山陰病理集談会 開催担当部署の業務内容
山陰病理集談会 開催担当部署の業務内容
※世話人をされる先生方は、下記を参考にスラカンの案内、標本の発送や会の運営を執り行ってください。
１．会場の手配 （開催約２ヶ月前）
・30～40人程度収容できる会議室を手配する。
・スライド投影に用いるPC（なるべく最新のOfficeが入っているもの）とプロジェクターを確保する。
・院外の有料施設などを利用する際は、使用料は担当部署の持ち出しとする（参考：米子コンベンションセンター第２会議室：6000円程度）。
補遺）第59回集談会にて、スラカン参加者から施設使用料を集めても良いことが決定されました。
必要に応じ、一人当たり500円を超えない範囲で参加費を設定し、当日会場にて集金して下さい。
その場合は領収書の発行と、事後の会計報告をお願い致します（様式自由）。
２．集談会のお知らせ・その１の発送 （開催約２ヶ月前）
・テンプレート （表示後、右上のアイコンからダウンロードして下さい）
・集談会の開催日、会場、演題募集および演題締切の告知を行う。
・Microsoft Wordにて作成後、広報担当の山陰労災病院・庄盛浩平先生<shomori@saninh.johas.go.jp>までメールでご提出下さい。
３．抄録集（集談会のお知らせ・その２）の作成と標本の発送 （開催約１ヶ月前・演題締切後）
・テンプレート （表示後、右上のアイコンからダウンロードして下さい）
・出題者から提出された抄録（A4用紙1枚）をまとめて発表順を決め、演題番号を付与する。演題番号は前回集談会からの続き番とする（こちらから確認）。
・抄録集には下記の事項を入れるようにする：
①集談会の日時・開始時間
②会場 （地図があるとよい）
③投票締切日
④発表形式 （スライドのファイル形式、発表時間）
⑤懇親会の会場・開始時間・参加費
⑥懇親会の参加連絡の締切日 （事前に人数を確定する必要がある場合）
⑦世話人の所属と氏名
⑧診断投票の送付先 （メールアドレス、FAX番号）
⑨駐車場の案内 （必要に応じて）
⑩その他 （予定されている会議、イベントなどがあれば）
⑪演題番号を付記した抄録 （２ページ目以降）
⑫診断投票用紙 （最終ページ）
・抄録への番号の付け方： 抄録は電子媒体での送付を推奨していますが、紙媒体で送られてくる場合もありますので、どちらにも対応できるようにしておいて下さい。
（例１）Microsoft Wordなどの電子ファイルであればそのファイルを開いて番号を付記する
（例２）抄録に番号を手書き or 抄録を手差し印刷トレイにセットして右肩に番号を印刷 →→スキャン取込み
（例３）すべての抄録をpdf化して単一のファイルにまとめた後、Adobe acrobatのタイプライターツール等を用いて番号を付記
・抄録集を作成したら、ファイルを山陰労災病院・庄盛先生へメールで提出下さい。
・標本の発送： プレパラートに演題番号を記載し、発送する機関ごとにまとめる。標本ケースついては、演題出題者のいる機関には送られてきたケースを利用し、それ以外の機関にはスライドガラスの空き箱などに入れて発送する。
・配布標本を各機関へ郵送する（郵送料、封筒代は担当部署の持ち出し）。
４．投票の集計 （標本発送～投票締切）
・診断投票をMicrosoft WordやExcelなどを用いて適宜まとめる。投票締切後、40部程度を印刷する（当日の会場での配布用）。
５．単位証明書（参加証）の発行、参加名簿の作成 （～当日）
・単位証明書には日時および世話人の所属、氏名を記載して下さい。
・平成27年度から日本病理学会の専門医更新単位の基準が変更となりました：
以降は「参加」、「筆頭演者(および最も貢献した共同演者)」、「座長」に対して、専門医資格更新のための50単位のうち『ⅳ）学術業績・診療以外の活動実績』に相当する単位がそれぞれ1単位付与されることとなります（但し、参加に対する単位は5年間で最大3単位までしか算定されません）。
このうち「筆頭演者(および最も貢献した共同演者)」と「座長」に対する単位の証明は、集談会抄録集のコピーで代用することが可能です。
従って、抄録集に発表者や座長の一覧を掲載したページを加えて頂ければ、当日は参加証明書のみの発行で済みます。
・参加名簿には当日、受付にて参加者に記帳してもらうようにして下さい。
６．当日の司会 （当日）
・会場の設営、受付（参加名簿への記帳・参加証の発行を行う）、投票結果の配布。
・開会の挨拶、会議の進行、懇親会への引率などを行う。
・当日までに座長を任命しておく。
・出題者からUSBなどで発表ファイルを受け取り、発表用PCのデスクトップにコピーする。
※発表スライドは（演者の拒否がない場合）ホームページにアップしますので、あとでまとめてHP管理者へお渡しください。
７．懇親会の主催 （～当日）
・懇親会会場を手配し、大まかな人数、プランを連絡する（参考…第54回参加者：19名）。
・人数を確定後、会場に連絡
・会場での参加費の集金、会計、司会などを行う
※店側が当日の人数の増減を融通してくれない場合もありますので、突然のキャンセルや飛び入りの希望に対しては迅速に対応するよう留意して下さい。
８．事後報告
・会議を行った場合は議事録を作成する。
・議事録、投票結果および参加人数・投票数を取りまとめ、山陰労災病院・庄盛先生までメールで連絡する。
９．その他
・駐車券の発行、会場までの道順案内図の作成・貼付などを適宜行って下さい。