Règles de soumission
J·FR 2017 propose deux types de contributions, et pourra éventuellement proposer des flash-talks (présentations rapides) :
(1) exposé (env. 20 min avec questions)
(2) poster (format A0)
Lors de la soumission des contributions, il est possible d'indiquer une préférence pour un format de présentation (exposé ou poster).
Le comité d'organisation aura alors à charge de choisir les contributions qui seront présentées sous forme d'exposé ou de poster, en fonction des différentes thématiques. Le comité peut également proposer des présentations courtes (flash-talks) en fonction de l'avancement des travaux et du sujet.
Une demande d'exposé pourrait ainsi se voir modifiée en poster, mais non l'inverse.
Langues
Le Français est le langue principale de la Journée Francophone de la Recherche.
Toutefois, lors des présentations, les posters et diapositives (slides) peuvent être rédigés en français ou en anglais.
Les intervenants francophones non bilingues, ou dont la langue natale n'est pas le Français pourront présenter leurs travaux en anglais, sous réserve d'acceptation du Comité d'organisation. En effet, J·FR 2017 souhaite accueillir le plus grand nombre de chercheurs francophones, quelque soit leur niveau de français.
le comité d'organisation encourage fortement les chercheurs dont la langue maternelle est le français à l'utiliser pour leurs documents et présentation, et pourra demander aux contributeurs de traduire leurs documents en français.
Soumission des documents
Pour pouvoir présenter ses travaux lors de J·FR 2017 (exposé, poster ou flash talks), chaque chercheur doit d'abord soumettre en ligne deux documents (1- un résumé des travaux et; 2- une biographie à jour) via la page "Inscription et Soumission".
(Optionnel: un article publié ou en cours de publication en lien avec le "résumé des travaux" peut également être soumis en complément pour le comité d'organisation.)
1- Résumé des travaux
De 350 mots (minimum) à une page A4 (maximum), en français (ou anglais si nécessaire), suivant le format du document modèle-résumé-jfr2017.doc disponible sur cette page.
Ce Résumé peut contenir des figures, tableaux et références et éventuellement une référence à ces travaux s'ils sont déjà publiés à une conférence, revue ou journal.
2- Biographie
De 200 mots (minimum) à une page A4 (maximum), en français (ou anglais si nécessaire), suivant le format du document modèle-bio-jfr2017.doc disponible sur cette page
Optionnel: le modèle inclut un emplacement pouvant contenir votre photo si vous le souhaitez (max 600 Ko).
(Optionnel)
Un article scientifique publié ou en cours de publication en lien avec le "Résumé des travaux" pour le Comité d'organisation (facultatif).
Format des fichiers
Pour chacun des fichiers à soumettre, pensez à les renommer de façon explicite (ex: Bio_jfr2017_nom_prenom.doc).
Vous pouvez soumettre vos fichiers au format Word (*.doc) ou Pdf (*.pdf).
Notification aux intervenants
Les soumissions seront examinées par le comité d'organisation, et les intervenants seront tenus informés en Novembre 2017 du type de leur contribution (exposés, posters, flash-talks).
Les résumés des présentations (1) ainsi que les biographies (2) seront publiés dans le livret de J·FR 2017, ainsi que disponible sous format électronique et accessibles depuis le site Web de J·FR 2017.
Après la notification, les intervenants recevront des indications par email pour mettre à jour leurs documents si besoin (formats, etc.).
Exposés
Les exposés seront réalisés via l'utilisation de diapositives (ou slides) projetés via un vidéo projecteur.
Les diapositives peuvent être rédigés en Français ou en Anglais, dans un format permettant leur lecture lors de la J·FR 2017 (ex: pdf, powerpoint, prezi, etc.). L'exposé lui même devra être effectué en Français. Cependant, afin de permettre au plus grand nombre de chercheurs francophones de participer à cette journée, le comité d'organization pourra autoriser certains chercheurs francophones non bilingues, et notamment Japonais, à présenter leurs travaux en anglais.
Un ordinateur ainsi qu'un vidéo projecteur seront disponibles pour les présentations.
Les présentations pourront être envoyés à l'avance afin d'être chargées directement sur l'ordinateur ou via l'utilisation d'une clé USB le jour de J·FR 2017.
Posters
Les posters seront présentés lors de sessions posters spécifiques de J·FR 2017.
Ces sessions conviviales permettront de nombreuses interactions avec les autres participants.
Le format des posters est libre et la taille des posters doit être soit A0 ou A1 (portrait); les posters peuvent être rédigés en français ou en anglais.
Les présentations des posters devront être effectuées en français de préférence, mais pourront également être en anglais pour les chercheurs francophones non bilingues.
Flash-Talks
Les flash-talks sont des présentations courtes d'environ 5 minutes. Ils pourront être effectués avec ou sans matériel de présentation (slides). Si vous choisissez d'utiliser quelques diapositives, alors les indications sont identiques à celles des exposés. Ces présentations devront être effectués en Français et, comme pour les exposés, le comité d'organisation pourrait permettre à des chercheurs non bilingues de présenter leurs travaux en anglais.
Participation
La participation à J·FR 2017 est ouverte à tous, libre et gratuite (contributeurs ou auditeurs) mais l'inscription à J·FR 2017 est obligatoire.
L'inscription se fait en ligne via la page Inscription et Soumission, en remplissant le formulaire (dans la limite des places disponibles). Tout contributeur doit également s'inscrire pour soumettre ses documents.
L'inscription comprend le livret de la J·FR 2017, ainsi que la participation au déjeuner du midi et à la réception.
Remboursement de frais de transport et d'hébergement
Pour pouvoir vous rendre sur le lieu de J·FR 2017 (Maison franco-japonaise), nous vous invitons à faire une demande auprès de votre institution pour assurer la prise en charge de vos frais de transport et d'hébergement. Sciencescope pourra vous transmettre une lettre d'invitation et un certificat de présence, qui devraient suffire à justifier ce déplacement auprès de votre institution.
Si toutefois votre institution n'accepte pas de prendre en charge la totalité de vos frais de déplacement, vous pouvez contacter Sciencescope pour une demande préalable de subvention ou d'une partie du montant. Cette subvention pourrait être accordée en fonction du nombre de demandes et selon les critères suivants :
Etre membre de Sciencescope ou adhérer à l'Association pour demander cette subvention
Présenter ses travaux lors de J·FR 2017 (exposé, poster ou flash talk)
Habiter en dehors de la mégalopole de Tokyo (préfectures de Tokyo, Kanagawa, Chiba et Saitama).
Uniquement les frais de transports inter-régionaux (Shinkansen, Avion), et/ou une nuitée.
Si votre demande de subvention est retenue, le remboursement se fera le jour de l'évènement, sur présentation des titres de transport et d'une lettre de refus de remboursement délivrée par votre institution.
Nous attirons l'attention des personnes voyageant en Shinkansen que les billets ne sont plus restitués par les portillons automatiques. Pour conserver le ticket, il faut le faire tamponner en passant par le guichet de sortie. Le terme est « mukôin » (むこういん、無効印).