé peut contenir des figures, tableaux et références et éventuellement une référence à ces travaux s'ils sont déjà publiés à une conférence, revue ou journal.

2- Biographie

• De 200 mots (minimum) à une page A4 (maximum), en français (ou anglais si nécessaire), suivant le format du document modele-biographie-jfr2018.docx disponible sur cette page
• Optionnel: le modèle inclut un emplacement pouvant contenir votre photo si vous le souhaitez (max 600 Ko).

(Optionnel)

• Un article scientifique publié ou en cours de publication en lien avec le "Résumé des travaux" pour le Comité d'organisation (facultatif).

Format des fichiers

• Pour chacun des fichiers à soumettre, pensez à les renommer de façon explicite (ex: Bio_jfr2018_nom_prenom.doc).
• Vous pouvez soumettre vos fichiers au format Word (*.doc) ou Pdf (*.pdf).

Exposés

Les exposés seront réalisés via l'utilisation de diapositives (ou slides) projetés via un vidéo projecteur.

Les diapositives peuvent être rédigés en Français ou en Anglais, dans un format permettant leur lecture lors de la J·FR 2018 (ex: pdf, powerpoint, prezi, etc.). L'exposé lui même devra être effectué en Français. Cependant, afin de permettre au plus grand nombre de chercheurs francophones de participer à cette journée, le comité d'organization pourra autoriser certains chercheurs francophones non bilingues, et notamment Japonais, à présenter leurs travaux en anglais.

Un ordinateur ainsi qu'un vidéo projecteur seront disponibles pour les présentations.

Les présentations pourront être envoyés à l'avance afin d'être chargées directement sur l'ordinateur ou via l'utilisation d'une clé USB le jour de J·FR 20178

Flash-Talks

Les flash-talks sont des présentations courtes d'environ 5 minutes. Ils pourront être effectués avec ou sans matériel de présentation (slides). Si vous choisissez d'utiliser quelques diapositives, alors les indications sont identiques à celles des exposés. Ces présentations devront être effectués en Français et, comme pour les exposés, le comité d'organisation pourrait permettre à des chercheurs non bilingues de présenter leurs travaux en anglais.

Remboursement de frais de transport et d'hébergement

Pour pouvoir vous rendre sur le lieu de J·FR 2018 (Maison franco-japonaise), nous vous invitons à faire une demande auprès de votre institution pour assurer la prise en charge de vos frais de transport et d'hébergement. Sciencescope pourra vous transmettre une lettre d'invitation et un certificat de présence, qui devraient suffire à justifier ce déplacement auprès de votre institution.

Si toutefois votre institution n'accepte pas de prendre en charge la totalité de vos frais de déplacement, vous pouvez contacter Sciencescope pour une demande préalable de subvention ou d'une partie du montant. Cette subvention pourrait être accordée en fonction du nombre de demandes et selon les critères suivants :

• Etre membre de Sciencescope ou adhérer à l'Association pour demander cette subvention
• Présenter ses travaux lors de J·FR 2018 (exposé, poster ou flash talk)
• Habiter en dehors de la mégalopole de Tokyo (préfectures de Tokyo, Kanagawa, Chiba et Saitama).
• Uniquement les frais de transports inter-régionaux (Shinkansen, Avion), et/ou une nuitée.

Si votre demande de subvention est retenue, le remboursement se fera le jour de l'évènement, sur présentation des titres de transport et d'une lettre de refus de remboursement délivrée par votre institution.

Nous attirons l'attention des personnes voyageant en Shinkansen que les billets ne sont plus restitués par les portillons automatiques. Pour conserver le ticket, il faut le faire tamponner en passant par le guichet de sortie. Le terme est « mukôin » (むこういん、無効印).